Delen op

Blog

7 tips om projectmanagement naar een hoger niveau te tillen


Door Martijn Meens

Consultant

Al heel snel zijn er veel mensen betrokken bij het werken aan aanbestedingstrajecten. Vergelijk het met de bouw van een auto. Om tot een werkend eindproduct te komen heb je mensen nodig met verschillende expertises op het gebied van onder andere technologie, design, supply chain, marketing, sales en wet en regelgeving. Daarom is projectmanagement essentieel om succesvol te zijn in aanbestedingen, zowel aan de inschrijf- als inkoopkant. Hierbij geven we alvast een paar tips en tricks om projectmanagement naar een hoger niveau te tillen.

Tip 1: Maak gebruik van een uitgebreide kick-off

Een van de belangrijkste, maar toch soms ondergewaardeerde activiteiten is een goede kick-off van het project. Het organiseren en uitvoeren van een kick-off kan soms relatief veel tijd in beslag nemen. Mede daarom wordt de kick-off wel eens overgeslagen of heel beknopt georganiseerd. De ervaring leert dat een gebrek aan een goede kick-off juist later in het traject veel tijd kan kosten omdat er onduidelijkheden zijn.

 

Maak tijdens de kick-off een overzicht van de taken en verantwoordelijkheden en verdeel deze onder de teamleden. Werk hierbij met een actielijst inclusief een kolom met actiehouder, datum en status en hou deze continu up-to-date tijdens het project. Hierdoor is het voor het hele team inzichtelijk wat de workload is voor ieder teamlid en wanneer een sub-taak wordt opgeleverd. De projectleider heeft de verantwoordelijkheid voor het beheersen van de voortgang. Dit houdt in dat hij of zij mensen aanspreekt die zich niet aan afgesproken taken en deadlines houden. Dit is misschien een vervelende taak om uit te voeren, maar anders komt het later veel harder terug.

Tip 2: Plannen, plannen, plannen

Het is misschien een open deur, maar het opstellen en bijhouden van een gedetailleerde planning is essentieel in projectmanagement. Deel hierbij de totale opdracht op in tussentijdse mijlpalen. Zo blijft het project niet alleen behapbaar, maar het is ook de manier om veel mensen tegelijkertijd op een efficiënte wijze te laten werken een project. Vergeet niet om met het behalen van tussentijdse mijlpalen te vieren. Het vieren van dit moment hoeft echt niet groot te zijn, maar er bewust bij stilstaan geeft wel een blijk van waardering voor het werk dat is verricht in de afgelopen periode.

Tip 3: Hou rekening met de werkcultuur binnen een team

De ene projectgroep is de andere niet, ook binnen dezelfde organisatie. Een van de belangrijkste factoren voor succesvol teamwork is commitment. Geef als projectteam aan wat een fijne werkwijze is om met elkaar samen te werken en wat de behoefte van ieder individueel lid is. Vindt manieren hoe het team goed met elkaar kan samenwerken, bijvoorbeeld door organiseren van fysieke werksessies, werken op bepaalde locaties, tijdstippen, etc. Zo inspireer je elkaar en creëer je commitment binnen het team.

Tip 4: Werk met een projectmanagement tool

Het komt nog regelmatig voor dat projectmanagers en/of teamleden met spreadsheets werken voor het bijhouden van taken en deadlines. Tegenwoordig zijn er velen projectmanagement tools beschikbaar waarbij o.a. verschillende taken, processen en mijlapen bijgehouden kunnen worden. Hierbij kan je bijvoorbeeld niet alleen taken prioriteren, maar kan je ook meerdere (deel)projecten samenvoegen in een gepersonaliseerd overzicht. Kortom, ideaal om de voortgang van complexe projecten te monitoren. Er zijn zowel gratis als betaalde projectmanagement tools beschikbaar zoals Todoist, Trello, Monday en Jira.

Tip 5: Hou rekening met risico’s

Zeker als projectmanager denk je hier liever niet aan, maar het is juist essentieel om mogelijk risico’s in kaar te brengen. Zowel bij aanvang als tijdens de aanbesteding. Alleen dan is vroegtijdig signaleren mogelijk. De projectmanager is niet de enige die mogelijke risico’s kan signaleren. Het is daarom belangrijk dat teamleden de ruimte hebben om kritiek te uiten of hun mening te geven over uitdagingen die je als projectteam tegenkomt. Bij bijna elke aanbesteding zullen er regelmatig mogelijke risico’s ontstaan, maar door een goede voorbereiding en de juiste werkcultuur slaat een projectteam zich hier goed doorheen.

Tip 6: Plan 80% van je agenda vol, hou 20% vrij

Dat werken aan een aanbesteding niet altijd loopt zoals gepland is waarschijnlijk voor de meeste mensen een bekend verhaal. Dat is ook logisch omdat een aanbesteding vaak een complexe uitvraag is met een overeenkomst voor meerdere jaren. Daarom adviseren wij aan alle leden van het projectteam om 80% van de agenda vol te plannen en 20% vrij te houden voor onverwachte zaken. Door deze werkwijze te hanteren behoudt het projectteam haar flexibiliteit om onvoorziene hobbels in het aanbestedingstraject op te vangen binnen de gestelde deadlines.

Tip 7: Heb een eigen leiderschapsstijl

Tot slot hebben we nog een tip specifiek voor de projectmanager. Vindt passie in je project en creëer je eigen stijl! Iedereen werkt toch liever samen met een enthousiaste projectleider die de beste kanten van zijn persoonlijkheid in het project stopt dan met een projectleider die kil en zakelijk is? Misschien dat deze werkhouding in het begin even spannend is, maar je zult zien dat de teamleden dit zullen waarderen en hierdoor meer gemotiveerd raken.

Wij helpen je graag!

Hierboven waren slechts enkele tips voor goed en gestructureerd projectmanagement. Als aanbestedingspartner helpen wij zowel organisaties aan de inschrijfkant als de inkoopkant met dit onderdeel. Ben je benieuwd hoe wij kunnen helpen bij het aanbrengen van structuur in aanbestedingstrajecten? Of heb je gewoon eventjes de behoefte om te sparren over projectmanagement? We helpen je graag! Neem contact met ons op via onderstaand formulier!