Wat is het proportionaliteitsbeginsel?

Eisen en criteria in een aanbesteding moeten in verhouding staan tot de opdracht. Dit is het proportionaliteitsbeginsel. Wat betekent dit precies en waarom is het zo belangrijk? In dit artikel leggen we dit stap voor stap uit.

Wat is het proportionaliteitsbeginsel?

Het proportionaliteitsbeginsel is een van de kernbeginselen van het aanbestedingsrecht, vastgelegd in de Aanbestedingswet, en houdt in dat de eisen, voorwaarden en criteria die een aanbestedende dienst stelt, in redelijke verhouding moeten staan tot de aard en omvang van de opdracht. Het beginsel is verder uitgewerkt in de Gids Proportionaliteit, die aanbestedende diensten praktische handvatten geeft bij het opstellen van geschiktheidseisen en gunningscriteria.

Wanneer speelt proportionaliteit een rol?

Proportionaliteit speelt een rol bij bijna elk onderdeel van een aanbesteding: van de gestelde omzeteisen en referentie-eisen tot de hoogte van eventuele boeteclausules en de omvang van de gevraagde documentatie. Een veelgebruikte vuistregel uit de Gids Proportionaliteit is dat de gevraagde jaaromzet van een inschrijver niet meer dan drie keer de opdrachtwaarde mag bedragen, tenzij dit goed te motiveren is. Ook bij de keuze voor een onderhandse aanbesteding speelt proportionaliteit een rol.

Hoe herken je disproportionele eisen?

Signalen dat een eis mogelijk disproportioneel is, zijn onder andere:

• De gevraagde referenties of ervaring sluiten vrijwel alle marktpartijen behalve de zittende leverancier uit
• Financiële eisen staan niet in verhouding tot de opdrachtwaarde of het risico
• Boeteclausules of aansprakelijkheidseisen zijn extreem hoog vergeleken met de opdrachtwaarde
• Gevraagde documentatie is onnodig omvangrijk voor de aard van de opdracht

Uitdagingen, aandachtspunten en misverstanden

Een veelvoorkomend misverstand is dat elke hoge eis automatisch disproportioneel is. Of een eis proportioneel is, hangt af van de context: risico, complexiteit en marktomstandigheden spelen allemaal een rol. Inschrijvers die een eis disproportioneel vinden, kunnen dit via een vraag in de nota van inlichtingen of, indien nodig, via een klacht of kort geding aankaarten.

Wat betekent dit in de praktijk?

Voor inkopers betekent dit dat elke eis en elk criterium beargumenteerd moet kunnen worden vanuit het risico en de aard van de opdracht. Voor inschrijvers betekent het dat je niet zomaar hoeft te accepteren dat een eis je onterecht uitsluit, en dat er instrumenten zijn om hiertegen op te treden.

Hoe Roger hierbij ondersteunt

Roger toetst voor inkopers of eisen en criteria proportioneel zijn opgesteld, en adviseert inschrijvers hoe ze disproportionele eisen kunnen signaleren en effectief kunnen aankaarten. Deze toetsing bieden we inkopers aan via onze Inkoop Begeleiding.