4 tips om jouw aanbesteding nog beter te evalueren

Wat is het doel van een evaluatie?

Dit verschilt per klant en per aanbesteding. Doel nummer 1 is het leren van verbeterpunten die zijn aangegeven in de gunningsbeslissing. De argumentatie die wordt meegegeven in een gunningsbeslissing kan soms (helaas) nogal beperkt zijn. Een verdiepend gesprek helpt daarbij om de kwalitatieve stukken bij een volgende aanbesteding te verbeteren.

In sommige gevallen wordt een evaluatie met de Aanbestedende Dienst ook gebruikt om aanknopingspunten voor het aantekenen van bezwaar te zoeken. Dit is doorgaans onsuccesvol. Proeven Aanbestedende Diensten van te voren ‘nattigheid’, kiezen ze er vaak voor om een evaluatie pas na de bezwaartermijn te organiseren. Merkt een inkoper tijdens het evaluatiegesprek dat het gesprek vijandig wordt, laten ze niks meer los en blijven ze heel dichtbij hetgeen beschreven is in de gunningsbeslissing. Zie je evaluatieproces dus echt als een leermogelijkheid.

Bovenstaande is niet bedoeld om te zeggen dat het verkeerd is om bezwaar aan te tekenen. Er zijn genoeg gevallen waarbij een bezwaar terecht is. Een evaluatie is echter meestal niet de plek waar je meer munitie voor je bezwaar gaat vinden.

Wanneer evalueer je?

Een aanbesteding kan gewonnen of verloren worden. Bij Roger adviseren we om in beide gevallen te evalueren. Ook als je op alle kwaliteitscriteria een ‘10’ hebt gescoord. Plan de evaluatie in met de Aanbestedende Dienst zodra je de gunningsbeslissing binnen hebt. De kans is groot dat de evaluatie pas na een bezwaartermijn van 20 kalenderdagen plaatsvindt. Dit geeft je voldoende tijd om de gunningsbeslissing te analyseren, en je ingediende kwalitatieve stukken hier nog eens op na te slaan.

Zoals benoemd in de introductie, evalueren we ook altijd met onze klant, met het aanbestedingsteam: de interne evaluatie. We doen dit al op een eerder moment, juist vóórdat de gunningsbeslissing binnen is. Zo kijk je objectief, zonder invloed van winst of verlies, naar het afgelopen aanbestedingstraject. Heb hier juist oog voor het proces. Zijn de juiste stappen doorlopen? Is er genoeg aandacht besteed aan de aanbestedingsstrategie? Zijn we tevreden met het eindresultaat? Op deze vragen krijg je gelijk na indiening en voordat de gunningsbeslissing binnen is het beste antwoord.

Tegelijkertijd is deze interne evaluatie al een groot deel van je voorbereiding voor de evaluatie met de Aanbestedende Dienst. Na ontvangst van de gunningbeslissing bereid je je verder voor aan de hand van de gekregen feedback. Maar waar zoom je dan op in?

Waar evalueer je over?

In bovenstaande alinea’s is al kort ingegaan op het verschil tussen een interne evaluatie en een evaluatie met de Aanbestedende Dienst. Het proces is relevanter bij de interne evaluatie, de feedback op de geschreven teksten relevanter bij de externe evaluatie. Na veel ervaring hiermee te hebben opgedaan weten we bij Roger echter dat er meer zaken interessant kunnen zijn bij een externe evaluatie.

Onderstaand een aantal minder voor de hand liggende onderwerpen die relevant kunnen zijn voor jouw eerstvolgende evaluatie:

• Het proces mag dan meer bedoeld zijn voor de interne evaluatie, het is wel interessant om te toetsen wat de Aanbestedende Dienst hiervan gemerkt heeft. De externe evaluatie is een goed moment om te vragen of gekozen strategieën of genomen afslagen de juiste waren en goed over zijn gekomen in de geschreven teksten.

• Een aanbesteding wordt in principe niet beoordeeld op leesbaarheid en opmaak. Deze aspecten kunnen wel een bepaalde indruk achterlaten bij het beoordelingsteam, dus vraag hier naar.

• Een hele open vraag kan vaak leiden tot interessant inzichten. Vraag de Aanbestedende Dienst daarom eens in het algemeen wat zij voor suggesties hebben voor hoe de inschrijving beter was geweest.

• Gebruik dit moment ook om feedback te geven over hoe jij het aanbestedingsproces vanuit de Aanbestedende Dienst hebt ervaren. Mogelijk kun je hiermee al beïnvloeden richting een volgend aanbestedingstraject. Tegelijkertijd leer je op deze manier meer over de achterliggende gedachten van keuzes die aan de inkoopkant worden gemaakt.

Zoals eerder benoemd, elke aanbesteding is anders, dus elke evaluatie vraagt ook om andere onderwerpen om te bespreken. Bepaal goed per aanbesteding wat je wilt halen uit de evaluatie.

Geëvalueerd, en nu?

Het doel van een evaluatie is om te leren. Hou daarom goed bij tijdens de interne en externe evaluatie wat de geleerde lessen zijn. Zet daarna ook acties uit hoe je bepaalde verbeterpunten gaat aanpakken en wie dit oppakt. Monitor deze acties goed, en zorg dat je bij een volgende aanbesteding nog eens terugslaat op de afgelopen evaluatie. Het gaat niet om de evaluatie zelf, maar wat je met de uitkomsten van een evaluatie doet om toekomstige aanbestedingen te optimaliseren.

Bij Roger hebben we tal van evaluaties afgerond. Wil je meer weten over hoe je evaluaties optimaliseert? Heeft jouw organisatie behoefte aan een op maat gemaakt evaluatieproces of gewoon behoefte om te sparren over aanbestedingen? Neem dan contact met ons op via onderstaand formulier!