Bouwaanbestedingen winnen: Het gunningscriterium samenwerking

Workshop samenwerking op het Roger BIT-event

Tijdens het BIT-Event op 30 januari 2025 organiseerde Roger een workshop met meer dan 10 bedrijven uit de bouw-, infra- en technieksector. Of we aanbesteden nu leuk vinden of niet, we kunnen er niet omheen; en ook niet om dit lastige gunningscriterium. Het doel van de workshop: Hoe gaan we om met deze uitvragen en hoe kunnen we ons op het gebied van samenwerking onderscheiden?

We nodigden Chantal Schrijver van TAUW uit om ons bij te praten over de noodzaak van samenwerken. Zij is Adviseur Samenwerken en Contracteren bij TAUW en begeleidt bouwend Nederland bij samenwerkingsuitdagingen. Tijdens de interactieve workshop presenteerde zij een aantal samenwerkings-theorieën en sprekende praktijkvoorbeelden van succesvolle en minder succesvolle samenwerkingen. Hieronder lichten wij hier een aantal voorbeelden van toe.

‘De samenwerkingsladder’

Tijdens de workshop kwamen de aanwezigen al snel tot de conclusie dat om een goed samenwerkingsvoorstel te doen bij een aanbestedende dienst, we hen eerst moeten leren kennen en vervolgens begrijpen. Alleen dan weten wij ook hoe zij verwachten dat wij met hen samenwerken.  Voor de ene opdrachtgever betekent samenwerken ontzorgd worden en voor de ander betekent het dagelijks samen het ontwerp maken of het werk realiseren. En dan hebben we het nog niet eens gehad over de verschillende contractvormen en de implicaties daarvan voor de samenwerking.  

Deze conclusie kwam overeen met de eerste twee treden van de samenwerkingsladder, die Chantal later tijdens de workshop uitlegde. Echter is er nog meer nodig dan wederzijds begrip. De samenwerkingsladder toont de randvoorwaarden voor samenwerking die elkaar trapsgewijs opvolgen.  

Ten eerste is het belangrijk om elkaar te leren kennen zodat je op de hoogte bent van wat een ander doet. Vervolgens moeten partijen elkaar begrijpen. Wanneer er begrip is voor elkanders denkwijze en visie dan is het noodzakelijk dat we de inbreng, ideeën en mening die daaruit volgen ook waarderen. Deze stappen zijn de basis voor een wederzijds vertrouwen. Wanneer partijen dingen aan elkaar over durven te laten kunnen ze pas starten met samenwerken richting betere resultaten met werkplezier! 

Samenwerking in inschrijvingen

Er is dus een hoop nodig om een passende samenwerking, die voor zowel opdrachtnemer als opdrachtgever werkt, te creëren. Plenair, door middel van een fictieve inschrijving op een aanbesteding voor een nieuw fietspad, besproken de aanwezige tenderexperts de best practices voor inschrijvingen met het gunningscriterium ‘samenwerking’.  

Hier volgen een aantal best practices:  

Investeer in het leren kennen van de aanbestedende dienst. Opdrachtgevers vragen om samenwerking. Ze vragen dit uit omdat ze een doel hebben. Wanneer je als inschrijver de vraag achter de vraag om samen te werken niet goed kent, is het lastig om een passend voorstel te doen. Door dit wel te weten, heb je een voorsprong ten opzichte van je concullega’s.  

Als nieuwe opdrachtnemer sta je niet gelijk boven aan de trap. Je kunt er niet van uitgaan dat je direct goed kan samenwerken met een opdrachtgever zonder deze eerst op te bouwen. Als je de weg naar samenwerking goed beschrijft, en de motivatie hierachter, dan geeft dat opdrachtgevers het vertrouwen dat je een relatie op wil bouwen.  

Resultaatgericht samenwerken. Samenwerking is in de meeste gevallen niet een doelstelling op zichzelf. Er is een reden dat samenwerking binnen de opdracht relevant is bevonden door de aanbestedende dienst. Inschrijvers doen er zich voordeel mee om de meerwaarde van de goede samenwerking te beschrijven voor het behalen van de doelstellingen van de opdracht.  

Samenwerken blijft mensenwerk

Tenslotte, over samenwerking schrijven is wat anders dan het ook echt doen tijdens de uitvoering van de opdracht. Op papier klinkt samenwerking vaak logisch en soepel: afspraken zijn duidelijk, er is een duidelijke rolverdeling en iedereen werkt harmonieus samen aan een gemeenschappelijk doel. Maar in de praktijk blijft het mensenwerk, en dat brengt uitdagingen met zich mee. Hier volgen nog een drietal tips en tricks om de realiteit tussen theorie en praktijk voor samenwerking dichter bij elkaar te brengen: 

Wees eerlijk over uitdagingen. Samenwerking hoeft niet altijd over rozen te gaan. Uitdagingen zoals meningsverschillen of tegenstrijdige belangen van stakeholders horen er eenmaal bij. Een echt goede samenwerking is voorbereid op obstakels en weet deze te overwinnen.  

Betrek de belanghebbenden. In sommige gevallen komt het voor dat tenderteams een samenwerkingsvoorstel doen namens uitvoerende collega’s die hierbij niet betrokken zijn. Door hen te informeren of zelfs te betrekken creëer je draagvlak voor de gekozen manier van samenwerking die aansluit bij de opdrachtgever.  

Samenwerkingen zijn dynamisch. We organiseren allemaal project startups en een kick-off. Ondanks dat samenwerkingen in het begin goed lijken te gaan, kan er altijd een hoop veranderen. Verlies de continuïteit van de samenwerking niet uit het oog. We werken tenslotte niet samen voor één dag, maar voor een gehele contractperiode.  

Hulp nodig?

Wil jij je ook kunnen onderscheiden op het gunningscriterium ‘samenwerking’ en een winnend voorstel indienen bij jouw opdrachtgevers? Neem dan via onderstaand formulier contact met ons op voor een kopje koffie met één van onze tenderexperts, want… bouwen doe je samen!