Wat zijn aanbestedingen en welke soorten zijn er?

Aanbestedingen: dit moet je weten als leverancier

Een aanbesteding is een formeel inkoopproces waarmee (semi-)publieke organisaties opdrachten in de markt zetten. Bedrijven kunnen hierop inschrijven met een voorstel of offerte. Denk aan opdrachten voor de bouw, communicatie, ICT of consultancy. Aanbestedingen moeten eerlijk, transparant en objectief verlopen. Voor leveranciers is het een kans op mooie, langdurige opdrachten, mits je weet welk type aanbesteding het is en hoe je erop inspeelt.

Waarom zijn aanbestedingen nodig?

Aanbestedingen zijn verplicht voor (semi-)publieke organisaties bij opdrachten boven bepaalde drempelbedragen. Ze dienen twee doelen:

Publiek belang: aanbestedingen zorgen dat belastinggeld doelmatig, transparant en rechtmatig wordt besteed. Door vaste procedures te volgen, worden willekeur en belangenverstrengeling voorkomen en kan de overheid verantwoorden waarom een opdracht aan een specifieke partij wordt gegund. Dit versterkt vertrouwen in de overheid en garandeert dat publieke middelen zorgvuldig worden ingezet.

Ondernemersbelang: aanbestedingen creëren een eerlijk speelveld. Alle partijen, groot én klein, krijgen gelijke kansen om mee te dingen. Dit stimuleert innovatie, samenwerking en gezonde concurrentie. Voor bedrijven biedt het de mogelijkheid om via een duidelijke procedure opdrachten te verwerven die anders misschien buiten bereik zouden blijven.

Zo verenigt het aanbestedingsproces het publieke belang met ondernemerschap kansen: transparantie en verantwoording aan de ene kant, innovatie en concurrentie aan de andere kant.

De belangrijkste soorten aanbestedingen

Er bestaan verschillende soorten aanbestedingsprocedures, elk met eigen kenmerken. Hieronder lichten we de meest voorkomende toe:

Openbare aanbesteding

Iedere geïnteresseerde leverancier mag een inschrijving indienen. Er is geen voorselectie. Dit type wordt vaak gebruikt bij opdrachten boven de Europese drempelbedragen. Het voordeel: maximale openheid en marktwerking. Het nadeel: hoge concurrentie, dus een scherpe offerte en een onderscheidend plan zijn essentieel.

Niet-openbare aanbesteding

Deze procedure bestaat uit twee fases. Eerst mogen geïnteresseerde partijen zich aanmelden. Op basis van selectiecriteria kiest de opdrachtgever een beperkt aantal leveranciers (vaak 5) die mogen inschrijven. Het voordeel: minder concurrentie en meer focus op kwaliteit. Ideaal voor complexe of specialistische opdrachten.

Meervoudig onderhandse aanbesteding

De opdrachtgever nodigt meerdere (meestal 3 tot 5) partijen uit om een offerte in te dienen. Er is geen openbare publicatie. Deze vorm is toegestaan bij opdrachten onder de Europese drempels. Sneller en laagdrempeliger dan een openbare procedure, maar alleen toegankelijk als je wordt uitgenodigd.

Enkelvoudig onderhandse aanbesteding

De eenvoudigste vorm: één partij wordt rechtstreeks gevraagd een offerte uit te brengen. Dit mag alleen bij kleinere opdrachten onder een bepaalde waarde. Er is geen concurrentie en geen publicatie. Handig bij spoed of bij een bestaande relatie, maar transparantie moet altijd gewaarborgd blijven.

Versnelde procedure

Bij onverwachte of spoedeisende situaties, zoals bij crisissituaties of incidenten mag een aanbesteding in kortere termijnen worden doorlopen. Denk aan het leveren van beschermingsmiddelen, software of tijdelijke diensten. Het proces is vergelijkbaar met de reguliere openbare of niet-openbare procedure, maar dan in sneltreinvaart.

Mededingingsprocedure met onderhandeling

De opdrachtgever stelt eisen en doelstellingen vast, maar wil ruimte voor onderhandeling met inschrijvers over details van de oplossing of prijs. Wordt vaak ingezet bij complexe opdrachten waarvoor geen standaardoplossing bestaat. Deze procedure biedt flexibiliteit, maar vereist goede voorbereiding en inhoudelijke kennis van zaken.

Concurrentiegerichte dialoog

Bij zeer complexe projecten (zoals IT-systemen of infrastructuur) weet de opdrachtgever nog niet precies wat de beste oplossing is. In de eerste fase gaan partijen in dialoog om samen tot een richting te komen. Daarna mogen geselecteerde partijen een definitieve aanbieding doen. Deze vorm stimuleert innovatie en samenwerking, maar vraagt ook veel van zowel opdrachtgever als inschrijver.

Hoe weet je welk type aanbesteding wordt gebruikt?

In de aanbestedingsstukken (zoals de aankondiging en het selectiedocument) staat altijd vermeld welk type procedure wordt gevolgd. Let goed op zaken als termijnen, selectiecriteria en de aanwezigheid van een dialoogfase. Elk type procedure vraagt om een andere aanpak, strategisch én praktisch.

Wil jij inschrijven op aanbestedingen die bij je passen?

Roger consultants begrijpen als geen ander dat inschrijven op een (Europese) aanbesteding complex is. Succesvol winnen vraagt om expertise, daadkracht en focus. Benieuwd hoe wij deze kwaliteiten in de praktijk inzetten?

Samenwerken aan je volgende tender? Plan een kennismaking. Neem contact op