Nieuwste trends in AV-aanbestedingen

Partner gevraagd!

Aanbestedende diensten verwachten meer en meer een actieve rol als partner van inschrijvers. Het leveren van kwalitatief en financieel gunstige dienstverlening alleen is hierin niet meer voldoende. Van inschrijvers wordt nog een extra stap verwacht: begeleid de aanbestedende dienst in de groei naar meer duurzaamheid, of meer hybride werken. De diensten vragen een stuk kennis van hun nieuwe leveranciers: loop je voorop in de marktontwikkelingen en heb je de nieuwste kennis in huis? En hoe help je dan de aanbestedende dienst bij het vertalen van deze ontwikkelingen naar de eigen organisatie? Een stevige uitdaging, die ook nog eens overtuigend op papier moet komen. Hoe dan? Aan de hand van twee recente voorbeelden in de AV-markt neem ik je mee in onze visie en werkwijze.

Voorbeeld 1: Duurzaamheid als kwalitatief gunningscriterium

Een grote aanbesteding uit 2022 was “Audiovisuele middelen en aanverwante dienstverlening” van het UWV. Het UWV kocht via deze aanbesteding de audiovisuele middelen van hun 68 kantoren in voor de komende vier jaar, inclusief advisering, levering, installatie, evenementenondersteuning en beheer. Dit alles in de vorm van een raamovereenkomst met één contractant, ter waarde van €700.000, – 1.200.000,- exclusief BTW per jaar.

In eerdere aanbestedingen zagen we vaak dat duurzaamheid een onderdeel was van een plan van aanpak. UWV koos hier, met de toelichting dat duurzaamheid “van grote waarde is”, voor een andere weg. Zij trok Duurzaamheid als gunningscriterium los van het Plan van aanpak. Aan dit gunningscriterium werd een weging van 10% toegekend, naast het Plan van aanpak.

Hoe ziet zo’n gunningscriterium er dan uit? Het UWV schrijft: “UWV hecht er waarde aan dat haar contractpartner op audiovisuele middelen de ambities van UWV op het gebied van duurzaamheid ondersteunt. […]” Het UWV heeft de ambitie (1) om in kader van circulariteit in 2030 50% minder primaire grondstoffen te gebruiken dan in 2018, en (2) een niveau te stijgen in het Green House Protocol. Zij wenst een bijdrage van contractpartners hierbij, door bijvoorbeeld:

• Producten leveren waar aantoonbaar minder primaire grondstoffen voor zijn verbruikt;
• Bijdrage leveren aan reductie van restafval;
• Leveren energiezuinige apparatuur;
• Gebruik van vervoersmiddelen met minder emissie.

Daarom moet inschrijver in 2 A4 beschrijven “op welke wijze [de inschrijver] concreet en aantoonbaar een bijdrage kan leveren aan de ambities van het UWV op het gebied van duurzaamheid.” Hoe duidelijker en concreter dit onderbouwd is, hoe meer punten de inschrijver krijgt. Extra punten worden toegekend als de inschrijver komt met “een relevant positief, verrassend en/of vernieuwend element”.

Deze vraagstelling, zeker in combinatie met het bovenstaande beoordelingskader, vormt een stevige opgave voor de Inschrijver. Het UWV vraagt om “concreet” en “duidelijk”, maar dit ontbreekt ook (gedeeltelijk) in hun eigen vraagstelling. Het blijft immers onduidelijk vanaf welk startpunt de inschrijver moet schrijven, denk hierbij aan de het huidige gebruik van primaire grondstoffen en emissie. Ook opvallend is dat de bijdrage aan duurzaamheid beperkt is tot twee specifieke doelstellingen.

Een eerste tip van Roger (maar lees ook vooral door!): stel dit soort zaken aan de orde in de Nota van Inlichtingen (vragenronde)! Wees als inschrijver niet bang om kritisch te zijn en te sturen op de inrichting van bijvoorbeeld het beoordelingskader. Vraag dan bijvoorbeeld om extra ruimte voor een derde, zelf in te brengen duurzaamheidsdoelstelling (en kies er eentje waar jouw bedrijf sterk in is). Of suggereer een (verplichte) rekentool waarmee je als inschrijver aantoonbaar de vermindering in emissie onderbouwt.

Voorbeeld 2: Hybride vormen als kwalitatief gunningscriterium

Een andere aanbesteding uit 2022 was “Audio Visuele Middelen” van de Stichting Hogeschool van Arnhem en Nijmegen (HAN). In haar leidraad beschrijft de HAN ook de trend van hybride vormen en hun toenemende en blijvende relevantie. De aanbestedende dienst vindt het belangrijk om de ontwikkeling te volgen, en deze functionaliteiten toekomstbestendig te maken. Om deze reden vormt Casus Hybride/Online onderwijs 30% van de uiteindelijke score te behalen voor inschrijvers.

Dit gunningscriterium bestaat uit 4 A4 en hierin moeten Inschrijvers een behoorlijk aantal punten beschrijven. Opvallend is dat de HAN hier vraagt om een plan van aanpak op bepaalde onderdelen, maar ook om advisering en begeleiding op dit gebied, onderdelen die we meestal gescheiden in verschillende gunningscriteria zien.

“De HAN vraagt aan Inschrijver om de volgende punten uit te werken:

1. Hoe zij de HAN meeneemt gedurende de contractperiode in de ontwikkelingen op dit gebied.
2. Een advies m.b.t. de stappen de HAN in de komende jaren moet nemen om het hybride leren naar een hoger plan te tillen.
3. Een concreet voorstel voor de inrichting van een lokaal voor 30 studenten voor het geven van hybride/online onderwijs.

Inschrijver gaat hierbij minimaal in op de volgende aspecten, waarop de HAN haar beoordeling zal uitvoeren:

1. Op welke wijze Inschrijver de HAN adviseert, begeleidt en ondersteunt (bij o.a. implementatie trajecten).
2. Op welke wijze de adviezen aansluiten op het koersbeeld van de HAN en de ontwikkelingen in het hoger onderwijs.
3. Hoe het bij punt 3 gevraagde voorstel rekening houdt met de inrichting, basis richtlijnen en benodigde (technische) ondersteuning.
4. Op welke wijze de Inschrijver gebruiksgemak en adoptie van geboden oplossing meeneemt.”

Lastig in deze uitvraag is dat implementatie, advisering én begeleiding in één onderdeel wordt uitgevraagd. Naast dat dit inhoudelijk een vergrote last voor de inschrijver betekent, is het hierbij ook cruciaal om scherp op indeling van de beantwoording te blijven letten. Bij zulke uitvragen zien wij nog te vaak dat de argumenten door elkaar heen gaan lopen en zo per ongeluk niet alle subvragen van het gunningscriterium (voldoende) worden beantwoord. Een ander risico is dat je nodeloos zaken gaat herhalen. Zonde, zo loop je punten mis!

Tip van Roger: zorg dat je per (sub)onderwerp in ieder geval één concreet idee of doel, met een passende maatregel, én een bijbehorend verwacht resultaat benoemt.

Voor bullet a (de HAN meenemen in ontwikkelingen op het gebied van hybride leren) kan je bijvoorbeeld denken aan het doel: de HAN positioneren als voorloper in hybride leren. De maatregel beschrijft dan concrete acties die jij als inschrijver neemt om de HAN hiermee te helpen, bijvoorbeeld een wekelijkse nieuwsbrief over de ontwikkelingen in het hybride leren, of maandelijkse webinars. Tot slot beschrijf je tot welk (concreet) resultaat dit leidt, het liefst onderbouwd met aantoonbare praktijkvoorbeelden.

Extra tip: Sta je als inschrijver nou zelf nog niet zo sterk op dit vlak? Speel dan ook open kaart, pak de kans en sla twee vliegen in één klap! Wat ga jij doen om juist wel op de hoogte te zijn van de ontwikkelingen? Beschrijf een actieplan, én koppel dit dan ook direct aan de HAN: wat betekenen deze acties voor hen, en hoe neem je hen dus mee?

En nu?

Specialistische kennis over marktontwikkelingen is hoogstwaarschijnlijk allang aanwezig binnen de eigen organisatie, maar zie deze maar eens op papier te krijgen… Hier wil je idealiter een balans treffen tussen toekomstvisie en concrete maatregelen en plannen. We zien nog te vaak kwalitatieve teksten die niet gericht zijn op de uitdagingen van de klant, te weinig specifiek zijn of juist te specifiek om voor een buitenstaander begrijpelijk te zijn (mijn collega Demi heeft hier een toffe blog over geschreven!). Wij helpen met deze vertaalslag! Vul onderstaand formulier in om samen met ons te kijken naar passende teksten voor deze nieuwe ontwikkelingen.