Reactief vs. Proactief

De bakker in het winkelcentrum maakt overigens heel veel soorten brood. Ook brood dat ik veel lekkerder vind dan wit brood (als ik geen tosti maak dan). Hij denkt wellicht hetzelfde, want vorige week vroeg hij mij ‘Wil je niet een keer het zuurdesembrood proberen?’ Mijn reactie: ‘Nee bedankt, doe maar mij een halfje wit’.

De bakker weet niet wat ik met dit halfje wit ga doen. Hij weet niet dat ik dol ben op tosti’s van wit brood. Ik heb het hem nooit verteld en hij heeft het mij nooit gevraagd. Maar wat zou de bakker doen als hij wist dat ik het liefst elke dag tosti’s eet. Zou hij mij inspireren met tosti-recepten gebaseerd op verschillende broodsoorten?

Conclusie: op het moment dat een Aanbestedende Dienst een product of dienst gaat inkopen heeft zij veelal al besloten hoe het product eruit moet ‘zien’, hoe het moet ‘smaken’ en hoeveel zij ervan wil hebben. Je verkoopt je product of dienst dus al voordat aanbesteding wordt uitgeschreven.

Het inkoopproces aan de kant van de Aanbestedende Dienst

Wil jij jouw product verkopen aan een Aanbestedende Dienst, dan is het belangrijk dat je beseft dat een aanbestedingsproces vaak al een jaar voor publicatie wordt gestart. Het Aanbestedingsproces voor Aanbestedende Diensten bestaat uit vier fases:
• Fase 1: Voorbereiding
• Fase 2: Opstarten en controleren
• Fase 3: Bepalen inhoud
• Fase 4: Controleren en publiceren

Je mate van invloed is niet in elke fase even groot. Hoe dichter je bij publicatiedatum komt, hoe minder groot de kans op beïnvloeden wordt.

Reactief vs. Proactief

Je moet als inschrijvende partij dus niet afwachten tot een aanbesteding wordt gepubliceerd, want dan mag je alleen nog met de aangewezen contactpersoon via het online portal (bijvoorbeeld TenderNed) op de gestelde data bijvoorbeeld bij de nota van inlichtingen, een schouwing of een informatiebijeenkomst contact opnemen. Verder contact met de aanbestedende dienst is binnen de aanbestedingsregels verboden en beïnvloeding is in deze fase minimaal.

Je bent als inschrijver compleet vrij om contact op te nemen met de aanbestedende dienst als er geen inschrijvingstraject loopt. Voordat de aanbesteding is gepubliceerd heb je namelijk vrij spel om het gesprek aan te gaan met de aanbestedende dienst. Op deze manier kan je hen overtuigen van jouw product of dienst of heb je de mogelijkheid om te praten over hun behoeften en uitdagingen. Het is dus een doorlopend proces waarin je interesse toon in je (potentiële) klant en elkaar steeds beter leert kennen.

Wat moet je doen?

Zorg dat je in ieder geval beschikt over een interne aanbestedingskalender. Hierin neem je alle contracten op die interessant voor jou (kunnen) zijn. Als je een overzicht hebt bepaal je welke Aanbestedingen voor minimaal de komende twee jaar ‘must wins’ zijn en welke ‘nice to have’. Breng vervolgens een prioritering aan. Je zorgt er eerst voor dat je de opdrachten die behoren tot ‘must wins’ onderzoekt. Dit doe je door evaluaties te houden (bij bestaande klanten), persoonlijk contact en deskresearch:

• Zo krijg je achtergrondinformatie van de Aanbestedende Dienst. Je komt bijvoorbeeld meer te weten over het verloop van de vorige aanbesteding. Of ze tevreden zijn met hun huidige opdrachtnemer. Wat zij belangrijk vinden bij het selecteren van een nieuwe opdrachtnemer. Dit helpt je om de nieuwe aanbesteding in het juiste licht te plaatsen.

• Je ontwikkelt meer gevoel bij de Aanbestedende Dienst. Aanbestedingstrajecten en -documenten zijn vaak formeel en onpersoonlijk. Door in gesprek te zijn met de Aanbestedende Dienst krijg je een beter beeld van de organisatie. Wat past bij ze en wat niet, wat zijn hun uitdagingen en waar zijn ze trots op.
• De aanbestedende dienst beïnvloeden door informatie te brengen. Aanbestedende Dienst zijn veelal geen expert op het product of de dienst die jij verkoopt. Jij brengt kennis en expertise die hard nodig is om daadwerkelijk het product in te kopen dat past bij de vraag van de Aanbestedende Dienst.

• Tot slot heb je de kans om de Aanbestedende Dienst te overtuigen van jouw product of dienst. Het is dan niet anders dan een salesgesprek, ook al valt er op dat moment niet direct iets te verkopen. Lukt het jou om de Aanbestedende Dienst te overtuigen dan wordt de nieuwe aanbesteding misschien wel aangepast naar jouw dienst of product, wat de kans op tendersucces voor jou veel groter maakt.

Dit allemaal resulteert in het verhogen van je winkans.

Is dit alles?

Nee, je moet nog met veel meer zaken rekening houden. Je moet weten wie je moet spreken op welk moment. Wie je zelf aan tafel zet vanuit jouw organisatie. Je moet goed nadenken welke informatie je wilt hebben en wilt brengen en wat het doel daarvan is.

Wist je dat:

• Roger voor diverse opdrachtgevers deze analyse maakt om daarop samen een beïnvloedingsplan te schrijven en workshops geeft binnen je organisatie om alle teams mee te krijgen. Want je doet de beïnvloeding niet alleen.
• Wij op 22 september een kennissessie organiseren met als thema ‘influence je inschrijving’.

Dus heb je interesse om samen te werken aan jouw beïnvloedingsstrategie of wil jij je opgeven voor de kennissessie, neem dan contact op via info@weareroger.com, dan kijken we samen welke mogelijkheden er het beste aansluiten bij jouw vraag. Tot snel!