Eerst het plaatje, dan het praatje

Door Yoeri Pfaff

Consultant

In veel aanbestedingen klinkt een idee goed in woorden. “We richten een flexibele schil in” “We zorgen voor een gestructureerd proces” “De omgeving heeft bij ons nooit last van hinder”. Ze klinken goed en geven richting aan wat je wilt aanbieden. Maar probeer het eens uit te tekenen. Vaak blijkt dan dat het idee nog niet klopt, nog niet volledig is, of niet past bij de opdrachtgever of opgave.

Sinds ik dat doorheb, begin ik nooit meer met schrijven. Eerst tekenen. En geloof me: je hoeft er geen kunstenaar te zijn. Alleen iemand die helder wil denken.

De valkuil van alleen het praatje

In tenderteams beginnen we vaak met praten en al snel gaan we schrijven: er wordt een brainstorm georganiseerd, ideeën opgehaald en uitgewerkt in een eerste versie van het plan. Hierbij kun je twee uitdagingen tegenkomen:

• In brainstorms lopen gesprekken vast omdat we elkaar niet begrijpen of het blijft bij abstracte termen.
• Bij het uitschrijven van de ideeën kom je erachter dat ze nog niet kloppen.

Dit komt niet alleen omdat woorden verschillend worden geïnterpreteerd. Het zit dieper: met woorden alleen zie je niet waar de gaten zitten. Een idee kan op zichzelf goed klinken, maar nog losstaan van de context. De context van de opdrachtgever, de opgave of het proces/de omgeving waarin het moet landen. Pas als je het probeert te tekenen, zie je of het logisch is, of het past en of er misschien iets mist.

Eerst tekenen om samen na te denken

Zodra je iets visualiseert kun je er samen aan sleutelen. Je ziet het idee letterlijk voor je en kunt het in de juiste context plaatsen. In brainstorms kun je met een simpele schets of proceslijn richting geven aan de juiste discussie. Neem de eerdere voorbeelden:

• “Een flexibele schil inrichten”? Teken het organogram. Hoe ziet die schil eruit en hoe verhoudt die zich tot de rest van het team?

• “Een gestructureerd proces”? Teken het vertrekpunt en werk stap voor stap naar het einddoel. Stel onderweg vragen: welke randvoorwaarden stelt de opdrachtgever, wat maakt dit proces gestructureerd?

• “De omgeving heeft bij ons nooit last”? Leg een Google Maps-screenshot op tafel en teken het project erin. Doorloop de werkzaamheden en verken de raakvlakken met de omgeving. Dan blijkt meestal dat er wél iets van hinder is en juist die inzichten leiden tot realistische maatregelen.

Zo wordt het plaatje niet alleen een eindproduct, maar ook een denktool om samen tot een concreet verhaal te komen.

De kracht van het plaatje zelf

Een goed plaatje zegt meer dan 1.000 woorden. In aanbestedingen is dat niet anders! Visualisaties geven een plan structuur, scherpte en herkenbaarheid. Ze maken het verhaal begrijpelijker voor de lezer en dat is een belangrijk doel van tenderen: je slimme boodschap moet wel landen bij de beoordelaar.

Het mooie is: als je al in de brainstormfase begint met tekenen, ontstaan de visuals voor je plan bijna vanzelf. Vaak gebruik ik bijvoorbeeld processchema’s om een ontwerp- of uitvoeringsproces te laten zien, organogrammen voor teamsamenstellingen, planningen die óók helpen om het plan van aanpak concreet te maken en situatietekeningen voor de bouwplaats inrichting of het omgevingsmanagement.

Dat visuele werken vraagt wat oefening, maar bij Roger zit het er al goed in.

Hoe wij dit doen bij Roger

Tekenen is bij Roger een vanzelfsprekend onderdeel van het tenderproces: vanaf de eerste kick-off tot en met de definitieve versie van het plan. Als het even kan, tekenen we eerst. Ook bij het uitwerken van input doe ik regelmatig een stapje terug: eerst het plaatje, dan het praatje. Zodra het klopt, ga ik schrijven.

Je snapt hoe blij ik word van een groot whiteboard in een brainstormruimte. Samen denken en tekenen leidt altijd tot sterkere plannen.

Zelf aan de slag? Zo begin je!

• Word: Gebruik SmartArt om snel processen of organogrammen te schetsen.
• PowerPoint: Elke dia is een leeg tekenblad vol iconen en vormen. Perfect voor een eerste visual, later door de vormgever eenvoudig op te maken in een strakke stijl voor in het plan.
• Miro: Het digitale whiteboard vol templates en samenwerkingsfuncties. Ideaal voor interactieve brainstorms.
• IPad of een stuk papier: Snel even schetsen en laten zien wat je bedoelt.

Geloof je in het idee maar weet je niet waar te beginnen? We denken (of eigenlijk tekenen) graag met je mee. Eén plaatje is soms al het startpunt van een winnend plan!

Tot slot

Ik besef me nu dat dit één groot praatje zonder plaatje is geworden. Eigenlijk ontkom ik er niet aan om ook wat te laten zien. Helaas kan ik geen visuals uit tenders delen – geheim is geheim – maar met een paar snelle penstreken is zo een voorbeeld gemaakt. Zelfs voor deze blog begon ik met tekenen: eerst de structuur, daarna de tekst.

Werken bij Roger

Jouw toekomstige werkgever?

Roger is per direct opzoek naar kersverse Rogers die ons team komen versterken en doorgroeien tot een echte Tenderbaas!

Bekijk onze vacatures