Assessments in aanbestedingen

Waarom kiezen inkopende partijen voor assessments in aanbestedingen? 

Een belangrijk voordeel van het gebruik van (praktijk)assessments in aanbestedingen is de mogelijkheid om een voorproefje te krijgen van de mogelijke toekomstige samenwerking tussen de partijen. Met een assessment worden belangrijke kwaliteitsaspecten voor de inkopende partij getest in een praktijksituatie, bij voorkeur in een situatie waar de inkopende partij vaak mee te maken krijgt. Als een goede samenwerking bijvoorbeeld van groot belang is voor het succes van een project, kan een samenwerkingsassessment een uitstekend instrument zijn om vanaf het begin de aandacht te vestigen op de samenwerkingsvaardigheden van het team.  

Een ander voordeel van het gebruik van assessments in aanbestedingen is de transparantie en objectiviteit die sommige assessments bieden in het aanbestedingsproces. In situaties waarin de aanbestedende dienst specifiek op zoek is naar het inhuren van medewerkers met een bepaald kennisniveau op het gebied van wet- en regelgeving, bijvoorbeeld in een aanbesteding voor accountancy dienstverlening, beoordeelt een online toets eenvoudig en objectief de vaardigheden en kennis van de voorgestelde medewerkers. 

Waar moet je als inkoper op letten? 

Als inkoper is het belangrijk om op een aantal zaken te letten bij het selecteren van het juiste assessment voor jouw organisatie en de specifieke opdracht waarvoor je inkoopt. Denk bijvoorbeeld aan deze tips:  

• Geef duidelijke instructies: zorg dat je genoeg informatie geeft zodat de inschrijvers weten wat ze moeten doen.  
• Houd het relevant. Er is een groot aanbod van assessments beschikbaar op de markt, elk met hun eigen unieke kenmerken, eigenschappen en voordelen. Welke behoeften heeft jouw organisatie en welke skills zijn nodig voor de opdracht? Toets deze in het assessment.   
• Wees objectief. Het is belangrijk dat het assessment objectief is en op een gestructureerde manier beoordeeld wordt. Geef daarom duidelijke criteria aan waaraan het werk van de inschrijver wordt getoetst, zodat de beoordeling transparant en consistent is.   
• Geef en neem genoeg tijd. Geef inschrijvers een relevante opdracht en voldoende tijd om deze uit te voeren. Je wil immers toetsen hoe de inschrijvers presteren in de praktijk. Een onder onredelijke tijdsdruk uitgevoerd assessment geeft geen goede weergave van de praktijk.   
• Geef feedback. Beantwoord vragen van inschrijvers en geef feedback op het werk dat ze inleveren. Zo weten ze waar ze aan toe zijn, hoe zij zich kunnen ontwikkelen en behalen zij betere resultaten in de toekomst. Win-win!  

Waarom meedoen als inschrijvende partij? 

Waarom zou je meedoen als inschrijver aan een aanbesteding met een assessment? Nou, dat is eigenlijk best slim! Ten eerste kun je op een relatief eenvoudige manier bepalen of jouw organisatie en team geschikt zijn voor de opdracht en of deze past bij hun vaardigheden en expertise. Daarnaast biedt een assessment kansen om jouw organisatie te ontwikkelen en te verbeteren. De feedback die je krijgt na het assessment kan namelijk worden gebruikt om de kwaliteit van je werk te verbeteren en je vaardigheden verder te ontwikkelen. Dat is niet alleen gunstig voor de huidige aanbesteding, maar kan ook bijdragen aan jouw verbetering op de lange termijn. En dat is nog niet alles. Met een assessment kun je jezelf onderscheiden van andere inschrijvers met meer ervaring of een groter marktaandeel. Als je het assessment succesvol uitvoert, toon je aan dat je voldoet aan de gestelde eisen en kun je jezelf profileren als betrouwbare en competente partij.   

Praktijkvoorbeeld. Bij een aanbesteding voor een complex bouwproject moesten de inschrijvers een assessment uitvoeren om te laten zien of ze beschikten over de juiste vaardigheden en competenties. De winnende inschrijver had geen uitgebreide ervaring, maar maakte indruk met hun gestructureerde en innovatieve aanpak. Het assessment beoordeelde hun technische expertise en projectmanagementvaardigheden, en gaf de opdrachtgever het vertrouwen dat de inschrijvende partij de opdracht succesvol zou kunnen uitvoeren.  

Hoe bereid je je als inschrijver voor? 

Ben je klaar om de strijd aan te gaan en te laten zien waarom jij de beste keuze bent voor de opdracht? Dan is het belangrijk om je goed voor te bereiden op het assessment. Maar hoe doe je dat? De volgende tips helpen je hierbij:  

• Lees de aanbestedingsdocumenten zorgvuldig door: Dit lijkt misschien een open deur, maar het is cruciaal om de aanbestedingsdocumenten goed te begrijpen voordat je begint met de voorbereidingen. Zoek uit wat er van je verwacht wordt en welke vereisten er aan de opdracht zijn verbonden. Zo voorkom je dat je tijd en energie investeert in een aanbesteding waarvoor je niet geschikt bent.  
• Oefen de vereiste vaardigheden en kennis: Zodra je weet wat er van je verwacht wordt, kun je gericht oefenen op de vereiste vaardigheden en kennis. Dit kan bijvoorbeeld door het volgen van trainingen of het uitvoeren van relevante projecten in de praktijk.  
• Laat zien wat je uniek maakt: Tijdens het assessment is het belangrijk om te laten zien waarom jij de beste keuze bent voor de opdracht. Focus op je sterke punten en wat jou onderscheidt van andere inschrijvers. Een voorbeeld hiervan is het gebruik van innovatieve technologieën of het bieden van een unieke oplossing voor het project.  
• Maak gebruik van relevante referenties: Referenties kunnen helpen om je ervaring en vaardigheden te bevestigen en te verduidelijken. Zorg er wel voor dat je toestemming hebt van de referenties en dat zij relevant zijn voor de opdracht.  
• Wees professioneel en vraag feedback: Zorg ervoor dat je professioneel overkomt tijdens het assessment door op tijd aanwezig te zijn en je goed voor te bereiden. Als je niet geselecteerd wordt, vraag dan gerust om feedback van de inkopende partij. Dit kan je helpen om je aanpak en vaardigheden te verbeteren voor de volgende aanbesteding.  

Hulp nodig?

Het is belangrijk om als inkoper en inschrijvende partij op de hoogte te blijven van de mogelijkheden van assessments en hoe je hiermee omgaat in de praktijk. Bij Roger helpen wij inkopende partijen en inschrijvende partijen bij het gebruik en de deelname aan assessments, zodat zij het beste uit hun aanbestedingen halen. Wil je meer weten over assessments in aanbestedingen en hoe deze jouw organisatie kunnen helpen? Neem dan contact met ons op via onderstaand formulier!