DigiInkoop is weg. Wat betekent dat voor leveranciers in 2025?

Kai Winkel

Consultant

Veel leveranciers hebben nooit direct met DigiInkoop gewerkt, maar hebben wel de gevolgen ervan gemerkt. Jarenlang was DigiInkoop het onzichtbare systeem achter bestellingen, contractregistratie en factuurafhandeling bij het Rijk. Omdat het vooral intern werd gebruikt, is de uitfasering relatief geruisloos voorbijgegaan. Maar de impact? Die is groot! En juist daarom verdient dit onderwerp nu aandacht: de systemen zijn veranderd, maar veel organisaties zijn nog bezig hun manier van werken daarop aan te passen.

Van centraal naar decentraal
Tot 2023 werkte het Rijk grotendeels met één centraal systeem. Dat paste niet meer binnen de nieuwe rijksbrede architectuur. Daarom is DigiInkoop uitgefaseerd en zijn ministeries overgestapt op hun eigen inkoopoplossingen. Die verschillen per ministerie, maar ze moeten allemaal werken via dezelfde centrale voorzieningen: Digipoort, het Peppol-netwerk en het Centraal Leveranciersportaal.

De technische omslag is afgerond. Maar het bredere digitaliseringsprogramma loopt tot en na 2025 door, en dat merkt de leverancier vooral in de dagelijkse praktijk.

Waar leveranciers vandaag tegenaan lopen

‍De techniek staat, maar nu begint het echte werk: functioneren binnen die nieuwe digitale keten. In de praktijk betekent dat voor leveranciers:

· Aansluiten vanuit eigen systemen op Peppol.

· Correcte uitwisseling van e-facturen, e-orders en statusberichten.

· Het leveranciersportaal gebruiken als centrale ingang.

Dit raakt niet alleen IT, maar ook administratie, finance, inkoop, planning, contractmanagement en soms zelfs de inrichting van ERP-systemen.

Verschillen in de praktijk
‍In theorie werkt alles uniform. In de praktijk ziet het er anders uit. Ministeries gebruiken verschillende inkoopoplossingen, zolang ze maar dezelfde standaarden volgen. Daardoor verloopt de keten bij het ene ministerie net wat anders dan bij het andere. De verplichtingen zijn gelijk, maar de ervaring niet altijd. Voor leveranciers betekent dit maar één ding: je moet zelf controleren of je processen, software en werkwijze echt aansluiten op hoe het Rijk vandaag werkt.

Waarom dit direct raakt aan een inschrijving
En dit is precies het punt waar aanbestedingen en uitvoering elkaar raken. Het is geen detail voor na gunning. Wie een rijksopdracht wint, moet vanaf dag één kunnen werken binnen deze digitale keten. En die eisen kunnen onderdeel zijn van de inschrijving.

Digitaliseringsvereisten kunnen terugkomen in:

· Geschiktheidseisen, zoals verplicht kunnen factureren via Peppol.

· Het Programma van Eisen, met verplichte berichtstromen of portaalgebruik.

· Contracteisen of SLA-afspraken.

· Kwalitatieve gunningscriteria, bijvoorbeeld rondom facturatieprocessen, rapportages of communicatie.

Ook als het niet expliciet staat opgeschreven, werkt het Rijk wél op deze manier. Dat maakt digitale volwassenheid een voorwaarde om succesvol te kunnen leveren.

Wat betekent dit concreet voor leveranciers?
Afhankelijk van hoe je vandaag werkt, kan dit impact hebben op:

· Administratieve processen – andere formats, andere routes, gestructureerd berichtenverkeer.

· Finance – facturen lopen via Peppol, mét de juiste coderingen

· IT-koppelingen – ERP-systemen moeten aansluiten op Peppol of het Centraal Leveranciersportaal.

· Contractmanagement – statusberichten en orders verlopen anders dan voorheen.

· Interne samenwerking – sales, finance en uitvoering moeten dezelfde digitale standaarden volgen.

Wie dit te laat oppakt, krijgt frictie na gunning. En precies daar kunnen inschrijvers zich onderscheiden: door te laten zien dat je klaar bent om zonder vertraging aan te sluiten op de digitale keten van het Rijk.

De digitale werkelijkheid na gunning vraagt voorbereiding
Roger ziet digitalisering niet als een IT-thema, maar als een integraal onderdeel van contractuitvoering. Wij helpen leveranciers niet alleen om inschrijvingen te winnen, maar ook om hun processen en samenwerking af te stemmen op hoe rijksinkoop vandaag digitaal is ingericht.

Benieuwd wat dit betekent voor jouw organisatie of lopende aanbestedingen? Neem gerust contact met ons op. We denken graag mee.

‍