6 tips om te schrijven in de taal van jouw klant

In onze dienstverlening helpen wij onze klanten ook met het spreken van de taal van hún klant: de Aanbestedende Dienst. Als je de taal van de Aanbestedende Dienst spreekt is het namelijk veel makkelijker om in te spelen op diens behoefte, en zo een aanbesteding binnen te slepen. In deze blog reiken we jou graag de tools aan om jouw potentiële klant te leren kennen en met jouw tekst in te spelen op de klant behoefte. Want als je voor iedereen schrijft, hoe herkent de Aanbestedende Dienst zich dan in jouw inschrijving?

Wie is de Aanbestedende Dienst?

Er is helaas niet één vast profiel voor “de Aanbestedende Dienst”. Zo kunnen de kenmerken van verschillende aanbestedende diensten ver uiteen liggen. Heeft de organisatie tientallen medewerkers in dienst, of duizenden? En een budget van tonnen, of miljarden?  Maar ook de typerende, strategische en dynamische kenmerken zorgen dat elke Aanbestedende Dienst anders is. Zo speelt de politieke omgeving een grote rol, de cultuur van de organisatie, en ga zo maar door. Maar hoe kom je er dan achter wat de behoefte is van jouw klant? Hiervoor moet je deze eerst leren kennen. De volgende tips helpen hierbij!

Tip 1: Ga op klantsafari

Bezoek je toekomstige klant in zijn of haar eigen omgeving, zonder iets te willen verkopen. In deze setting vertelt de klant jou namelijk de meest waardevolle informatie voor jouw toekomstige aanbod en dienstverlening. Vraag je klant bijvoorbeeld naar haar uitdagingen en doelen. Dat maakt het veel eenvoudiger om jouw product of dienstverlening hierop aan te sluiten.  Zoals onze collega Lenneke eerder omschreef: zolang de bakker zijn zuurdesembrood probeert te verkopen omdat het zo ‘’lekker vers en luchtig’’ smaakt,  zal frequent Tosti-eter Lenneke trouw voor haar halfje wit blijven kiezen. Voorkom de fout van de bakker en ga op zoek naar de achterliggende behoefte van jouw klant.

Tip 2: Volg je klant digitaal

Veel organisaties zijn actief op social media. Via blogs, tweets of stories  laat de klant zien wat hem of haar bezig houdt. Waar worstelt jouw klant mee? Welke woorden gebruikt de Aanbestedende Dienst om haar problemen en uitdagingen te omschrijven? En hoe omschrijft zij de dingen die juist wel goed gaan? Vaak heeft de Aanbestedende Dienst ook een nieuwsbrief. Door je hierop te abonneren, volg je de activiteiten en toekomstplannen van je klant gemakkelijk. Zo weet je ook waar je hen mee verder kan helpen!

Een inschrijving op maat

Er zijn natuurlijk talloze manieren om jouw (potentiële) klant beter te leren kennen. En een goed profiel opstellen kan voelen als een kostbare tijdsinvestering. Maar dit goed doen, levert je in een latere fase van de inschrijving veel op. Met een compleet profiel is de basis voor een goede inschrijving namelijk al gelegd. Wanneer je de taal van de Aanbestedende Dienst kent, kun je een sterke klantgerichte tekst schrijven. Maar hoe doe je dit nou precies? En waar moet je op letten? Wij helpen je graag op weg!

Tip 1: Richt je op de uitdagingen van de klant

De Aanbestedende Dienst is gericht op de uitdagingen die zij als organisatie ervaart. Met deze achtergrond  zoekt zij een partner die snapt wat die uitdagingen zijn en een partner die haar daarmee helpt. Niet een partner die alleen haar eigen oplossing komt verkopen. Laat in jouw teksten zien dat jij die uitdagingen kent en begrijpt. Vanuit deze invalshoek sluit je jouw aanbod hier gemakkelijk op aan. Omschrijf helder en toegankelijk hoe jouw aanbod die problemen oplost. Welke toegevoegde waarde biedt jouw oplossing? Zoek dit raakvlak en maak zo de match!

Zo doe je dat in de tekst:

NIET: ‘’Wij blijven als bedrijf innoveren en willen onze processen zo veel mogelijk automatiseren. Daarom hebben wij nu zelfscankassa’s! Hiermee kunnen wij nog meer klanten helpen per minuut!’’

WEL: ‘’Wij begrijpen dat u niet altijd tijd heeft om in de rij te staan voor de kassa. Daarom kunt u bij ons naast de normale kassa nu ook gebruik maken van de zelfscankassa. Dit maakt uw wachttijd gemiddeld 4 minuten korter!’’

Tip 2: Het voordeel van de klant staat centraal

Houd de teksten  toegankelijk en interessant voor de Aanbestedende Dienst. Een beetje opscheppen mag zeker, maar het spreken over ‘behaalde targets’ valt onder jargon: zakelijke taal die vaak niet interessant is voor je publiek. Schrijf liever over wat de jouw aanbod de Aanbestedende Dienst oplevert.

Zo doe je dat in de tekst:

NIET: ‘’Wij leveren het product meteen de volgende dag!’’

WEL: ‘’U heeft uw product de volgende dag al in huis!’’

Tip 3: Jij bent de expert

Jij bent de expert op jouw aanbod, de lezer van jouw inschrijving meestal niet. Wat voor jou heel vanzelfsprekend is, kan voor de lezer onbekend zijn. Neem daarom de lezer op een eenvoudige manier mee in jouw tekst en onderbouw wat je stelt. Kan jouw product zorgen voor tijdsbesparing voor de Aanbestedende Dienst? Leg dan uit hoe, waar dat uit blijkt en wat dit concreet betekent voor de klant. Voeg waar mogelijk cijfers, percentages en voorbeelden toe. Door jouw aanbod eenvoudig uiteen te zetten en meetbaar te maken, is jouw tekst voor iedereen te begrijpen. Deze tips klinken wellicht logisch, maar in de praktijk zijn dit vaak voorkomende valkuilen. Jij bent als Inschrijver immers de expert in jouw product, maar jouw lezer meestal niet.

Zo doe je dat in de tekst:

NIET: ‘’Onze BMW i3 met een actieradius van 300 km is de duurzaamste keuze!’’

WEL: ‘’U bespaart 100% CO2 uitstoot en oplaadstress met de BMW i3. De BMW i3 is namelijk een volledig elektrische auto en legt een afstand van 300 km af zonder te hoeven laden!’’

Tip 4: Neem de klant bij de hand

Je hebt hard gewerkt voor een goede tekst. Eenmaal ingediend staat de Aanbestedende dienst nog een flinke klus te wachten: alle inschrijvingen lezen en beoordelen. Maak het de klant daarom zo makkelijk mogelijk en neem haar aan de hand mee door jouw tekst. Gebruik bijvoorbeeld kernzinkoppen in plaats van woordenkoppen. Dit zijn dikgedrukte hele zinnen boven alinea’s die de kernboodschap van een alinea samenvatten. Zo vat je de alinea voor de lezer gemakkelijk samen en ziet deze gelijk de belangrijkste boodschap van jouw tekst. Een bijkomend voordeel: wat je vertelt in de kernzinkop hoeft niet meer in de alinea te worden beschreven. Dat scheelt weer wat ruimte!

Wij helpen je met deze vertaalslag!

Ook bij Roger zijn we constant op klantsafari en kijken we goed welke organisaties bij ons passen. Dit neemt niet weg dat we flexibel zijn en met verschillende soorten klanten partnerschappen sluiten. We helpen graag om de taal van jouw klanten beter te leren spreken. Vul onderstaand formulier in om in contact te komen!