Wat is een (meervoudig) onderhandse aanbesteding?

Niet elke aanbesteding wordt breed en openbaar uitgezet. Bij opdrachten onder een bepaalde waarde kiezen aanbestedende diensten vaak voor een onderhandse aanbesteding. Wat is dat precies en wat is het verschil tussen enkelvoudig en meervoudig onderhands? In dit artikel leggen we dit stap voor stap uit.

Wat is een onderhandse aanbesteding?

Een onderhandse aanbesteding is een van de soorten aanbestedingen waarbij de aanbestedende dienst niet iedereen de kans geeft om in te schrijven, maar zelf één of meerdere partijen uitnodigt om een offerte uit te brengen. Deze procedure wordt vooral gebruikt bij opdrachten onder de Europese drempelwaarden en is minder tijdrovend dan een openbare procedure.

Wat is het verschil tussen enkelvoudig en meervoudig onderhands?

Er zijn twee vormen van onderhands aanbesteden:

• Enkelvoudig onderhands: de aanbestedende dienst vraagt slechts één partij om een offerte
• Meervoudig onderhands: de aanbestedende dienst nodigt meerdere partijen, meestal drie tot vijf, uit om een offerte uit te brengen

Welke vorm wordt toegepast, hangt af van de geraamde waarde van de opdracht en het inkoopbeleid van de aanbestedende dienst, zoals vastgelegd in de eigen aanbestedingsleidraad of de Gids Proportionaliteit.

Wanneer wordt een onderhandse aanbesteding toegepast?

Onderhandse aanbestedingen worden voornamelijk toegepast bij opdrachten met een relatief beperkte financiële omvang, waarbij een volledige openbare procedure disproportioneel zou zijn. Veel gemeenten en andere aanbestedende diensten hanteren interne drempelbedragen die bepalen wanneer enkelvoudig, meervoudig onderhands of openbaar wordt aanbesteed.

Uitdagingen, aandachtspunten en misverstanden

Een veelvoorkomend misverstand is dat onderhandse aanbestedingen volledig vrij van regels zijn. Ook bij deze procedures gelden beginselen als gelijke behandeling en proportionaliteit, en moet de aanbestedende dienst haar keuze voor de uitgenodigde partijen kunnen onderbouwen. Voor ondernemers die niet worden uitgenodigd, is het lastiger om zicht te krijgen op deze kansen, omdat ze niet openbaar worden aangekondigd.

Wat betekent dit in de praktijk?

Voor ondernemers betekent dit dat een goede naamsbekendheid en relatie met potentiële opdrachtgevers belangrijk is om regelmatig uitgenodigd te worden voor onderhandse aanbestedingen. Voor inkopers betekent het dat de keuze van uit te nodigen partijen zorgvuldig en onderbouwd moet gebeuren, bijvoorbeeld op basis van eerdere ervaring, referenties of een marktverkenning.

Hoe Roger hierbij ondersteunt

Roger helpt ondernemingen zichtbaar te worden voor onderhandse aanbestedingen en ondersteunt aanbestedende diensten bij het zorgvuldig en proportioneel inrichten van deze procedures. Voor deze ondersteuning kunnen aanbestedende diensten terecht bij onze Inkoop Begeleiding.