Een goede tendertekst begint niet met schrijven

Nu iedereen met AI in korte tijd een nette tekst kan produceren, wordt het denkwerk vóór het schrijven steeds belangrijker.

Dat risico wordt in de praktijk meestal op twee momenten zichtbaar. Soms pas bij het gunningsbesluit: de tekst was compleet, maar sloot niet volledig aan op wat de aanbestedende dienst nodig had. Soms al eerder, tijdens de laatste revisieronde, als blijkt dat een antwoord de vraag toch niet helemaal raakt. Dat levert onnodig herschrijfwerk op onder tijdsdruk, precies het moment waarop er geen ruimte meer is voor een inhoudelijke heroverweging.

Beide momenten hebben dezelfde oorzaak. Er komt een nieuwe uitvraag binnen en al snel wordt gezocht naar een eerdere inschrijving die erop lijkt. Logisch, want veel aanbestedingsvragen lijken op het eerste gezicht sterk op elkaar. Een vraag over kwaliteit, samenwerking of implementatie hebben we vaak al eerder beantwoord. Juist daar zit het risico. Zodra een vraag bekend voelt, kijken we naar wat we al hebben. We herkennen het onderwerp, vinden een eerdere tekst en passen die aan. Dat werkt efficiënt, maar verschuift de aandacht van de nieuwe vraag naar het antwoord dat al klaarligt.

Dat kan ten koste gaan van het onderscheidend vermogen van een inschrijving. Twee aanbestedende diensten kunnen dezelfde vraag stellen met een heel andere behoefte erachter. Vraag: hoe borg je de kwaliteit van je dienstverlening? Bij de ene organisatie draait het om continuïteit, bij de andere om het tijdig signaleren en oplossen van knelpunten. De vraag is hetzelfde. De behoefte niet. Een antwoord dat bij de één past, hoeft dus niet bij de ander te passen. Herkenning van een vraag is niet hetzelfde als het begrijpen ervan. AI maakt het extra makkelijk om die stap over te slaan. Oude inschrijving erin, nieuwe vraag erbij, en binnen enkele minuten rolt er een nette tekst uit. Maar als de oude inschrijving het vertrekpunt is, blijft ook de onderliggende denklijn het vertrekpunt.

‍

Eerst begrijpen, dan schrijven

Een goede inschrijving begint met het doorgronden van de aanbestedende dienst. Wie is deze organisatie? Wat speelt er? Waarom wordt deze opdracht aanbesteed? Welke uitdagingen en risico's komen terug in de stukken? En vooral: wat wil deze aanbestedende dienst met déze vraag van ons weten? Een gunningscriterium vertelt je wát je moet beantwoorden. De rest van de aanbesteding vertelt je waaróm die vraag gesteld wordt soms expliciet, soms alleen als je de verschillende onderdelen van de uitvraag met elkaar verbindt. Die analyse bepaalt wat er in het antwoord moet staan. Niet alleen welke aanpak je beschrijft, maar ook welke boodschap je overbrengt, welke zorgen je wegneemt en welk bewijs daarvoor nodig is. Stel jezelf de vraag: als we deze aanbesteding voor het eerst zouden schrijven, wat zou deze aanbestedende dienst dan moeten lezen om overtuigd te raken van onze aanpak?

Pas dáárna haal je je bestaande kennis erbij. Misschien staat in een eerdere inschrijving precies het voorbeeld dat je nodig hebt. Misschien kun je een bestaande aanpak grotendeels hergebruiken. Misschien past een ander voorbeeld beter. En soms vraagt de nieuwe context gewoon om iets anders. Het gaat dus niet om óf je eerdere teksten hergebruikt, maar om wannéér je dat doet. Eerst bepaal je wat deze aanbestedende dienst nodig heeft en welk antwoord daarbij past. Pas dan zet je bestaande kennis, eerdere inschrijvingen en AI gericht in om dat antwoord te onderbouwen en te versterken.

‍

Ervaring als versneller

Daarin zit de waarde van ervaring. Ervaren bidprofessionals herkennen snel relevante informatie, weten waar ze moeten zoeken en hebben een schat aan bruikbare voorbeelden uit eerdere inschrijvingen. Juist daardoor hoeven ze niet iedere tekst opnieuw te schrijven. Met een scherpe analyse vooraf weten ze sneller welke informatie bruikbaar is, wat moet worden aangepast en waar nog input ontbreekt. Ervaring moet je sneller de juiste vragen laten stellen, niet sneller laten stoppen met vragen stellen. Door de analyse eerder in het proces te doen, win je juist tijd. Je voorkomt dat je pas in de laatste revisieronde ontdekt dat een bestaand antwoord niet aansluit. En je voorkomt dat je tijd steekt in het polijsten van een tekst die inhoudelijk nooit passend was.

Het resultaat: maatwerk zonder onnodig extra schrijfwerk. Een antwoord dat aansluit op wat de aanbestedende dienst daadwerkelijk nodig heeft, en dat efficiënt tot stand komt.

‍

Wat dit concreet betekent

Geef de analyse van de aanbestedende dienst een vaste plek in de planning, vóórdat het schrijven begint. Bespreek niet alleen wat het gunningscriterium vraagt, maar ook welke behoefte, uitdagingen en risico's uit de rest van de uitvraag naar voren komen. Die analyse vooraf maakt het mogelijk om bestaande kennis gericht te benutten en sneller tot een tekst op maat te komen.

Een goede tendertekst begint dus niet met schrijven, maar met het begrijpen van de aanbestedende dienst.