Grip op je aanbesteding: Wat het winterweer ons leert over aanbesteden

De afgelopen dagen leek Nederland even stil te staan. Een paar centimeter sneeuw en wat ijzel waren genoeg om het land te ontregelen: uitgevallen treinen, geblokkeerde wegen en agenda’s die volledig in de soep liepen. Op social media regende het frustraties: “Hoe kan dit nou, het is toch winter?” en “Waarom zijn we hier niet op voorbereid?”

Die verontwaardiging is een perfecte spiegel voor de wereld van aanbestedingen. Ook daar weten we vaak al weken van tevoren wat eraan komt. De publicatie staat op TenderNed, de deadlines zijn bekend en de eisen staan zwart op wit. Toch voelt het voor veel organisaties alsof de storm altijd plotseling losbarst.

Inschrijven op een aanbesteding vergt de nodige voorbereiding

Net als op de snelweg bij gladheid blijkt vaak: het probleem is zelden het weer zelf. Het probleem is dat we ons gedrag en onze processen niet tijdig hebben aangepast aan de omstandigheden.

Inschrijven op een aanbesteding is geen zomerse autorit; het is winterwerk. Wie dat vergeet, gaat glijden. Soms heel langzaam, soms spectaculair, maar bijna altijd op een manier die te voorkomen was.

Voorbereiden op een aanbesteding is meer dan het weerbericht lezen

Het mooie (en pijnlijke) van winterweer is dat het zelden onverwacht komt. De weersverwachting waarschuwde al dagen. Toch rijden er mensen op zomerbanden en blijken draaiboeken vooral theoretisch. Bij aanbestedingen zien we hetzelfde patroon. Ondanks de planning worden teams vlak voor de deadline overvallen door:

• Ontbrekende verklaringen of handtekeningen.
• Onduidelijke vertaling van de gunningscriteria.
• Een gebrek aan een scherpe propositie.
• Last-minute discussies over verantwoordelijkheden.

Dit gebeurt niet omdat niemand de publicatie zag, maar omdat voorbereiding iets anders is dan alleen het weerbericht lezen.

De meeste schade zit in de kleine remmomenten

Grote kettingbotsingen ontstaan zelden door één gigantische fout. Het zijn de duizenden kleine remmomenten: iemand die schrikt, iemand die net te laat reageert. Bij aanbestedingen is dat niet anders. Inschrijvingen sneuvelen vaak niet op de grote strategie, maar op de details: een verkeerd bestandsformat, een vergeten bijlage of een net niet scherp genoeg geformuleerd antwoord.

In de laatste dagen voor een deadline win je niets meer met snelheid. Je wint met rust, structuur en grip.

Zo maak je jouw organisatie winterklaar

Wil je niet elke keer verrast worden door gladheid en stress? Neem je aanbestedingsproces dan net zo serieus als een winterse autorit met deze 6 tips:

1. Leg je winterbanden klaar: Zorg dat je bewijsstukken (referenties, certificaten, KPI’s) altijd actueel klaarliggen. Niet zoeken onder druk, maar direct pakken.
2. Check de weersverwachting: Doe een eerlijke go/no-go. Past deze tender bij je strategie en capaciteit, of stap je alleen in omdat je denkt dat het "moet"?
3. Strooi preventief: Begin direct met compliance. Werk met vaste checklists en reviewmomenten om uitglijders te voorkomen die je achteraf niet meer kunt herstellen.
4. Rijd defensief: Blijf op de weg: volg de gunningscriteria strikt. Beantwoord precies wat er gevraagd wordt en onderbouw elke claim die je maakt.
5. Houd je ruiten schoon: Laat iemand met frisse ogen meekijken. Een buitenstaander ziet vaak precies waar het nog mistig is in je tekst.
6. Evalueer elke rit: Of je nu wint of verliest: analyseer waarom. Elke evaluatie is de uitrusting voor je volgende succesvolle inschrijving.

Meer grip nodig?

Niet degene met de meeste haast wint de aanbesteding, maar degene met de beste grip. Kunnen jullie wel wat extra grip gebruiken bij het winnen van jullie volgende tender? Neem dan zeker contact met ons op via het contactformulier of doe ons een belletje!

Denise Schellart-Groeneweg
Consultant