7 tips om effectievere vragen te stellen

Tip 1: Gebruik een heldere vraagopbouw met duidelijke verwijzing

Wanneer je een vraag stelt, is het belangrijk om context te bieden en de achtergrond van de vraag uit te leggen. Zo begrijpt de aanbestedende dienst beter waar je naar op zoek bent en waarom de vraag belangrijk is. Begin met een korte inleiding waarin je duidelijk maakt waar de vraag over gaat en waarom deze relevant is. Verwijs daarbij naar de specifieke passage waar je vraag over gaat. Zorg ervoor dat je vraag duidelijk en beknopt is geformuleerd. Vermijd vaktaal en complexe zinnen die voor verwarring kunnen zorgen! Zo voorkom je antwoorden van een aanbestedende dienst als “Wij begrijpen uw vraag niet”, “Het is voor ons onduidelijk waar u naar verwijst” of “U verwijst naar paragraaf x. We gaan ervan uit dat u paragraaf y bedoelt”.

Tip 2: Formuleer zo dat accorderen ‘logisch’ lijkt en weigeren ‘onredelijk’ is

Een handige strategie bij het stellen van vragen is om je vragen zo te formuleren dat het voor de aanbestedende dienst logisch lijkt om ze te accorderen en onredelijk om ze te weigeren. Dit kan worden bereikt door bijvoorbeeld te suggereren dat er sprake is van een gedeelde overtuiging tussen de inschrijver en de aanbestedende dienst, zoals: “Inschrijver gaat ervan uit dat …”, “Klopt onze veronderstelling …” of “We kunnen ons niet voorstellen dat u X beoogt, dus gaan we ervan uit …”.

Hiermee creëer je als inschrijver een gevoel van samenwerking en begrip, waardoor de aanbestedende dienst eerder geneigd is om positief te reageren op je vraag. Belangrijk is hierbij wel om eerlijk en transparant te blijven in je formuleringen en geen misleidende informatie te geven. Houd altijd de belangen van de aanbestedende dienst in gedachten en zorg ervoor dat je vragen relevant en passend zijn binnen de context van de aanbesteding.

Tip 3: Maak gebruik van een twee-staps vraagstrategie

Tegenwoordig zijn er bij de meeste aanbestedingen twee vragenrondes. Maak hier slim gebruik van. Zo hoef je bij de eerste Nota van Inlichtingen er niet meteen met een gestrekt been in te gaan en zet je niet direct een eventuele toekomstige relatie op scherp. Gaan ze mee in je vraag? Prima! Zo niet, dan kun je de scherp geformuleerde vraag nog altijd inzetten in de tweede Nota van Inlichtingen ronde.

Tip 4: Sluit de vraag af met een verzoek om een specifiek antwoord

Dit zorgt ervoor dat je de informatie ontvangt die je nodig hebt en het voorkomt dat je algemene of onduidelijke antwoorden krijgt. Geef bijvoorbeeld aan welke informatie je nodig hebt en hoe je deze informatie wenst te ontvangen. Een voorbeeld: “In de aanbestedingsleidraad staat op bladzijde xx het beoordelingskader vermeld. Binnen de context van deze aanbesteding en de verschillende kwalitatieve gunningscriteria, wat wordt er precies bedoeld met ‘de doelstelling achter de vraag’? Graag ontvangen we per gunningscriterium een beknopte beschrijving wat u hiermee bedoelt”.

Hoewel het belangrijk is om de benodigde informatie te krijgen, is het ook belangrijk om hierin een goede balans te vinden, zonder de aanbestedende dienst te overladen met onnodige verzoeken.

Tip 5: Stellen van alles-of-niets-vragen

Bij het stellen van vragen, is het altijd belangrijk om te overwegen wat het gevolg is als het antwoord negatief is. Stel jezelf daarom altijd de vraag: wat als het antwoord negatief is en hoe erg is dat? Als je bij een negatief antwoord wordt uitgesloten en bij de huidige stand van zaken is dit zonder toelichting nog maar de vraag, kan het soms beter zijn om de vraag niet te stellen. Daarbij is het belangrijk om ook te kijken naar hoeveel werk je al hebt verricht. Als je inschrijving bijna klaar is, kan het de moeite waard zijn om een risico op uitsluiting te nemen. Maar als er nog veel werk moet worden verricht en er een groot bedrag aan tijdsinvestering mee gemoeid is, dan is het beter om het risico te vermijden en de kosten te besparen. Kortom, weeg altijd de mogelijke gevolgen af voordat je een alles-of-niets-vraag stelt.

Tip 6: Controleer en redigeer je vragen

Het is belangrijk om al je vragen te controleren en te redigeren voordat je ze indient. Door dit te doen, zorg je dat de vragen helder en begrijpelijk zijn voor de lezer, en dat er geen verwarring ontstaat over wat je precies bedoelt. Het kost misschien wat tijd om dit zorgvuldig te doen, maar het zal uiteindelijk de kwaliteit van de antwoorden die je ontvangt verbeteren. Bovendien laat je zien de aanbestedende dienst serieus te nemen.

Tip 7: Onduidelijkheden na afloop van alle vragenrondes te verhelderen

Als er na afloop van alle vragenrondes nog onduidelijkheden bestaan om een goede inschrijving te doen, is het raadzaam om een bericht te sturen naar de aanbestedende dienst met een specifieke vraag en een dringend verzoek om deze te beantwoorden. Hoewel de aanbestedende dienst niet verplicht is om zo maar elke vraag te beantwoorden, worden ze wel geacht, vanuit het transparantiebeginsel, duidelijkheid te geven over de opdracht en voorwaarden. Vermeld daarom duidelijk in je bericht welke onduidelijkheid je nog hebt en neem letterlijk op in je bericht dat dit een goede inschrijving belemmert. Op die manier vergroot je de kans dat je vraag alsnog wordt beantwoord.

We helpen je graag met het stellen van de juiste vragen!

Wil je weten of je vragen (of antwoorden 😉) beter kunnen? Of gewoon behoefte om te sparren over aanbestedingen? We helpen je graag! Neem contact met ons op via onderstaand formulier!