Samenwerken met een onderaannemer bij een tender

Niet elke inschrijver kan of wil alle onderdelen van een opdracht zelf uitvoeren. Samenwerken met een onderaannemer is dan een veelgebruikte oplossing. Hoe werkt dit binnen een aanbesteding en waar moet je op letten? In dit artikel leggen we dit stap voor stap uit.

Wat is een onderaannemer binnen een tender?

Een onderaannemer is een partij die door de inschrijver wordt ingeschakeld om een deel van de opdracht uit te voeren, terwijl de inschrijver zelf de hoofdverantwoordelijkheid richting de aanbestedende dienst behoudt. Dit wordt ook wel onderaanneming genoemd en verschilt van een combinatie, waarbij meerdere partijen samen als één inschrijver optreden en gezamenlijk verantwoordelijk zijn.

Wanneer schakel je een onderaannemer in?

Een onderaannemer wordt vaak ingeschakeld wanneer een inschrijver niet aan alle geschiktheidseisen kan voldoen met de eigen organisatie, of wanneer specifieke expertise of capaciteit ontbreekt. Door een onderaannemer in te zetten en, waar nodig, gebruik te maken van derdenverklaringen in het UEA, kan de inschrijver alsnog aan de gestelde eisen voldoen.

Waar moet je op letten bij inschrijven met een onderaannemer?

Bij het inschrijven met een onderaannemer zijn de volgende punten belangrijk:

• Controleer of de aanbestedingsstukken onderaanneming toestaan en onder welke voorwaarden
• Zorg voor een heldere verdeling van taken en verantwoordelijkheden tussen inschrijver en onderaannemer
• Neem indien nodig een derdenverklaring op om geschiktheid te onderbouwen
• Leg de afspraken met de onderaannemer contractueel vast voordat de inschrijving wordt ingediend

Een bidmanager kan hierbij helpen door deze afspraken tijdig te coördineren.

Uitdagingen, aandachtspunten en misverstanden

Een veelvoorkomend misverstand is dat het inschakelen van een onderaannemer altijd zonder gevolgen kan gebeuren. Sommige aanbestedende diensten stellen beperkingen aan het percentage van de opdracht dat mag worden uitbesteed, of vragen om vooraf toestemming voor het wisselen van onderaannemer tijdens de looptijd van het contract.

Wat betekent dit in de praktijk?

Voor inschrijvers betekent samenwerken met een onderaannemer dat zij toegang krijgen tot aanvullende expertise of capaciteit, maar dat zij verantwoordelijk blijven voor de kwaliteit en uitvoering van de gehele opdracht. Een goede voorbereiding en heldere afspraken zijn daarom essentieel.

Hoe Roger hierbij ondersteunt

Roger adviseert inschrijvers over de juiste inzet van onderaannemers binnen een tender, van het controleren van de mogelijkheden in de aanbestedingsstukken tot het opstellen van heldere samenwerkingsafspraken. Neemt ons Remote Tender Team het volledige tenderproces over, dan coördineren wij deze samenwerkingsafspraken direct mee.