Waarom dialoog het verschil maakt: Van 'juridisch dichtgetimmerd' naar een succesvolle aanbesteding

Het is een patroon dat veel inkopers zullen herkennen: aanbestedingen die “boekhoudkundig” perfect verlopen. Er waren strakke planningen, zorgvuldig opgestelde stukken en de gunningssystematiek was objectief en transparant. Geen bezwaar, geen procedures en geen juridische ruis. Een droomscenario, toch? En toch… een jaar later blijken juist deze contracten regelmatig problematisch. Escalaties, teleurstelling, bijsturing, meerwerk en onvrede. Het zijn samenwerkingen die structureel onder spanning staan. Wat hier misgaat, zie je zelden terug in evaluaties. Maar het gebeurt, en ik zie het steeds vaker.

De valkuil van de juridische focus

In de praktijk worden veel aanbestedingen ontworpen alsof het primaire doel is: een onaanvechtbare gunningsbeslissing. Dat is begrijpelijk, maar een aanbesteding is geen juridisch eindpunt. Het is het begin van een langdurige relatie; daar leg je het fundament voor het partnerschap.

De aanbestedingen die ik veel tegenkom zijn perfect ingericht om:

• Bezwaarprocedures te voorkomen;
• Risico’s af te dekken;
• Controle te houden.

Ze zijn echter nauwelijks gericht om samenwerking te laten ontstaan, vertrouwen op te bouwen, eigenaarschap te creëren en ruimte te laten voor dialoog.

Kwaliteit ontstaat niet door controle, maar door betrokkenheid

Als je kijkt naar verschillende aanbestedingsstukken, valt vaak hetzelfde patroon op. De teksten staan vol met: “Opdrachtnemer dient…”, “Niet toegestaan is…” en “Bij afwijking volgt…”.

Veel minder zie ik hoe partijen samen leren, hoe succes samen wordt gedefinieerd of hoe de opdrachtgever en de aanbieders elkaar helpen om beter te worden. Leveranciers leveren wat gevraagd is en opdrachtgevers krijgen wat is uitgevraagd. En toch missen beide vaak wat eigenlijk bedoeld werd. Na gunning loopt het contract wel, maar de samenwerking hapert.

De meeste van deze aanbestedingen “falen” niet bij gunning. Ze falen bij het ontwerp. Niet door een juridische fout, maar door een denkfout: “Als we alles dichttimmeren, krijgen we kwaliteit.” Wat mij betreft ontstaat kwaliteit niet door controle. Kwaliteit ontstaat door betrokkenheid. Door dialoog tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Door ruimte om samen slimmer te worden dan de aanbestedingsstukken ooit kunnen beschrijven.

De kracht van dialooggerichte aanbestedingen

Daarom ben ik als inkoper zo’n groot voorstander van dialooggerichte aanbestedingen. Niet omdat ze “zachter” zijn, maar juist omdat ze eerlijker en effectiever zijn. Ze erkennen dat complexe vraagstukken zich niet laten vangen in dichtgetimmerde eisen, KPI’s en juridische zekerheden alleen. In plaats daarvan maken ze ruimte voor het gesprek: over intenties, dilemma’s, risico’s en wederzijdse verwachtingen.

In een dialooggerichte aanbesteding verschuift de focus:

• Van: Wie voldoet het beste aan de eisen?
• Naar: Wie begrijpt het vraagstuk het diepst en is bereid daarin verantwoordelijkheid te nemen?

Dat vraagt iets van beide kanten. Van opdrachtgevers vraagt het lef om niet alles vooraf vast te leggen en om kwetsbaar te zijn over wat nog niet helder is. Van opdrachtnemers vraagt het meer dan een goed geschreven plan: het vraagt oprechte betrokkenheid, luistervermogen en de bereidheid om mee te denken, ook als dat schuurt.

Meer eigenaarschap en innovatie tijdens de looptijd

Wat ik in de praktijk zie, is dat dit loont. Tijdens de aanbesteding ontstaat al een gelijkwaardiger gesprek. Partijen leren elkaar kennen voorbij de papieren werkelijkheid. Er is ruimte om aannames te toetsen, om samen risico’s te verkleinen en om oplossingen te verkennen die anders nooit op tafel waren gekomen. De kwaliteit zit dan niet alleen in het eindvoorstel, maar in het gezamenlijke denkproces dat eraan voorafgaat.

En misschien nog belangrijker: dat effect stopt niet bij gunning. In de looptijd van de overeenkomst zie ik bij dit soort trajecten meer eigenaarschap, meer vertrouwen en meer bereidheid om samen bij te sturen als de praktijk daarom vraagt. Problemen worden eerder besproken, niet verstopt achter contractuele kaders. Innovatie krijgt daadwerkelijk ruimte, omdat de relatie al is gebaseerd op dialoog in plaats van wantrouwen.

Hulp nodig bij innovatief aanbesteden?

Benieuwd of we jullie kunnen voorzien van passend en innovatief inkoopadvies of wil je hulp bij het inschrijven op een aanbesteding? Laat je gegevens achter via het onderstaande formulier. We komen graag met je in contact!