Een inspirerende dag bij het PIANOo-congres

De ochtend: Leereffecten van de Commissie van Aanbestedingsexperts

Mijn dag begon rond 09:30 uur toen ik het NBC Congrescentrum in Nieuwegein binnenstapte. Wat een indrukwekkende organisatie! Complimenten aan PIANOo en de locatie, want alle 1000+ deelnemers werden uitstekend gefaciliteerd. De Sign Language Coffee Bar was een opvallend element, dat ik nog kende vanuit een eerdere aanbesteding die ik ondersteunde. Het was boeiend om te zien hoe deelnemers gebarentaal gebruikten om koffie te bestellen, wat voor sommigen een onwennige, maar voor anderen een enthousiaste ervaring was.

De eerste sessie die ik bijwoonde, ging over het leereffect van de adviezen van de Commissie van Aanbestedingsexperts. Commissievoorzitter Geke Werkman-Bouwkamp en secretaris Brigitte Melis bespraken drie belangrijke onderwerpen: vrijwillige transparantie vooraf, de gangbare dienst binnen het Dynamisch Aankoopsysteem (DAS), en de beoordeling versus motivering van de gunningsbeslissing. Hoewel ik bekend ben met deze onderwerpen, bood de sessie een waardevolle opfriscursus met inzichten zoals:

1. Het belang van het ontbreken van redelijke alternatieven bij de onderhandelingsprocedure zonder aankondiging.
2. Kritisch kijken naar de toepasselijkheid van het DAS voor gangbare producten.
3. Het balanceren van subjectiviteit en objectiviteit in beoordelingsrichtlijnen.
4. Het benoemen van zowel relatieve voordelen als minder sterke punten bij het motiveren van gunningsbeslissingen.

De middag: Een leerzame presentatie over een nieuwe beoordelingsmethode

Na een heerlijke lunch volgde een inspirerende presentatie van Floortje Waaijer en Theo van der Linden. Theo introduceerde zijn nieuwe methode om de kwaliteit van inschrijvingen te beoordelen: de VdlC-methode. Deze methode nodigt inschrijvers uit op locatie om ter plekke de gunningscriteria te beantwoorden, waardoor het gebruik van hulpmiddelen zoals ChatGPT wordt uitgesloten.

Theo’s verhaal trok meteen mijn aandacht. Als inkoopadviseur ben ik altijd geïnteresseerd in creatieve manieren om het beoordelingsproces te verbeteren. De VdlC-methode biedt naar mijn mening veel potentieel, doordat het persoonlijke interactie en directe communicatie bevordert. Toch had ik enkele vragen over de praktische uitvoerbaarheid, zoals de rechtsgeldigheid van de inschrijving en het managen van afhankelijkheden tussen antwoorden op verschillende gunningscriteria. Deze vragen bieden stof tot nadenken en mogelijkheden voor verdere optimalisatie.

Mijn persoonlijke hoogtepunt: Het goede gesprek over MVOI in onderdrempelige opdrachten

Aan het einde van de middag was het tijd voor mijn ‘moment of fame’. Met collega’s Marloes en Robert in de zaal voelde ik me volledig gesteund. Alle deelnemers die jarig waren tussen de 27^e en 31^e dag van de maand gingen met mij in gesprek over laagdrempelig MVOI bij onderdrempelige opdrachten. Dit onderwerp is ontzettend belangrijk, aangezien ongeveer 66% van alle opdrachten onderdrempelig zijn.

Wat bleek? Veel aanbestedende diensten worstelen met de proportionaliteit van (bijvoorbeeld) duurzaamheidseisen bij kleinere opdrachten. Voor Europese procedures zijn we gewend strenge duurzaamheidseisen te stellen, maar hoe doe je dat bij een incidentele opdracht van €50.000? De tip van de dag was voor mij: hou de aanbesteding toegankelijk en stimuleer goede initiatieven door MVOI te verwerken in de gunningscriteria. Zodra MVOI standaard wordt in de dienstverlening, kan dit in de minimale eisen worden geïntegreerd.

Het was interessant om te zien hoeveel aanbestedende diensten dezelfde uitdagingen ervaren. Laten we met elkaar in gesprek blijven, tips en tricks uitwisselen, en samen verder bouwen aan een duurzame toekomst. En laten we ons volgend jaar allemaal aanmelden voor de 19^e editie van het PIANOo-congres om nog meer kennis en ervaringen te delen!