Innovatie in Mobiliteit: Overheid en Markt als Partners
Blog
Aanbesteding referenties: Onderschat, maar impactvol
Referenties in aanbestedingen
Door Giovanni Sligtenhorst
Consultant
Het referentieblad vormt een cruciaal onderdeel van elke aanbestedingsprocedure. Wat in eerste instantie een administratieve verplichting lijkt, blijkt in de praktijk regelmatig een struikelblok. Referenties worden te laat opgepakt, onvolledig ingevuld of blijken niet te voldoen aan de eisen uit de aanbestedingsleidraad. De gevolgen? Onnodige tijdsdruk, verhoogde foutgevoeligheid en in het ergste geval uitsluiting van deelname.
Om dat te voorkomen, delen we in dit artikel vijf praktische aanbevelingen waarmee jij voortaan zonder zorgen én volledig voorbereid met de referenties aan de slag kunt.
Stap 1: Beoordeel tijdig of je (zelfstandig) aan de referentievereisten kunt voldoen
Een correcte en volledige referentie is vaak een knock-outcriterium binnen een aanbesteding. Beoordeel daarom in een vroeg stadium of je zelfstandig aan de referentievereisten kunt voldoen. Als dat niet het geval is, kun je een beroep doen op een derde partij die wél over de gevraagde ervaring beschikt. Dit kan door gebruik te maken van hun ervaring of door gezamenlijk aan de geschiktheidseisen te voldoen. Houd daarbij rekening met de voorwaarden voor de uitvoering van de opdracht: als je referenties van derden gebruikt dient deze partij ook daadwerkelijk betrokken te worden bij de uitvoering van de opdracht. Stem dit dus tijdig af en leg afspraken voor de gezamenlijke uitvoering onderling goed vast.
Stap 2: Neem de referentie-eisen altijd mee in de bid/no-bid analyse
De referentie-eisen horen geen sluitpost te zijn, maar een vast onderdeel van je bidstrategie. Verwerk het doornemen van de eisen al tijdens de bid/no-bid analyse en bespreek ze expliciet tijdens de kick-off. Zo zorg je voor een gedeeld beeld van de gevraagde kerncompetenties en kun je samen geschikte referenties identificeren. Tip: werk toe naar een shortlist van drie potentiële klanten die aantoonbaar aansluiten op de gevraagde ervaring. Stel bij het beoordelen van eerdere projecten gerichte vragen over scope, resultaat, doorlooptijd en klanttevredenheid. Daarmee kies je de best passende referentie.
Stap 3: Benoem een verantwoordelijke voor de uitwerking en stel een interne deadline
Wijs direct bij aanvang van het bidproces iemand aan die verantwoordelijk is voor de verdere uitwerking van de referenties, zoals een bidmanager of accountmanager. Plan een interne deadline in een vroeg stadium van het bidproces. Daarmee geef je jezelf voldoende ruimte voor controle, correcties en overleg met de referent. Dit voorkomt last minute stress.
Stap 4: Zorg voor afstemming met de referent
Zorg ervoor dat de opgegeven referent volledig op de hoogte is en laat de ingevulde referentie controleren door de klant. Vaak heeft de aanbestedende dienst namelijk het recht om zonder tussenkomst van de inschrijver te verifiëren of de ingediende informatie correct is. Soms vraagt de aanbestedende dienst ook om een tevredenheidsverklaring. Het is aan te raden om de tevredenheidsverklaring al vóór de inschrijving gereed te hebben, ook wanneer deze formeel pas na voorlopige gunning wordt opgevraagd. Zo voorkom je onnodige verrassingen in een later stadium van de procedure.
Stap 5: Check, check, dubbel check
Een referentie moet volledig aansluiten op de eisen uit de leidraad. Gebruik daarom de exacte formuleringen uit de uitvraag als checklist. Verwerk ieder element van de gevraagde kerncompetenties en aanvullende eisen expliciet in de beschrijving van de opdracht. Laat het ingevulde document nakijken door een collega en vink per onderdeel af wat je hebt verwerkt, zo voorkom je dat belangrijke details over het hoofd worden gezien.
Tot slot: Bouw indien mogelijk een referentie-archief op en houd deze up to date
Wacht niet tot een nieuwe aanbesteding om geschikte referenten te verzamelen. Houd structureel een overzicht bij van klanten die tevreden zijn over de dienstverlening en bereid zijn als referent op te treden. Leg per referentie vast: welke opdracht het betreft, welke kerncompetenties daarbij horen, wie de contactpersoon is en of je de referentie opnieuw mag gebruiken. Zo kun je sneller schakelen, werk je efficiënter en voorkom je dat je telkens opnieuw moet beginnen.
Roger That!
Benieuwd naar wat we voor jou kunnen betekenen of wil je sparren? Neem contact op via onderstaand formulier.
