De fatale uitvraag: hoe een formulering leidt tot onnodige uitsluiting

Binnen de inkoop bestaat een voortdurende spanning tussen de strikte naleving van aanbestedingsrechtelijke kaders en het realiseren van een optimaal inkoopresultaat. Er wordt veel tijd besteed aan de formulering van gunningscriteria en de weging van kwaliteit, maar de weg naar de feitelijke inschrijving is vaak belegd met een aanzienlijke administratieve bewijslast.

Dit brengt een risico met zich mee dat in de praktijk regelmatig wordt onderschat: een kwalitatieve inschrijving die op inhoudelijke gronden zeer kansrijk is, wordt vroegtijdig uitgesloten vanwege een administratieve slordigheid, zoals een onvolledig ingevulde bijlage.

De keerzijde van een zware administratieve uitvraag

Aanbestedingstrajecten worden vaak ingericht vanuit een sterke behoefte aan risicobeheersing. Dit resulteert in een uitvraag waarbij een grote hoeveelheid bewijsstukken, verklaringen en bijlagen direct bij de inschrijving wordt geëist. De achterliggende gedachte is dat dit bijdraagt aan de volledigheid en juridische zekerheid.

Echter, op het moment van de initiële inschrijving is een aanzienlijk deel van deze informatie nog niet noodzakelijk voor de beoordeling van de rangorde of de kwaliteit van de offertes.

De consequentie: Er worden onbedoeld drempels geïmplementeerd die de kans op uitsluiting vergroten.

Wanneer in de leidraad dwingend wordt voorgeschreven dat elke onvolledigheid direct leidt tot uitsluiting, verliest de aanbestedende dienst de regie over het selectieproces. In plaats van expertise en prijsstelling, wordt het proces een exercitie in administratieve precisie. De vraag die centraal moet staan: is elke individuele eis daadwerkelijk noodzakelijk voor de beoordelingsfase, of verhoogt de eis enkel de kans op procedurele uitval?
‍

Wat werkt in de praktijk: de ‘kan’-bepaling

Het voorkomen van onnodige uitsluitingen begint bij een kritische evaluatie van de benodigde documenten. Naast het beperken van de hoeveelheid uitvraag, is de juridische formulering van de uitsluitingsgronden een essentieel instrument.

Er bestaat een fundamenteel verschil in formulering:

• Dwingende regel: "Een inschrijving wordt bij een gebrek uitgesloten."
• Beoordelingsruimte: "Een inschrijving kan bij een gebrek worden uitgesloten."

Door consequent te kiezen voor de ‘kan’-bepaling, behoudt de aanbestedende dienst de noodzakelijke regie. Wanneer je als inkoper dwingend voorschrijft dat een gebrek onherroepelijk “leidt tot uitsluiting”, zet je jezelf juridisch schaakmat. Je dwingt jezelf om een kwalitatieve partij uit te sluiten om een vergeten vinkje in het UEA.

De ‘kan’-bepaling biedt een essentieel vangnet: het geeft de ruimte om bij een administratieve slordigheid eerst een professionele afweging te maken. Zo voorkom je dat een rigide formulering een succesvolle gunning blokkeert.
‍

Conclusie

De uitsluiting van een kwalitatief sterke inschrijver is zelden een juridisch automatisme; het is vaak het directe gevolg van de keuzes aan de voorkant. De kernvraag bij het opstellen van elke uitvraag moet daarom zijn: Is dit specifieke vinkje of document het waard om de beste inschrijver voor te verliezen? Als het antwoord ‘nee’ is, pas daar dan je strategie op aan. Door kritisch te filteren wat je uitvraagt en de ‘kan’-bepaling te hanteren, behoud je de regie over het resultaat. Zorg dat de procedure de kwaliteit dient, en niet andersom. Benieuwd of wij je kunnen helpen? Neem contact met ons op!