De kunst van de Nota van Inlichtingen

Voor inschrijvende partijen

Stel niet onnodig veel vragen

Inkopers klagen regelmatig over potentiële inschrijvers die veel vragen stellen. Toch zien we dat geklaag maar zelden als die vragen allemaal constructief, terecht corrigerend, goed onderbouwd, etc. zijn. Het gaat meestal om vragen waarvan het antwoord niet direct nodig is voor de aanbestedingsfase. Denk aan details die best kunnen wachten tot de implementatiefase. Elke (onnodige) vraag levert voor alle betrokkenen aan de inschrijf- en inkoopkant extra leeswerk op. Vraag jezelf daarom bij elke vraag af: heb ik het antwoord echt nodig of kan ik ook prima inschrijven zonder het antwoord?

Kies bewust voor een open of een gesloten vraag

Wil je iets beter begrijpen of meer informatie? Kies dan een open vraag. Wil je zekerheid? Kies dan een gesloten vraag. Soms kan het wel of niet hebben van een tweede vragenronde ook bepalend zijn voor het type vraag. Stel bijvoorbeeld voor de eerste vragenronde een ophelderende open vraag. Geeft dat onvoldoende antwoord? Stel dan in de tweede vragenronde een gesloten vraag waarmee je zeker weten duidelijkheid krijgt.

Stel niet meerdere vragen achter elkaar

Soms zien we een hele alinea als vraag, waarin feitelijk meerdere vragen worden gesteld. De kans is dan groot dat niet al die vragen worden beantwoord. Beperk je tot één vraag. Heb je toch meerdere vragen die een duidelijke samenhang hebben? Definieer ze dan als a, b, c, etc. Hebben ze geen duidelijke samenhang en kun je ze ook afzonderlijk stellen? Doe dat dan.

Maak duidelijk waarom je de vraag stelt en kies het juiste frame

Bedenk eerst wat je wilt bereiken. Bedenk vervolgens onder welke omstandigheden de aanbestedende dienst jouw richting op zou kunnen bewegen. Is het voldoende als hij de situatie van jouw bedrijf goed begrijpt? Leg die dan goed uit. Zijn er ook mogelijke nadelen voor de aanbestedende dienst bij het handhaven van de eis of passage in kwestie? Benadruk die dan. Kun je onderbouwen dat een bepaalde eis disproportioneel of ongebruikelijk is? Doe dat! En soms kan zelfs een moreel appèl helpen. Bijvoorbeeld door te laten zien wat de gevolgen voor jouw medewerkers zijn van een bepaalde eis:

“Met deze eis verwacht u dat er 2 mensen dagelijks 11 uur bereikbaar zijn voor u. U mag van ons in uitzonderingsgevallen uiteraard flexibiliteit en vroege bereikbaarheid verwachten, maar standaard dagelijks 11 uur bereikbaar vinden we geen wenselijke verplichting voor onze werknemers. We verzoeken u dit aan de passen naar een tijdsbestek van 8.30 tot 17.30. Gaat u hiermee akkoord?”

De meeste mensen zijn daar gevoeliger voor dan voor de gevolgen voor een bedrijf.

Tip: draai bewust je perspectief. Vraag jezelf af: om welke reden zou ik, als ik de aanbestedende dienst was, de eis aanpassen? Wijs ze bijvoorbeeld op het effect van het neerleggen van risico’s bij de leverancier. Zoals het verdisconteren van de risico’s in de tarieven, waardoor de aanbestedende dienst (wellicht onnodig) meer gaat betalen.

Voor inkopende partijen

Geef voldoende context

We zien regelmatig dat inschrijvers in eerste instantie totaal niet snappen waarom een aanbestedende dienst een bepaald antwoord heeft gegeven. De inschrijvers stellen dan een vervolgvraag, waarna de aanbestedende dienst in de tweede vragenronde wèl duidelijk maakt waarom ze het antwoord hebben gegeven. Als ze die achtergrond direct hadden gekregen, hadden ze geen vervolgvraag meer gesteld.

Geef standaard de mogelijkheid van een tweede ronde Nota van Inlichtingen

Het is voor niemand goed om inschrijvers met veel onduidelijkheden en onzekerheden een aanbod te laten doen. Bied dus altijd de mogelijkheid van een tweede vragenronde. En denk niet dat je jezelf daarmee extra werk op de hals haalt. We zien regelmatig dat er maar enkele of zelfs geen vragen zijn in de tweede Nota van Inlichtingen. En de cruciale vragen worden toch wel gesteld, of je die tweede vragenronde nu plant of niet. En dan kun je maar beter capaciteit hebben klaar staan voor de beantwoording.

Lees de vraag goed en beantwoord alle vragen in de vraag

We zien vaak een antwoord dat helemaal geen antwoord op de vraag is. Of een vraag die maar half is beantwoord. Dat is niet alleen frustrerend voor de inschrijvende partij die met zorg zijn vraag heeft geformuleerd. Het is ook een garantie op een extra vraag voor de tweede vragenronde.

Voor beide partijen

Blijf beleefd en neem elkaar serieus

We zien regelmatig inschrijvende partijen die letterlijk een wijziging denken te kunnen opleggen. “U dient dit aan te passen naar […].” Drie keer raden wat dan de primaire reactie van de inkoper is? Precies: “Ik dien helemaal niks!” Of ze spreken de aanbestedende dienst aan op overduidelijke vorm-, verwijs- of taalfouten waarvan iedereen snapt hoe het wel had moeten zijn. Als het een duidelijke verschrijving is en niet cruciaal voor een rechtmatige aanbestedingsprocedure, laat het dan voor wat het is. En inkopers: een korte ‘nee’ of ‘niet akkoord’ lijkt misschien heel duidelijk. Maar als je als inschrijver met een probleem zit, de vraag zorgvuldig geformuleerd hebt en bij het antwoord de achterliggende overwegingen niet meekrijgt, dan voel je je niet serieus genomen. Tip voor de inschrijver om de kans op een toelichting te vergroten: “Indien Aanbestedende dienst niet akkoord gaat met het gevraagde, zou u dit dan willen toelichten?”

Wees constructief

Soms snap je het probleem voor de ander wel, maar ben je gewoonweg niet in de positie om de situatie te wijzigen. Denk dan even een stap verder. Zijn er andere mogelijkheden om tot elkaar te komen? Soms kan bijvoorbeeld de toezegging dat er altijd naar redelijkheid en billijkheid naar een situatie wordt gekeken of dat er in de implementatiefase ruimte is om een en ander af te stemmen de inschatting van een risico voor de inschrijver een stuk lager maken. Of denk als inschrijvende partij gelijk mee over randvoorwaarden bij je verzoek tot aanpassing van een passage. Als je bijvoorbeeld vraagt om een wederzijdse opzegmogelijkheid, geef dan gelijk aan dat je daarbij begrip hebt voor een wat langere opzegtermijn waarbinnen de aanbestedende dienst een hernieuwde aanbesteding kan uitvoeren.

Laat ons je helpen!

Wil je weten of jouw vragen of antwoorden beter kunnen? Wij helpen je graag! Neem contact met ons op via onderstaand formulier!