Waarom een goede motivering bij een aanbesteding onmisbaar is

Een essentieel onderdeel van een professioneel inkoopproces is het vaststellen van de juiste inkoopstrategie en marktbenadering. Vooral bij een onderhandse procedure ligt een risico op de loer: de argumenten voor deze procedure – en voor de keuze voor een specifieke partij – worden vaak maar beperkt onderbouwd. In de praktijk staan de redenen wél in de interne inkoopstrategie, maar ontbreekt een stevige onderbouwing van die argumenten. Zolang dit niet extern zichtbaar wordt, levert dat zelden problemen op. Maar wat als het wél aan het licht komt?

‍

De casus: een rotonde die achteraf onder een vergrootglas kwam te liggen

Eerder dit jaar deden wij een waardevolle casus op, met veel leerpunten. Vandaag lichten we er één uit: het belang van een heldere onderbouwing bij afwijking van het inkoopbeleid.

Een gemeente besloot in januari 2022 om de aanleg van een rotonde enkelvoudig onderhands te gunnen aan een lokale partij. De waarde van de opdracht leende zich hier officieel niet voor. De aangevoerde argumenten – bekendheid met het gebied, betrokkenheid van de aanbieder, tijdsdruk, onveiligheid van de huidige situatie en duurzaamheid – werden wel genoemd, maar nauwelijks toegelicht.

Het ambtelijk apparaat adviseerde negatief. Toch werd, na extern advies, besloten de procedure voort te zetten. De uiteindelijke gunning volgde in 2025.

Onafhankelijk onderzoek naar rechtmatigheid

Later liet de gemeenteraad onafhankelijk onderzoek doen naar de doelmatigheid en rechtmatigheid van de gevolgde procedure. Daaruit bleek dat de gemeente weliswaar verschillende adviezen en besluiten had laten opstellen over de gebiedsontwikkeling en het belang van de rotonde, maar dat de onderbouwing van de gekozen aanbestedingsroute ontoereikend was.

Het onderzoek maakt duidelijk dat een aanbestedende dienst op basis van objectieve criteria moet bepalen welke procedure passend is. Afwijken van het eigen inkoopbeleid kan alleen met een deugdelijk gemotiveerd besluit van het college. De vraag die overbleef: was de motivering, ook al was zij intern goedgekeurd, wel voldoende deugdelijk?

‍

Motivering is meer dan een formaliteit

Een goede motivering dient niet alleen om een inkooprichting te verdedigen op het moment van marktbenadering. Het is het bewijs dat een organisatie:

• zorgvuldig heeft gehandeld,
• alternatieven daadwerkelijk heeft afgewogen, en
• binnen de grenzen van wet- en regelgeving is gebleven.

Zeker wanneer een aanbestedende dienst afwijkt van het eigen beleid, moet glashelder zijn waarom dat proportioneel en rechtmatig is. In deze casus kwam de kwestie ‘toevallig’ aan het licht, waarna media-aandacht de roep om verduidelijking alleen maar groter maakte. Opvallend genoeg is het niet vanzelfsprekend dat zulke situaties worden uitgezocht: vermoedelijk komt dit vaker voor, maar blijft het meestal onder de radar.

‍

Lessen voor inkopers en aanbestedingsjuristen

De belangrijkste les: elke keuze – en zeker een afwijking van de aanbestedingsregels of het eigen inkoopbeleid – vraagt om een expliciete, schriftelijke onderbouwing.

Die onderbouwing moet meer bevatten dan een verwijzing naar bestuurlijke wenselijkheid of tijdsdruk. Zij moet inzicht geven in de afweging tussen:

• marktwerking
• proportionaliteit
• kosten
• risico’s
• beleidskaders

Het simpelweg benoemen van een argument is niet voldoende. Duurzaamheid kan bijvoorbeeld een prima reden zijn die aansluit bij het eigen inkoopbeleid, maar als niet is onderbouwd waaróm de gekozen route aantoonbaar duurzamer is, sneuvelt dit argument bij een politieke of juridische discussie al snel. Zonder deugdelijke motivering is de kans groot op discussie over rechtmatigheid, doelmatigheid en soms zelfs integriteit. Daarnaast verdient een eenmaal gekozen richting periodieke toetsing. Is er nieuwe informatie beschikbaar, of is er veel tijd verstreken? Dan kunnen de oorspronkelijke argumenten hun geldigheid hebben verloren.

‍

Bouw je motivering op alsof zij ooit openbaar wordt

Het is verstandig om een motivering op te stellen alsof deze op enig moment publiek leesbaar wordt. Zij is niet slechts een toelichting in de interne inkoopstrategie of aanbestedingsdocumenten. Bij eventuele bezwaren wordt er uiteraard gekeken naar de vastgelegde overwegingen – maar diezelfde vastlegging kan ook onder politieke of publieke druk boven tafel komen. Dat is precies wat er gebeurde bij de rotonde in Goirle: wat intern begon als een aanbestedingsvraagstuk, kwam via raadsvragen, media-aandacht en een onafhankelijk onderzoek volop in de openbaarheid – op het moment dat het project vrijwel was afgerond. Een gedegen dossieropbouw voorkomt niet alleen juridische kwetsbaarheid, maar ook publieke en politieke onrust.

‍

Conclusie

Wie de motivering van een aanbestedingsprocedure serieus neemt, vergroot de kans dat een besluit niet alleen stevig staat vóór aanvang van het inkooptraject, maar ook standhoudt wanneer het later ter discussie komt. Zorg er dus altijd voor dat de redenen voor een afwijking goed onderbouwd en duidelijk vastgelegd zijn.