Stop met inschrijven op aanbestedingen die je toch niet wint

Een interessante aanbesteding gevonden? Dan is de verleiding groot om direct aan de slag te gaan met de inschrijving. Toch zien we in de praktijk dat organisaties vaak te snel besluiten om mee te doen.

Dat is begrijpelijk. Een aanbesteding vertegenwoordigt vaak een interessante omzetkans en niemand wil een potentiële opdracht laten lopen. Tegelijkertijd kost een inschrijving veel tijd, capaciteit en geld. Juist daarom is het belangrijk om vooraf kritisch te beoordelen of een aanbesteding daadwerkelijk kansrijk is.

Wij zien regelmatig dat organisaties vooral kijken naar de omvang van de opdracht en de potentiële omzet, terwijl factoren zoals de beoordelingssystematiek, referentie-eisen of contractuele risico’s minder aandacht krijgen. Het gevolg? Veel tijd wordt geïnvesteerd in aanbestedingen waarvan de winkans eigenlijk al beperkt is.

Een goede Go/No-Go-analyse helpt om betere keuzes te maken. Deze vijf vragen mogen daarbij niet ontbreken.

‍

1. Past de prijs-kwaliteitverhouding bij onze organisatie?

Niet iedere aanbesteding sluit aan bij de manier waarop jouw organisatie zich positioneert. Wanneer prijs voor 70% of 80% meetelt in de beoordeling, wordt het lastig om te winnen als jouw organisatie zich onderscheidt op kwaliteit, service of specialistische kennis. Andersom geldt hetzelfde voor organisaties die vooral op prijs concurreren.

Kijk daarom kritisch naar de beoordelingssystematiek. Past deze bij jullie sterke punten? Of weet je vooraf al dat je op een belangrijk onderdeel niet kunt concurreren?

2. Hebben we de juiste referenties en ervaring?

Aanbestedende diensten vragen vaak om aantoonbare ervaring met vergelijkbare opdrachten. Daarbij gaat het niet alleen om het hebben van een referentie, maar vooral om de vraag of deze daadwerkelijk aansluit bij de opdracht.

Kun je de gevraagde ervaring aantonen? Zijn er meetbare resultaten beschikbaar? En sluiten jullie referenties logisch aan op de uitvraag? Wij zien regelmatig dat organisaties referenties met veel creativiteit passend proberen te maken. Dat is meestal een signaal dat de aansluiting niet sterk genoeg is.

3. Hoe groot is de werkelijke kans op gunning?

Een aanbesteding kan aantrekkelijk lijken, maar dat betekent niet automatisch dat de winkans groot is. Dit zien we vooral bij raamovereenkomsten. Een plek in een raamovereenkomst klinkt interessant, maar hoeveel opdrachten levert die plek uiteindelijk op? En hoe worden die opdrachten verdeeld?

Kijk daarom verder dan alleen de initiële gunning. Analyseer hoeveel partijen worden gecontracteerd, hoe minicompetities worden georganiseerd, wat het daadwerkelijke verdienpotentieel is en of jouw organisatie realistisch gezien tot de best scorende partijen behoort.

4. Wat vertelt de Nota van Inlichtingen?

De Nota van Inlichtingen geeft vaak waardevolle inzichten in de aanbesteding én in de markt. Het aantal vragen, terugkerende thema’s en de antwoorden van de aanbestedende dienst kunnen veel informatie geven. Zo wordt soms duidelijk dat bepaalde eisen worden aangepast, dat er nog onduidelijkheden bestaan of dat meerdere marktpartijen tegen dezelfde knelpunten aanlopen.

Daarnaast kun je uit de Nota van Inlichtingen vaak een inschatting maken van de concurrentie en zien welke onderwerpen voor andere inschrijvers belangrijk zijn. Nieuwe informatie uit de Nota van Inlichtingen kan een goede reden zijn om een eerdere Go-beslissing opnieuw tegen het licht te houden. Lees de Nota van Inlichtingen daarom zorgvuldig en stel de juiste vragen.

5. Zijn de risico's en benodigde capaciteit acceptabel?

Een opdracht winnen is mooi, maar alleen wanneer deze ook succesvol uitgevoerd kan worden. Kijk daarom verder dan alleen de omzetkansen en analyseer de risico's. Denk aan:

• Beschikbare capaciteit
• Contractuele verplichtingen
• Aansprakelijkheden
• Boeteclausules
• Haalbaarheid van de planning

Een opdracht die commercieel aantrekkelijk lijkt, kan in de praktijk meer risico's met zich meebrengen dan vooraf zichtbaar zijn.

‍

Conclusie: een slimme inschrijving begint met de juiste keuze

Wat hierbij vaak vergeten wordt, is dat een No-Go-beslissing geen gemiste kans hoeft te zijn. Organisaties die selectiever inschrijven, behalen vaak een hogere winratio en zetten hun capaciteit effectiever in. Een goede Go/No-Go-analyse helpt organisaties om de juiste keuzes te maken en hun tijd en capaciteit te richten op aanbestedingen die het beste aansluiten bij hun kennis, ervaring en strategische doelen.

‍

Twijfel je of een aanbesteding kansrijk is voor jouw organisatie?

Roger helpt organisaties dagelijks met Go/No-Go-analyses, risicoanalyses en strategisch aanbestedingsadvies. Zo weet je vooraf waar je aan toe bent en maak je beter onderbouwde keuzes.