Het logboek: onmisbaar bij de voorbereiding van een aanbesteding

Door Eline Aarts

Consultant

Een aanbesteding staat of valt met de voorbereiding. Juist in deze fase wordt de basis gelegd voor een soepel proces, een eerlijk speelveld en een succesvolle samenwerking met de markt. Toch verloopt de voorbereidingsfase in de praktijk vaak minder gestructureerd dan wenselijk. Overleggen volgen elkaar op, er worden aannames gedaan en documenten aangepast. Maar waar worden deze keuzes vastgelegd? Zonder logboek verdwijnen besluiten vaak in losse notulen of in het geheugen van enkele betrokkenen. Precies hier maakt een logboek voor aanbestedingen het verschil.

Waar het vaak schuurt zonder logboek

Een aanbestedende dienst wil zorgvuldig omgaan met publiek geld, transparant zijn richting markt en achteraf kunnen aantonen dat alles rechtmatig is verlopen. Zonder logboek ontstaat er al snel een grijs gebied:

• Waarom is die selectie-eis zo scherp geformuleerd?

• Op welke grond is besloten om een vraag niet te beantwoorden in de Nota van Inlichtingen?

• Wie heeft ingestemd met de gunningscriteria?

Als dit niet netjes gedocumenteerd is, wordt het achteraf lastig om het proces te verantwoorden – richting interne controle, de rekenkamer of zelfs de rechter. Dan schuurt de praktijk met de bedoeling.

Van versnippering naar structuur

Aanbestedende diensten balanceren voortdurend tussen zorgvuldigheid en werkbaarheid. Er moet tempo gemaakt worden, maar fouten of onduidelijkheden kunnen grote gevolgen hebben. Zeker wanneer meerdere disciplines of zelfs meerdere aanbestedende diensten samenwerken, dreigt versnippering. Een logboek in de voorbereiding van aanbestedingen doorbreekt dit patroon en maakt alle stappen traceerbaar.

Wat een logboek oplevert voor aanbestedende diensten

Een logboek is geen administratieve ballast, maar een instrument dat direct waarde toevoegt. Het helpt bij:

Transparantie borgen: Elke stap is herleidbaar, van eerste concept tot gunningsbesluit.

Risico’s beheersen: Afwijkingen, dilemma’s en gekozen oplossingen zijn vastgelegd.

Kennis vasthouden: Bij teamwisselingen of toekomstige aanbestedingen.

Efficiëntie vergroten: Iedereen werkt vanuit één bron, minder dubbel werk en discussie.

Juridische zekerheid versterken: Bij bezwaar of beroep ligt de onderbouwing zwart op wit klaar.

Succesfactoren voor een goed logboek

Een logboek werkt alleen als het eenvoudig en consequent wordt gebruikt. Beste praktijken zijn onder andere:

Structuur: Kolommen voor datum, onderwerp, besluit, verantwoordelijke en vervolgactie.

Toegankelijkheid: Een gedeelde omgeving waar iedereen bij kan (bijvoorbeeld Teams of een aanbestedingstool).

Eigenaarschap: Één coördinator (bijvoorbeeld de projectleider) bewaakt volledigheid en actualiteit.

Focus op de “waarom”: Leg vast waarom een keuze is gemaakt, niet alleen dát er een keuze is.

Voorbeeld uit de praktijk

Bij een gemeente werd tijdens de voorbereidingsfase een logboek ingezet om discussies rond gunningscriteria vast te leggen. Verschillende afdelingen hadden uiteenlopende wensen: techniek wilde innovatie belonen, financiën wilde strakker sturen op prijs. Door argumenten en besluiten systematisch vast te leggen, ontstond er rust én duidelijkheid naar de markt. Toen later een inschrijver bezwaar maakte tegen de gunningsverdeling, kon de gemeente dankzij het logboek aantonen dat keuzes zorgvuldig en weloverwogen tot stand waren gekomen.

Conclusie: meer grip op de voorbereidingsfase in aanbestedingen

Voor aanbestedende diensten is het logboek een onmisbaar instrument om grip te houden op de voorbereidingsfase van een aanbesteding. Het maakt processen transparant, versterkt de juridische positie en legt een stevig fundament voor een soepele uitvoering. Een aanbesteding is meer dan een procedure: het is het begin van samenwerking met de markt. Met een logboek toon je aan dat je zorgvuldig, transparant en professioneel handelt.

Sparren over aanbestedingen?

Wil je weten hoe een logboek jullie aanbestedingsproces kan verbeteren? Of zoek je hulp bij inschrijven op een aanbesteding? Laat je gegevens achter via het formulier hieronder. Wij denken graag mee.

Werken bij Roger

Jouw toekomstige werkgever?

Roger is per direct opzoek naar kersverse Rogers die ons team komen versterken en doorgroeien tot een echte Tenderbaas!

Bekijk onze vacatures