Pre-commercial procurement: Het inkopen van het R&D

Wat is pre-Commercial procurement (PCP)?

Pre-Commercial Procurement (PCP) is een inkoopprocedure waarbij overheidsorganisaties onderzoek- en ontwikkelingsdiensten (R&D) inkopen om oplossingen te ontwikkelen voor problemen waarvoor nog geen commerciële oplossingen bestaan. PCP richt zich op het stimuleren van innovatie door het financieren en begeleiden van nieuwe technologieën of diensten, zonder de verplichting om deze aan te schaffen.

PCP is bijzonder geschikt wanneer er een maatschappelijke uitdaging is waarvoor nog geen bestaande oplossing op de markt is. Het kan gaan om problemen waarbij de markt terughoudend is om te innoveren vanwege hoge kosten, onzekerheden of een gebrek aan directe commerciële winstgevendheid. Enkele voorbeelden van dergelijke kunnen zijn uitdagingen zijn:

• Leermodules voor kinderen van vluchtelingen: De fluctuerende vluchtelingenstromen en de onvoorspelbaarheid van de onderwijsbehoeften maken het lastig voor de markt om op dit gebied te innoveren.
• Het ontwikkelen van vaccins voor een toekomstige pandemie: Hoewel de kans groot is dat er in de toekomst een nieuwe pandemie uitbreekt, is het moeilijk om nu al in te investeren zonder zekerheid over wanneer dit zal gebeuren.
• Innovatieve ICT-oplossingen voor verkeersmanagement: Bijvoorbeeld het oplossen van spookfiles, zoals het project op de A58 in Noord-Brabant, waar prototypes van een intelligent verkeerssysteem werden ontwikkeld en getest.

Hoe werkt pre-Commercial procurement?

In een PCP-procedure doorloopt het innovatieproces meestal de volgende fasen:

1. Verkenning van Ideeën: Het genereren en uitwerken van ideeën die een mogelijke oplossing bieden voor het probleem.
2. Prototyping: Ontwikkeling en testen van prototypes, die zowel tastbaar als niet-tastbaar kunnen zijn (bijvoorbeeld software).
3. Kleinschalige Productie: Het praktisch testen van de prototypes en het opschalen richting een commercieel levensvatbaar product.

Gedurende deze fasen wordt het aantal deelnemers geleidelijk verminderd, vergelijkbaar met een ‘innovation funnel’, waarbij veel ideeën starten en uiteindelijk de meest geschikte oplossing overblijft. Bij het bereiken van elke fase krijgen de gegunde inschrijvers verder vergoeding en support van de aanbestedende dienst om hun technologie verder te ontwikkelingen.

Door de procedure zo in te richten levert creëer je verschillende voordelen:

• Geen Afnameplicht: Er is geen verplichting voor de overheid om het eindproduct aan te schaffen, wat zorgt voor flexibiliteit en minder risico.
• Risico- en Kostendeling: De overheid en bedrijven delen de risico’s en kosten, waardoor innovatie gestimuleerd wordt zonder dat de lasten volledig bij één partij liggen.
• Betrokkenheid bij Ontwikkeling: De overheid is nauw betrokken bij het ontwikkelingsproces, wat leidt tot een beter inzicht in de benodigde kwaliteitseisen en randvoorwaarden van de innovatie.
• Geen Grootschalige Productievereisten: Ook kleinere bedrijven of startups, die nog niet op grote schaal kunnen produceren, kunnen deelnemen aan een PCP.

Waarom kiezen voor PCP?

• Ontwikkeling van Niet-Commerciële Oplossingen: Als de gewenste oplossing nog niet bestaat en niet door de markt wordt ontwikkeld, kan PCP helpen om deze vanaf de grond op te bouwen.
• Stimuleren van Innovatie in Moeilijke Markten: Wanneer markten geen stimulans hebben om te innoveren vanwege onzekerheden of maatschappelijke onrendabiliteit, kan PCP innovatie toch mogelijk maken.
• Risicoverdeling: De overheid en de deelnemende bedrijven delen de risico’s, wat het aantrekkelijker maakt om te innoveren.
• Economische Groei en Lokale Voordelen: PCP kan economische groei stimuleren, vooral als de innovatie plaatsvindt in een specifieke regio of sector.
• Flexibiliteit in Aanbesteding: PCP valt buiten de reikwijdte van de reguliere aanbestedingswet, wat meer flexibiliteit biedt voor maatwerkoplossingen.

PCP versus andere inkoopmethoden

Er zijn ook andere vormen van inkoop, zoals Public Procurement of Innovation (PPI) of een innovatiepartnerschap, die innovatie stimuleren en vergelijkbare doelstellingen bereiken, of de overheid kan simpelweg toch ook gewoon een subsidie verlenen om iets te ontwikkelen? Waarom is een PCP-procedure in sommige gevallen toch aantrekkelijker?

PCP versus Innovatiepartnerschap. Het belangrijkste verschil is de afnameplicht. Bij een innovatiepartnerschap is de overheid verplicht om de technologie te implementeren zodra deze ontwikkeld is. Bij PCP is er geen afnameplicht, waardoor de technologie niet per se commercieel beschikbaar hoeft te zijn aan het einde van de procedure.

PCP versus Subsidieverlening. Bij subsidies wordt geld vaak voorafgaand aan de ontwikkeling verstrekt, gebaseerd op een voorstel. In PCP worden vergoedingen gegeven op basis van behaalde resultaten, wat concurrentie tussen leveranciers stimuleert en innovatie bevordert. Bovendien draagt bij PCP de overheid minder risico, omdat beide partijen de kosten delen.

PCP versus Public Procurement of Innovation (PPI). PCP wordt gekozen voor de ontwikkeling van volledig nieuwe oplossingen die nog niet commercieel beschikbaar zijn, terwijl PPI wordt ingezet wanneer innovatieve producten of diensten al ontwikkeld zijn en klaar zijn voor implementatie. PCP richt zich op R&D en technologische ontwikkeling, terwijl PPI zich richt op de inkoop van bestaande innovaties.

Meer tips en tricks?

Heb je vragen? Of loop jij als aanbestedende dienst ook tegen een probleem aan waar de oplossing niet binnen handbereik ligt? Roger staat voor je klaar! Vul onderstaand formulier in. We komen graag met je in contact!