Wat is eHerkenning en hoe vraag je het aan?

Om digitaal in te schrijven op veel aanbestedingen heb je eHerkenning nodig. Wat is eHerkenning precies, welk niveau heb je nodig en hoe vraag je het aan? In dit artikel leggen we dit stap voor stap uit.

Wat is eHerkenning?

eHerkenning is een digitaal identificatiemiddel waarmee ondernemingen zich veilig kunnen inloggen bij overheidsinstanties en aanbestedingsplatformen, waaronder TenderNed. In plaats van een gebruikersnaam en wachtwoord per website, gebruik je één inlogmiddel dat via erkende leveranciers wordt uitgegeven en waarmee de identiteit van de onderneming en de bevoegdheid van de gebruiker digitaal worden vastgesteld.

Welk niveau eHerkenning heb je nodig?

eHerkenning kent verschillende betrouwbaarheidsniveaus, van laag tot hoog. Voor het inschrijven op aanbestedingen via TenderNed wordt doorgaans een hoger betrouwbaarheidsniveau vereist dan voor eenvoudige informatieve handelingen, omdat het indienen van een inschrijving een rechtsgeldige en onweerlegbare handeling is. Het exacte vereiste niveau staat vermeld in de aanbestedingsstukken of op het platform zelf.

Hoe vraag je eHerkenning aan?

Het aanvragen van eHerkenning verloopt via een erkende leverancier en bestaat doorgaans uit de volgende stappen:

• Een leverancier van eHerkenning kiezen die het benodigde betrouwbaarheidsniveau aanbiedt
• Bedrijfsgegevens en KvK-gegevens aanleveren
• De identiteit van de aanvrager laten verifiëren, bijvoorbeeld via een videoverificatie of persoonlijk bezoek
• Machtigingen instellen voor medewerkers die met eHerkenning moeten kunnen inloggen

Houd rekening met een doorlooptijd van enkele dagen tot enkele weken, afhankelijk van het gekozen niveau en de leverancier.

Uitdagingen, aandachtspunten en misverstanden

Een veelvoorkomende valkuil is dat ondernemingen pas kort voor een deadline ontdekken dat ze niet over het juiste betrouwbaarheidsniveau beschikken, terwijl de aanvraagprocedure tijd kost. Ook wordt wel eens vergeten om de juiste machtigingen in te stellen voor de medewerker die daadwerkelijk moet inschrijven. Ook bij het UEA is het verstandig om ruim op tijd te beginnen.

Wat betekent dit in de praktijk?

Voor ondernemingen die regelmatig inschrijven op aanbestedingen is het aan te raden eHerkenning ruim op tijd op het juiste niveau te regelen en periodiek te controleren of de machtigingen nog kloppen, zodat een inschrijving nooit strandt op een technisch of administratief obstakel. Hetzelfde geldt voor het tijdig regelen van een verklaring betalingsgedrag.

Hoe Roger hierbij ondersteunt

Roger helpt ondernemingen om tijdig over de juiste digitale middelen te beschikken, zoals eHerkenning, zodat een inschrijving nooit vertraging oploopt door een ontbrekend inlogmiddel. Deze en andere praktische zaken regelen we voor klanten binnen onze Tender Support.