“AI een game changer? Dit zouden pas game changers zijn!”

Even terug naar die mooie verhalen…

De achterliggende ergernis is vaak dat partijen die de mooiste verhalen schrijven winnen. Partijen zoals wij, die daaraan bijdragen, zijn mede schuldig aan al die mooie verhalen. Met die ‘mooie verhalen’ zijn inkopers en aanbestedende diensten uiteindelijk nooit blij, omdat ze in de praktijk vaak niet worden nagekomen. En daarin hebben ze helaas soms nog gelijk ook.

Mijn dochter heeft ook vaak mooie verhalen. Ze heeft gisteren beloofd niet meer in haar neus te peuteren aan tafel. Vandaag deed ze het weer. Ze heeft vandaag weer beloofd dat ze niet meer in haar neus peutert. Dus ik heb er maar geen consequenties aan verbonden.

Jullie denken nu hopelijk: “maar dan doet ze het morgen toch gewoon weer?” Precies! En dat is wat al decennia wat er gebeurt. Ik heb inmiddels meer dan 50 inschrijvende partijen mogen helpen bij bijna 500 aanbestedingen. En ze hebben allemaal dezelfde ergernis: “Andere partijen beloven steeds van alles, winnen daarmee aanbestedingen, maar ze komen het nooit na. Wij hebben daardoor geen andere keuze: wij moeten ook de wereld beloven, ook al weten we al dat we het niet kunnen nakomen. Wat we wel weten: de aanbestedende dienst verbindt er waarschijnlijk toch geen consequenties aan. En opnieuw aanbesteden is het laatste wat ze doen.”  Het resultaat: niet de inschrijver met het beste aanbod wint, maar de inschrijver met de directie met de grootste ballen en/of bewegingsvrijheid.

Mijn dochter had een geweldig plan met allerlei kansen die ze zag om het neuspeuteren aan tafel te voorkomen en hoe ze de risico’s die op de loer lagen zou mitigeren. Toch deed ze het weer. Mijn oudere zoontje had nooit een plan. Hij heeft wel inmiddels een track record van 3 jaar dat hij niet meer peutert aan tafel. Ik zou hem zo meenemen naar een chic restaurant. Bij haar zou ik daar ernstig over twijfelen.

Ik kan me indenken dat het gebruik van bovenstaande metafoor te simplistisch voelt en daardoor betuttelend kan overkomen. Maar soms is dat nodig om iets uit te vergroten. Ik ben er namelijk echt van overtuigd dat een ondernemer, en zeker de Nederlandse ondernemer, altijd het randje zal opzoeken. Een publieke aanbesteding is daarbij ook anders dan private inkoop. Over 4 jaar worden de kaarten weer helemaal opnieuw geschud, dus tot die tijd moet je je geld verdienen en de kruimels in het contract vinden die er een volledige maaltijd van maken. En dat doen we allemaal in het dagelijks leven, dus we moeten niet doen alsof inschrijvers een stelletje boeven zijn. Of dat wij, als adviesbureau, een soort handlangers zijn. Je hebt als ouder toch ook minimaal een gedeeltelijke verantwoordelijkheid over hoe je kind je gedraagt? Ouders bepalen immers de regels en controleren het gedrag van hun kinderen…

De drie echte game changers

Ik zie 3 veranderingen die bovengenoemd blufgedrag de kop in kunnen drukken:

1. Vragen stellen waarbij partijen zich kunnen onderscheiden vanuit hun kernactiviteiten.
2. Het aankondigen van de wijze van controleren/ verifiëren van de inschrijving en van de SMART onderbouwing, en dit ook nakomen.
3. Het aankondigen van de wijze van handhaving gedurende het contract, en dit ook nakomen.

1. Vragen stellen waarbij partijen zich kunnen onderscheiden vanuit hun kernactiviteiten

Vanuit mijn 15 jaar ervaring weet ik ook: de ene partij is echt de andere niet. Er zijn andere overtuigingen, er is ander beleid, er werken andere mensen en er worden andere oplossingen gekozen. Kortom, er zijn wel degelijk verschillen. En soms hele grote. Als je deze inschrijvers echter telkens weer dezelfde vragen stelt over dezelfde onderwerpen die vaak ook nog ver van hun kernactiviteiten afliggen, dan gaan ze (buiten hun organisatie) op zoek naar het beste antwoord. Want dat allerbeste antwoord op die ene vraag wordt dan de heilige graal. De poort tot de miljoenen. En dat antwoord hebben ze vaak zelf niet in huis, want ze zijn dagelijks met hele andere zaken bezig. Ze zijn niet bezig met de meest creatieve manier om banen te vinden voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Ze maken het meest modulaire kastwerk voor bestelwagens. Of ze maken het allerbeste gebruik van moderne technologie in hun zorgaanbod. Dus daag ze uit met (een beperkt aantal!) creatieve vragen over hun expertisegebied, daar waar de primaire inkoopbehoefte echt geraakt wordt door de verschillen in product/ dienstverlening. En regel de overige onderwerpen in de eisen, want ik zeg niet dat een onderwerp als social return niet belangrijk is. Dan kunnen wij als adviesbureau doen waar we goed in zijn: inschrijvers uitdagen om hun unieke oplossing het beste over de bühne te krijgen.

2. Het aankondigen van de wijze van controleren/ verifiëren van de inschrijving en van de SMART onderbouwing, en dit ook nakomen

SMART, MARK, RADAR. Je wordt als inschrijvende partij terecht gedwongen om een specifiek, concreet antwoord te geven dat stevig onderbouwd is met dominante, verifieerbare prestatie-informatie. Ik ben er ook van overtuigd dat je daardoor de echte verschillen tussen partijen boven water krijgt. Oké, er is genoeg op Best Value Procurement aan te merken, maar over de waarde van dit type informatie hadden ze het bij het rechte eind. En de BVP-tenders die ik heb begeleid, deden aan de inschrijfkant vaak ook het meeste pijn. Inschrijvers moesten namelijk heel concreet worden. En de onderbouwing en bewijslast werden ook nog eens gecontroleerd in de verificatiefase! Dat waren ze niet gewend. Het leidde ertoe dat ze ineens heel goed nadachten en intern afstemden voor ze een onderbouwing of bewijslast opnamen in de inschrijving. En dat alle oncontroleerbare blufcijfers eruit moesten. En dat alleen door de melding in de leidraad dat de aanbestedende dienst steekproefsgewijs de onderbouwing en bewijslast zou gaan controleren of verder zou laten onderbouwen in de verificatiefase. Het mooie hiervan is: het hoeft je als inkopende organisatie helemaal niet veel tijd te kosten. Een steekproef is vaak al voldoende.

3. Het aankondigen van de wijze van handhaving gedurende het contract en dit ook nakomen

Hetzelfde dat geldt voor de onderbouwing en bewijslast, geldt ook voor beloftes en garanties: als je zeker weet dat het nakomen ervan gecontroleerd wordt, dan is bluffen een stuk risicovoller. Het is niet voor niets dat zoveel Nederlanders niet helemaal eerlijk zijn in hun belastingopgave… Als je in het beschrijvend document leest dat de door de aanbestedende dienst gewenste toezeggingen actief uit je aanbod worden gefilterd en in het Service Level Agreement worden opgenomen. En dat de aanbestedende dienst dit ook daadwerkelijk als een cruciale, uiterst zorgvuldig uit te voeren stap in het contracteringsproces ziet. Dan is een harde toezegging doen toch echt wel een ander verhaal. Het opnemen van een wachtkamerovereenkomst kan daarbij ook van waarde zijn. Als je namelijk weet dat de aanbestedende dienst niet opnieuw hoeft aan te besteden en relatief eenvoudig van je af kan, dan weet je bij voorbaat al dat de contractmanager in staat is om strakker te sturen op het nakomen van gedane beloftes.

Preken voor eigen parochie

Nog even terug naar de discussie over schriftelijke inschrijvingen. Want er zijn nog wel een paar zaken die me daarin storen. Zo wordt er gedaan alsof wij er als adviesorganisaties belang bij hebben, want dan kunnen inschrijvers ons inhuren om die mooie verhalen te schrijven. In dat geval zou mijn openingsbetoog kunnen worden gelezen als preken voor eigen parochie. Ik denk dat ik namens al mijn collega’s spreek dat we erg blij zijn dat het opstellen van het eerste concept en een groot deel van het schrijfwerk kan worden overgenomen door AI. Al die uren die gaan zitten in het spitten in eerdere teksten om eerder geschreven content over specifieke onderwerpen te vinden. Al die tijd om op zinsniveau de formulering te perfectioneren. Die tijd kunnen we nu mooi gebruiken om te brainstormen over waar het echt om moet gaan: hoe zorgen we dat de kracht, producten en diensten van inschrijvende organisaties het meest optimaal aansluiten op de wensen van de aanbestedende dienst? En hoe kan organisatie X het meest overtuigend aantonen dat de aanbestedende dienst organisatie X moet hebben, en niet organisatie Y?

Tekst en beeld: wat mij betreft nog een hele geschikte manier om aanbod over te brengen

Tekst en beeld zijn wat mij betreft nog steeds hele geschikte manieren om aanbod over te brengen. De vorm/persoon leidt minder/niet af, zoals bij een interview,  presentatie of video. Bovendien heb je als inschrijver de tijd om alle schriftelijke onderdelen in lijn te brengen met de gestelde eisen en de prijs die je erbij aanbiedt. En je kunt als inschrijver toewerken naar een eindproduct waar een grote groep mensen aan heeft meegedacht en hun zegen aan heeft gegeven. Inclusief directie en overige stakeholders in het concern. Ik ben het dan ook eens met de reflectie van mijn collega Robin Verheijden op de Vdcl-methode. Een inschrijving is een samenspel van allerlei specialisten en belanghebbenden in een organisatie. Ik heb aanbestedingen gedaan waar bijna 50 personen op één of andere wijze bij betrokken waren. Je kunt een aanbod niet door 3 personen laten bepalen. Alleen al de druk die je bij deze mensen neerlegt is onmenselijk. Zeker omdat vaak om sleutelfiguren wordt gevraagd die normaal een heel ander verantwoordelijkheidsniveau hebben in de organisatie. Ik heb laatst als inkoper een ervaren professional een presentatie zien doen voor een weging van 10%. Daar kwam al geen zin zonder zenuwachtig gestotter uit. In de Vdlc-vorm moeten zij dan eigenlijk directiebesluiten gaan nemen, want hoe groot is de kans dat een directeur achteraf nog nee zegt? En als die directeur wel nee zegt, hoe voel je je je dan, als jij dat verkeerde antwoord hebt gegeven of die verkeerde toezegging hebt gedaan waardoor jouw bedrijf al die miljoenen misloopt? Nog los van de discussie wat de visie van die 3 mensen nog waard is als (een deel van) deze personen het bedrijf kort na de gunning zouden verlaten.

Ga wel de dialoog aan

Ik zie ook positieve elementen in de bovengenoemde, voorgestelde methode. De dialoog voeren met de geïnteresseerde partijen in een aanbestedingstraject – maar dan zonder de inschrijver daarbij te beoordelen – helpt je als aanbestedende dienst om de (on)mogelijkheden van de markt beter te doorleven. Zeker als je met complexe, nieuwe, innovatieve of politiek gevoelige materie te maken hebt. Je kunt in die gevallen niet altijd in voldoende mate af met een marktconsultatie en vragenrondes. Een aanbestedingsvorm als de concurrentiegerichte dialoog, waarin je complexe onderdelen van de opdracht met geïnteresseerde marktpartijen bespreekt, helpt je om je uitvraag nog beter aan te laten sluiten op de mogelijkheden van de markt. Het brengt bovendien ‘face-to-face’-interactie in het inkooptraject, wat alleen al bijdraagt aan meer wederzijds begrip dan alleen werken met schriftelijke communicatie.

Conclusie

Beperk gunningscriteria tot de kernactiviteiten van marktpartijen en zorg dat de inschrijving directe input is voor je SLA en het contractmanagement. Maak vooraf duidelijk dat er op gedane beloftes gehandhaafd zal worden, hoe dat precies gebeurt en kom dat na. En laten we AI in de aanbestedingswereld omarmen als een zegen en niet zien als bedreiging voor schriftelijke criteria in aanbestedingen. Het neemt ons al het monnikenwerk uit handen, maakt het leuker om met het inschrijven op aanbestedingen bezig te zijn en zorgt ook nog voor beter leesbare inschrijvingen. Het maakt tekst wat mij betreft alleen maar nog beter geschikt als medium om je boodschap over te brengen. Ik denk ook dat door AI het niveau van inschrijvingen de komende tijd fors omhoog gaat. En ik wens de beoordelaars van aanbestedende diensten dan ook heel erg veel leesplezier te komende tijd!

Roger that!

Wil je eens met Roger sparren over hoe wij jouw organisatie al dat schrijfwerk kunnen besparen met behulp van AI? Of wil je als inkopende organisatie meer weten over de voordelen van de concurrentiegerichte dialoog? We vertellen je er graag meer over!