Projectmanagement voor een must-win tender: 10 stappen en tips

1. Stel een sterk tenderteam samen

Een goede inschrijving begint met een sterk team. Stel een multidisciplinair team samen met in ieder geval een bidmanager die de regie voert. Denk verder aan: een strateeg die de kernboodschap bepaalt, een schrijver die de inschrijving helder en overtuigend opstelt, en een prijsspecialist die zorgt voor een slimme prijsstrategie. Duidelijke rollen zorgen voor een efficiënte samenwerking. Zodra het team compleet is, stel je het projectplan op (stap 2). 

Tip: Zorg voor een mix van mensen met verschillende achtergronden en ervaring. Zo kijk je met een brede blik naar de aanbesteding. 

2. Maak een concreet en haalbaar projectplan.

 Een goed plan helpt je om overzicht te houden. Stel een realistische planning op, inclusief deadlines voor de Nota van Inlichtingen en andere belangrijke momenten. Door strategische sessies op de juiste momenten in te plannen, behoud je focus en blijft het proces beheersbaar. Daarnaast helpt het bij het identificeren van risico’s en knelpunten op tijd. 

Voorbeeld: Combineer de officiële tenderdeadlines met je interne deadlines in één tijdlijn. Dit zorgt ervoor dat het team altijd weet wat er wanneer moet gebeuren. 

3. Analyseer de aanbestedingsstukken

Elke tender is anders. Lees de uitvraag zorgvuldig door. Wat vraagt de aanbestedende dienst precies? Begin met het noteren van onduidelijkheden. Zet deze indien nodig om in vragen voor de Nota van Inlichtingen. Bepaal daarna de kansen en risico’s. Wat biedt het bestek voor jouw organisatie? Welke risico’s, zoals deadlines of technische uitdagingen, moeten worden gemanaged? Controleer of je voldoet aan de geschiktheidseisen. Kun je aantonen dat je ervaring hebt met vergelijkbare projecten? Zo nee, probeer hier vragen over op te stellen die kunnen leiden tot een verandering in de aanbesteding. Let ten slotte goed op de vormvereisten van de documenten. Zorg ervoor dat je inschrijving aan alle gestelde eisen voldoet om uitsluiting te voorkomen.  

4. Organiseer een kick-off sessie

Start het inschrijfproces met een kick-off om de strategie, doelstellingen en planning te bespreken. Tijdens de meeting bespreek je onder andere: 

• De procesaanpak: Welke stappen en tools worden ingezet, en welke deadlines zijn cruciaal? 

• Rolverdeling: Wie doet wat?  

• Achtergrond van de aanbestedende dienst: Kennen we de opdrachtgever en weten we wat hun prioriteiten zijn? 

• Concurrentieanalyse: Wie zijn de belangrijkste concurrenten en hoe onderscheiden wij ons? 

• Gunningssystematiek: Welke criteria hanteert de aanbestedende dienst en hoe spelen wij hier op in? 

Zo zorg je voor commitment binnen het team. De volgende stap is het indienen van deze vragen via de Nota van Inlichtingen, waarmee je de nodige verduidelijkingen van de aanbestedende dienst ontvangt. 

5. Formuleer strategische vragen voor de Nota van Inlichtingen

 Formuleer strategische vragen voor de Nota van Inlichtingen. Na de analyse van het bestek en je interne kick-off, is het tijd om de Nota van Inlichtingen-vragen samen te stellen. Zorg ervoor dat je vragen tijdig indient en houd rekening met de volgende punten: 

• Wees tactisch bij gevoelige vragen. Denk goed na over de impact van juridische of strategische vraagstukken. Weeg zorgvuldig de voor- en nadelen af. 

• Stel alleen noodzakelijke vragen. Focus op vragen die belangrijk zijn voor de inschrijving. Elke vraag betekent extra werk voor alle betrokkenen. 

• Kies voor open of gesloten vragen. Open vragen voor verduidelijking, gesloten vragen voor zekerheid. Dit beïnvloedt niet alleen de antwoorden, maar kan ook je tweede vragenronde bepalen. 

• Frame de vraag in de gewenste richting. Begin je vraag met “Klopt onze aanname dat…” of “Kunt u bevestigen dat…”, om het antwoord te sturen. 

Tip: Gebruik de Nota van Inlichtingen strategisch om de aanbesteding meer naar je hand te zetten. Slimme vragen kunnen voorwaarden in jouw voordeel beïnvloeden. Lees ook de blog van mijn collega Quintin ter Linden waarin 7 praktische tips staan om effectievere vragen te stellen, dat kan hier. 

6. Bepaal je kernstrategie

Een overkoepelende strategie is belangrijk voor het succes van je inschrijving. Hoe wil je je organisatie positioneren? Welke kernboodschap moet doorklinken in de inschrijving? Deze strategische sessie vormt de basis voor alle vervolgstappen. Een heldere strategie zorgt voor een krachtige en samenhangende tender.

7. Werk de strategie per gunningscriterium uit

Analyseer per gunningscriterium hoe je de maximale score kunt behalen. Wat verwacht de opdrachtgever en hoe speel je hier optimaal op in? De inzichten uit deze sessies vormen de basis voor het uitwerken van de antwoorden. Om niet alleen de basis van de antwoorden goed te hebben, organiseren we in de volgende stap een brainstormsessie om zo tot een beantwoording te komen die onderscheidend vermogen heeft. Let hierin op de vormvereisten – een fout hierin kan leiden tot uitsluiting. 

8. Brainstorm voor creatieve en onderscheidende antwoorden

Start met een goede basis: vul de gunningscriteria in met relevante informatie en zorg ervoor dat alle openstaande punten zijn behandeld. Als de basis staat, is het tijd voor creativiteit. Organiseer een brainstorm met het team. Gebruik een voor jullie passende brainstormmethode, zoals de 5 why’s methode van Taiichi Ohno. Het doel is om oplossingen te bieden die de opdrachtgever verwacht en die je onderscheiden van de concurrentie. 

Voorbeeld: Als een gunningscriterium betrekking heeft op duurzaamheid, zorg dan dat je concrete voorbeelden en resultaten toont van hoe jouw organisatie voldoet en bijdraagt aan de duurzaamheidsdoelen van de opdrachtgever. Dit maakt je antwoord realistisch en betrouwbaar. 

Daarnaast is het belangrijk om strategisch na te denken over de prijsvorming. De prijs moet niet alleen concurrerend zijn, maar ook aansluiten bij de meerwaarde die je biedt. Afhankelijk van het beoordelingsmodel biedt een hogere prijs meer ruimte om te investeren in je kwaliteit, waardoor je in kwaliteit wellicht de hogere prijs goedmaakt.   

9. Ontwikkel een sterke prijsstrategie

Een slimme prijsstrategie kan het verschil maken in uiteindelijke gunning of afwijzing, en loopt parallel met stap 8 (je kwaliteit uitwerken). Analyseer de concurrentie, bepaal de marges en stem de prijs af op de verwachtingen van de opdrachtgever. Houd daarbij altijd de kwaliteit-prijsverhouding in het oog. Het aanbieden van meerwaarde kan de kansen vergroten, maar mag niet ten koste gaan van de winstgevendheid. Een goed onderbouwde prijs, in balans met de kwaliteitsverwachtingen van de opdrachtgever, maakt de inschrijving sterker. 

10. Organiseer een gedegen reviewproces

Laat je inschrijving meerdere keren kritisch bekijken door mensen die niet hebben meegeschreven. Plan vaste reviewmomenten en werk na elke ronde verder aan de kwaliteit.

Een aanvullende tip: toets en optimaliseer je inschrijving door middel van een ‘mock-evaluatie’.

Stap in de schoenen van de beoordelaars en beoordeel je inschrijving alsof je de opdrachtgever bent. Bekijk hoe je scoort op de gunningscriteria en identificeer verbeterpunten. Een ‘mock-evaluatie’ helpt om je inschrijving te verfijnen en je score te maximaliseren. Voor volledige objectiviteit, is het raadzaam om hier een externe partij, zoals Roger, voor in te schakelen. 

Hulp bij aanbesteding?

Het winnen van een must-win tender vraagt om gestructureerd projectmanagement. Met de juiste aanpak vergroot je je kansen aanzienlijk. Hulp nodig bij jouw (must-win) tender? Wij denken graag met je mee en helpen je winnen! Neem via onderstaand formulier contact met ons op.