Hoe vraag je een verklaring betalingsgedrag aan?

Bij aanbestedingen wordt regelmatig gevraagd om aan te tonen dat een onderneming aan haar fiscale verplichtingen voldoet. De verklaring betalingsgedrag is daarbij een veelgebruikt document. Wat houdt deze verklaring in en hoe vraag je hem aan? In dit artikel leggen we dit stap voor stap uit.

Wat is een verklaring betalingsgedrag?

Een verklaring betalingsgedrag is een document van de Belastingdienst waaruit blijkt of een onderneming op tijd en volledig aan haar fiscale verplichtingen heeft voldaan, zoals het afdragen van loonheffing en omzetbelasting. De verklaring wordt gebruikt om de financiële betrouwbaarheid van een onderneming te onderbouwen, iets wat bij aanbestedingen vaak als uitsluitingsgrond of geschiktheidseis wordt getoetst.

Wanneer is de verklaring nodig?

Aanbestedende diensten vragen de verklaring betalingsgedrag doorgaans op bij de inschrijver aan wie de opdracht voorlopig wordt gegund, om te controleren of er geen sprake is van fiscale uitsluitingsgronden. Ook bij aanbestedingen met onderaannemers of bij ketenaansprakelijkheid kan een verklaring worden gevraagd van meerdere partijen in de keten.

Hoe vraag je de verklaring aan?

De verklaring betalingsgedrag vraag je aan bij de Belastingdienst. Dit kan digitaal via de website van de Belastingdienst of, in specifieke gevallen, schriftelijk. Voor de aanvraag heb je meestal nodig:

• Gegevens van de onderneming
• De periode waarover de verklaring moet gelden
• Eventuele machtiging als de aanvraag namens de onderneming wordt gedaan

De doorlooptijd van de aanvraag varieert, maar houd rekening met enkele werkdagen tot enkele weken, afhankelijk van de complexiteit van het fiscale dossier.

Uitdagingen, aandachtspunten en misverstanden

Een veelvoorkomende valkuil is dat ondernemers pas na de voorlopige gunning beginnen met de aanvraag, terwijl de verwerkingstijd de gestanddoeningstermijn kan overschrijden. Ook wordt wel eens aangenomen dat een schone verklaring altijd voldoende is, terwijl aanbestedende diensten soms ook aanvullende eisen stellen aan de geldigheidsduur of de reikwijdte van de verklaring.

Wat betekent dit in de praktijk?

Door de verklaring betalingsgedrag tijdig aan te vragen, voorkom je vertraging in het gunningsproces en de kans dat je definitief wordt uitgesloten wegens het niet op tijd aanleveren van gevraagde bewijsstukken. Voor ondernemingen die regelmatig inschrijven op aanbestedingen loont het om deze verklaring als vast onderdeel van het inschrijfproces te beschouwen.

Hoe Roger hierbij ondersteunt

Roger begeleidt ondernemingen bij het compleet en tijdig aanleveren van bewijsstukken bij een aanbesteding, waaronder de verklaring betalingsgedrag. Zo voorkom je dat een gewonnen aanbesteding alsnog misloopt door een ontbrekend of te laat document. Onze Tender Support helpt je deze bewijsstukken tijdig op orde te hebben binnen het volledige inschrijfproces.