De bidbibliotheek

Onze opdrachtgever, een toonaangevende speler in de facilitaire branche die regelmatig inschrijft op complexe aanbestedingen en offerte aanvragen, kwam met de volgende hulpvraag bij Roger terecht: ‘We hebben zoveel beschikbare teksten, materiaal en kennis verspreid in onze organisatie. Ik zou die graag ergens verzameld willen hebben en gemakkelijk kunnen inzetten bij de beantwoording van tenderaanvragen”. Samen met het Roger team stelden we een plan op om deze informatie te verzamelen en centraal te bundelen in een zogenoemde bidbibliotheek.

Overtuigen

Bij Roger zijn we ervan overtuigd dat elke aanbesteding uitvraag een maatwerk uitvraag is. We zijn niet van het zogenoemde ‘kopiëren en plakken’. Toen onze opdrachtgever de vraag voor een bidbibliotheek bij ons neerlegde, zijn we ook met elkaar erg kritisch geweest. Wat is het doel van de bidbibliotheek en voor wie is deze te gebruiken?  

“Afspraken over het juist gebruiken van de bidbibliotheek zijn essentieel”

Een goede bidbibliotheek werkt alleen als je goede afspraken hebt over het juiste gebruik. Dit is het eerste waar we met elkaar op hebben gefocust. Welke informatie willen we in de bidbibliotheek beschikbaar hebben en wat is hiervan het uitgangspunt? Voor wie is het beschikbaar? Het doel: de basis zo snel mogelijk bij elkaar hebben zodat we tijdens een tendertraject direct dieper kunnen ingaan op de klantvraag. We besloten te gaan voor een bidbibliotheek die bestaat uit vier onderdelen:

• Referentie bibliotheek;
• Duurzaamheid (algemene tekstblokken);
• Service (algemene tekstblokken);
• Online catalogus (algemene tekstblokken).

“Een duidelijk stappenplan om binnen drie maanden zoveel mogelijk informatie te verzamelen”

Omdat er een aantal mooie prospects op het punt stonden om hun opdracht te publiceren vroeg de opdrachtgever ons om binnen een korte periode de bidbibliotheek op te bouwen. Die vergde naast genoeg capaciteit ook een duidelijk plan van aanpak. Daarom hebben we twee Rogers op deze opdracht gezet. Zij hebben in vier stappen alle benodigde informatie verzameld en verwerkt in de bidbibliotheek. De stappen waren als volgt:

1. Identificeer de benodigde inhoud: Het analyseren van eerdere inschrijvingen, offertes en aanbestedingsdocumenten om inzicht te krijgen in de vereiste informatie. We hebben interviews gehouden met functionarissen binnen alle lagen van de organisatie om een nóg beter gevoel te krijgen bij vier onderdelen van de bid-bibliotheek. Daarmee identificeerden we de belangrijkste elementen die moeten worden opgenomen in de bidbibliotheek.
   
2. Opstellen van een structuur: Vervolgens bepaalden we een gestructureerd raamwerk voor de bidbibliotheek. We definieerden categorieën en subcategorieën op basis van de verschillende soorten inhoud die moesten worden opgenomen.  
3. Ontwikkel de inhoud: We startten met het schrijven en verzamelen van de inhoud voor elke onderdeel van de bidbibliotheek. Doordat we interviews hielden wisten we exact bij welke functionaris we moesten zijn om eventuele gaten snel op te vullen.
4. Valideren en reviewen: Met het vaste team van de opdrachtgever hielden we diverse reviewrondes om de inhoud te valideren met behulp van dominante prestatie informatie. Denk hierbij aan accurate kengetallen en aantoonbare praktijkvoorbeelden. Zo wisten we zeker dat alles klopte en de informatie accuraat, consistent en in lijn is met de bedrijfsdoelstellingen.  

Klantquote

“Het Roger team leerden onze organisatie in no-time kennen en wisten zo van ‘niets’ een uitgebreide bidbibliotheek te maken. De tekstblokken gebruiken we nu bijna dagelijks om de basis beantwoording klaar te zetten. De brainstorm gaat dan nu ook steeds meer over de klantvraag zelf, in plaats van het achterhalen van waar binnen onze eigen organisatie we de informatie moesten ophalen. Top werk geleverd binnen een korte tijd, hartelijk dank!”

Garanties

• Uitgebreide voorinventarisatie om op basis van de behoefte te bepalen welke onderdelen bidbibliotheek het beste bij de organisatie past;
• Verspreide informatie gebundeld op één plek binnen de organisatie;
• Uiteindelijke focus op de échte klantvraag.

Extra’s

Door het gebruik van een bid-bibliotheek kun je sneller en efficiënter reageren op aanbestedingen en offerteaanvragen.  

Reflectie door Denise

“Als consultant is het een leuke manier om écht de organisatie in te duiken. Zo leer je vanuit iedere laag wat de consequenties zijn als je iets opneemt in een tekst. Eén zin kan ervoor zorgen dat een chauffeur wel of juist niet behaald. Samen met een team dat gecommitteerd is om de basis bidbibliotheek teksten op te leveren maakt het ophalen van de benodigde informatie nog gemakkelijker. Om te zien dat het resultaat gedragen wordt binnen de gehele organisatie van onze opdrachtgever is natuurlijk fantastisch.

Ik zie in de dagelijkse praktijk dat veel opdrachtgevers het spannend vinden om de grote (tijd) investering voor een bidbibliotheek te maken. Echter na deze opdracht ben ik er nog meer van overtuigd dat als je dit goed doet, dit op lange termijn tijd (en geld) oplevert. Je bent uiteindelijk veel consistenter in je kwaliteit, bent concreter met up–to–date informatie en je borgt centrale kennisborging- en overdracht binnen je organisatie. “

Hulp nodig?

Roger staat voor je klaar. Neem contact met ons op via onderstaand formulier!

‍