Tien tips voor duurzamere en inclusievere koffieaanbestedingen

De complexiteit van de koffieketen

Koffieproductie is geconcentreerd in de tropen, met meer dan 50 landen die bijdragen aan de wereldwijde productie. De sector wordt gedomineerd door kleinschalige boeren die vaak te maken hebben met onstabiele en lage inkomens. Bovendien zijn de productieketens complex en niet altijd transparant, met talloze actoren zoals boeren, coöperaties, importeurs en handelaren. De productie is arbeidsintensief en kan, onbedoeld, bijdragen aan kinderarbeid, dwangarbeid, armoede en milieuvervuiling zoals CO2-uitstoot en ontbossing. Dit maakt het essentieel dat inkopende partijen bewuste keuzes maken in hun aanbestedingen om positieve impact te creëren.

De rol van aanbestedingen in duurzaamheid

Aanbestedingen spelen een cruciale rol bij het bevorderen van duurzaamheid in de koffieketen. Overheden en publieke instellingen kunnen door middel van aanbestedingen duurzame criteria hanteren die een significante impact hebben op de toeleveringsketen. Dit gaat verder dan alleen prijs en kwaliteit, waarbij maatschappelijk verantwoord opdrachtgeven en inkopen (MVOI) centraal staat. Duurzame aanbestedingen kunnen bijdragen aan betere omstandigheden voor koffieboeren en het milieu, en voldoen aan nieuwe wetgevingen zoals CSRD, CSDDD en EUDR.

Tien tips voor duurzamere en inclusievere koffieaanbestedingen

De publicatie biedt tien concrete tips voor het voorbereiden, uitvragen en uitvoeren van aanbestedingen. Hieronder bespreken we alle tips in verkorte vorm:

Tip 1: Doe grondig vooronderzoek en neem de tijd om aanbestedingen zorgvuldig vorm te geven

Voor een succesvolle duurzame aanbesteding is het cruciaal om intern draagvlak te creëren voor sociale en milieuduurzaamheidsaspecten. Een grondig marktonderzoek helpt bij het formuleren van specifieke gunningscriteria die duurzame aanbieders aantrekken.

Tip 2: Betrek expertise bij het formuleren van de uitvraag en de beoordeling van de inschrijvingen

Koffieketens zijn complex en sectorexperts kunnen helpen bij het identificeren van relevante aspecten en het formuleren van passende gunningscriteria. Deze experts kunnen ook bijdragen aan een eerlijke beoordeling van inschrijvingen.

Tip 3: Besteed ingrediënten en diensten afzonderlijk aan om mogelijkheden te creëren voor mkb en innovatieve samenwerkingen

Door ingrediënten en diensten afzonderlijk aan te besteden, kunnen kleinere bedrijven met innovatieve en duurzame oplossingen deelnemen, wat leidt tot een diverser en duurzamer aanbod.

Tip 4: Formuleer concrete duurzame gunningscriteria

Duidelijke en specifieke duurzaamheidscriteria helpen inschrijvers om aan te tonen hoe zij bijdragen aan duurzaamheid. Bijvoorbeeld, het vragen naar lange termijn koopcontracten en de prijsopbouw van koffie biedt inzicht in de duurzaamheid van de keten.

Tip 5: Maak een weloverwogen afweging van de gunningscriteria en hun onderlinge weging

De weging van prijs en duurzaamheidscriteria moet zorgvuldig worden afgestemd om duurzame aanbieders een eerlijke kans te geven. Door bijvoorbeeld een fictieve inschrijfprijs te hanteren, kunnen duurzame praktijken financieel aantrekkelijker worden gemaakt.

Tip 6: Laat ruimte voor inschrijvers om te onderbouwen op welke manier zij aantoonbaar voldoen aan duurzame gunningscriteria

In plaats van alleen te vragen naar certificeringen, kunnen inschrijvers de kans krijgen om hun duurzaamheidsstrategieën en interventies te onderbouwen, wat bijdraagt aan een inclusievere aanbesteding.

Tip 7: Faciliteer samenwerking tussen inschrijvende partijen

Aanbestedingen kunnen meerdere producten en diensten omvatten, waardoor samenwerking tussen verschillende partijen noodzakelijk kan zijn. Het stimuleren van consortia en samenwerkingsverbanden kan leiden tot innovatieve oplossingen en gedeelde risico’s.

Tip 8: Beperk, waar mogelijk, de administratieve last in aanbestedingsprocedures

Verminder de administratieve last door het proces te stroomlijnen en gebruik te maken van gestandaardiseerde documenten en procedures. Dit maakt het voor inschrijvers eenvoudiger om deel te nemen en voorkomt onnodige bureaucratie.

Tip 9: Blijf doorlopend communiceren over afspraken (prijs, volumes en impact) gedurende de contractduur

Houd een open communicatiekanaal met de leveranciers om gedurende de hele contractperiode af te stemmen over prijzen, volumes en de impact van de levering. Dit bevordert transparantie en samenwerking.

Tip 10: Zie aanbestedingen als een mogelijkheid om de impact van duurzame koffie te vergroten

Benader aanbestedingen niet alleen als een inkoopprocedure, maar als een kans om een positieve impact te maken op duurzaamheid in de koffieketen. Gebruik de aanbesteding om hoge duurzaamheidsstandaarden te stellen en de markt te stimuleren richting meer verantwoorde praktijken.

Voordelen concurrentiegerichte dialoog

De complexiteit en de duurzaamheidsuitdagingen in de koffieketen maken de concurrentiegerichte dialoog tot een geschikte procedure voor koffieaanbestedingen. Het is van belang om een procedure te kiezen die ervoor zorgt dat je de meeste maatschappelijke waarde creëert, en de concurrentiegerichte dialoog biedt hiervoor veel kansen.

Deze procedure biedt de mogelijkheid om in een open en interactieve omgeving met potentiële leveranciers te communiceren en gezamenlijk de beste oplossingen te ontwikkelen. Dit heeft verschillende voordelen:

1. Innovatie en maatwerk: Door dialoogfases te organiseren, kunnen Aanbestedende diensten en inschrijvers gezamenlijk innovatieve en op maat gemaakte oplossingen ontwikkelen. Dit is vooral belangrijk in de koffiesector waar duurzame oplossingen vaak complex en uniek zijn.
2. Beter begrip van duurzaamheidsdoelen: In een dialoog kunnen Aanbestedende diensten hun duurzaamheidsdoelen duidelijk communiceren en kunnen inschrijvers hun aanpak en strategieën presenteren en afstemmen. Dit zorgt voor een betere afstemming en begrip van wat er nodig is om de duurzaamheidsdoelen te bereiken.
3. Flexibiliteit en aanpassing: De concurrentiegerichte dialoog biedt de flexibiliteit om criteria en eisen tijdens het proces aan te passen op basis van de input van inschrijvers. Dit zorgt ervoor dat de uiteindelijke aanbesteding beter aansluit bij de markt en de duurzame mogelijkheden.
4. Samenwerking en synergie: Deze procedure stimuleert samenwerking tussen verschillende inschrijvers, wat kan leiden tot innovatieve consortia die gezamenlijke oplossingen bieden. Dit kan resulteren in meer synergie en gedeelde verantwoordelijkheden voor duurzaamheid.

Conclusie

Duurzame en inclusieve koffieaanbestedingen vragen om een weloverwogen aanpak waarbij zowel inkopers als inschrijvers hun steentje bijdragen. Door intern draagvlak te creëren, experts te betrekken en duidelijke duurzame criteria te hanteren, kunnen aanbestedingen niet alleen voldoen aan wettelijke vereisten, maar ook bijdragen aan een rechtvaardigere en milieuvriendelijkere koffieketen. De concurrentiegerichte dialoog biedt daarbij een waardevolle procedure om gezamenlijk de beste duurzame oplossingen te ontwikkelen en te implementeren. Samenwerking en flexibiliteit zijn sleutelwoorden om een positieve impact te realiseren en te zorgen voor eerlijke en duurzame koffie op de werkplek.

Bron: “Op weg naar duurzame en inclusieve koffieaanbestedingen” door Wageningen Economic Research.

Meer weten?

Wil je meer weten over duurzaam inkopen, de concurrentiegerichte dialoog of heb je een andere vraag? We staan voor je klaar! Neem contact met ons op via onderstaand contactformulier.