Wat is een trade-off matrix?

Bij het beoordelen van inschrijvingen op prijs en kwaliteit wordt vaak gebruikgemaakt van een trade-off matrix. Wat is dat precies en hoe werkt het in de praktijk? In dit artikel leggen we dit stap voor stap uit.

Wat is een trade-off matrix?

Een trade-off matrix is een instrument waarmee een aanbestedende dienst de afweging tussen prijs en kwaliteit maakt. De matrix geeft weer hoe kwaliteitsverschillen tussen inschrijvingen worden gewaardeerd ten opzichte van prijsverschillen, bijvoorbeeld door kwaliteitsscores te vertalen naar een fictieve korting op prijs. Op basis van deze matrix wordt bepaald welke inschrijving de beste prijs-kwaliteitsverhouding (BPKV) biedt en daarmee als economisch meest voordelige inschrijving (EMVI) wordt aangemerkt..

Hoe verhoudt de trade-off matrix zich tot BPKV?

De trade-off matrix wordt vaak toegepast binnen de methode Beste Prijs-Kwaliteitverhouding (BPKV). Waar BPKV het overkoepelende gunningscriterium is dat prijs en kwaliteit combineert, is de trade-off matrix een concreet rekenmodel waarmee scores op kwaliteitscriteria worden omgezet in een fictieve waarde die van de inschrijfprijs wordt afgetrokken.

Hoe pas je een trade-off matrix toe?

Het opstellen en toepassen van een trade-off matrix bestaat doorgaans uit de volgende stappen:

• Het vaststellen van kwaliteitscriteria en hun onderlinge weging
• Het bepalen van scoreniveaus per criterium, bijvoorbeeld op een schaal van onvoldoende tot excellent
• Het koppelen van elk scoreniveau aan een fictieve waarde of fictieve korting in euro's
• Het bepalen van de totale fictieve korting op basis van de behaalde kwaliteitsscores
• Het verrekenen van de totale fictieve korting met de inschrijfprijs, zodat een fictieve prijs ontstaat waarop de rangorde van de inschrijvingen wordt gebaseerd

Uitdagingen, aandachtspunten en misverstanden

Een veelvoorkomende valkuil is dat de fictieve kortingen zo hoog of laag worden gekozen dat kwaliteit in de praktijk nauwelijks nog het verschil maakt, of juist disproportioneel zwaar telt. Voor inschrijvers is het belangrijk om te doorgronden hoe de matrix precies werkt, zodat duidelijk is waar in de inschrijving de meeste waarde te behalen is.

Wat betekent dit in de praktijk?

Voor inschrijvers betekent een goed begrip van de trade-off matrix dat je gerichter kunt schrijven op de onderdelen die het grootste verschil maken in de uiteindelijke score. Voor inkopers betekent het dat de matrix zorgvuldig moet worden opgesteld, zodat de gewenste kwaliteit ook daadwerkelijk wordt beloond.

Hoe Roger hierbij ondersteunt

Roger helpt inschrijvers de systematiek van een trade-off matrix te doorgronden en hun inschrijving daar strategisch op af te stemmen, en ondersteunt inkopers bij het opstellen van een evenwichtige matrix. Wil je leren hoe je hier gericht op schrijft? Onze Tender Training gaat hier specifiek op in.