Het IPM-Model: Een nieuwe benadering voor samenwerking in de bouw

Het ontstaan van het IPM-Model

Het IPM-model werd geïntroduceerd om structuur en duidelijkheid te brengen in de complexe projectomgevingen van Rijkswaterstaat. Op basis van dit model werden projecten gemanaged door gespiegelde IPM-teams, waarbij zowel de opdrachtgever als de opdrachtnemer ieder een volledig team van vijf toprollen hadden: projectmanager (PM), contractmanager (CM), technisch manager (TM), omgevingsmanager (OM), en manager projectbeheersing (PB). Dit model was effectief in het creëren van duidelijke communicatiekanalen en verantwoordelijkheden en is sindsdien succesvol toegepast in talloze projecten.  

Sinds het ontstaan van het IPM-model kent de bouwsector nieuwe uitdagingen, met name gedreven door schaarste in mensen en middelen. Daarbij heeft de sector steeds meer behoefte aan samenwerking. Tijd dus voor verandering!  

De Overgang naar Enkelvoudige IPM-Teams

In een poging om deze uitdagingen te overwinnen, is Rijkswaterstaat gaan experimenteren met enkelvoudige IPM-teams. In plaats van gespiegelde teams, vormen opdrachtgever en opdrachtnemer nu samen één geïntegreerd team. Deze benadering bevordert niet alleen een betere samenwerking en meer gelijkwaardigheid, maar biedt ook aanzienlijke capaciteitswinst, vooral in een krappe arbeidsmarkt​​. 

Enkelvoudige IPM-teams worden momenteel toegepast in onderhoudsprojecten en er wordt onderzocht hoe deze methode kan worden uitgebreid naar nieuwbouwprojecten. Belangrijke elementen van deze nieuwe aanpak zijn vertrouwen, open communicatie, en het gezamenlijk nastreven van gemeenschappelijke doelen. Binnen een enkelvoudig team blijven de vijf toprollen bestaan, maar ze worden verdeeld tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Dit zorgt ervoor dat beide partijen betrokken blijven bij alle aspecten van het project​​. Er is hierbij geen vaste rolverdeling tussen opdrachtgever en opdrachtnemer voorgeschreven. Dit is maatwerk per project en wordt bepaald door de context van de opgave en beschikbaarheid van expertise en capaciteit bij beide partijen. 

Voordelen voor de aanbestedingswereld

De verschuiving naar enkelvoudige IPM-teams biedt verschillende voordelen voor zowel aanbestedende diensten als marktpartijen: 

• Verbeterde samenwerking en gelijkwaardigheid: Door gezamenlijk in één team te werken, kunnen opdrachtgever en opdrachtnemer beter samenwerken en gelijkwaardiger communiceren. Dit leidt tot een diepgaander begrip van elkaars perspectieven en een betere afstemming van gezamenlijke projectdoelen​​. Als er een probleem ontstaat in het project, is dit direct een gedeelde verantwoordelijkheid en zijn er geen aparte teams die naar elkaar kunnen wijzen.  
• Capaciteitswinst: Het vermijden van dubbele rollen en inspanningen maakt het mogelijk om de beschikbare capaciteit efficiënter te benutten. Dit is cruciaal in een sector waar gekwalificeerd personeel schaars kan zijn​​. 
• Snellere probleemoplossing: Omdat beide partijen nauw samenwerken, worden problemen sneller geïdentificeerd en opgelost. Dit vermindert de kans op vertragingen en verhoogt de algehele efficiëntie van het project​​. 

Tips voor een succesvolle implementatie

Om het meeste uit enkelvoudige IPM-teams te halen, zijn er enkele belangrijke overwegingen: 

• Investeer in relaties: Neem de tijd om elkaar goed te leren kennen voordat het project van start gaat. Dit helpt om een sterke basis van vertrouwen en begrip op te bouwen. 
• Maak heldere afspraken: Zorg voor duidelijke afspraken over verantwoordelijkheden en verwachtingen aan de voorkant van het project. Dit voorkomt misverstanden en zorgt voor een soepele samenwerking​​.  
• Wees je bewust van wie je klant is: Dit is niet de opdrachtgever. Vaak zijn dit de bewoners of gebruikers van het project waar je aan werkt. Als je de klant helder hebt leidt dit tot veel minder discussie in het team is de ervaring van de sprekers uit het webinar. 
• Betrek kritische stemmen: Zorg ervoor dat er kritische teamleden zijn die durven te vragen “waarom?”. Deze kritische reflectie is essentieel om te borgen dat alle inspanningen bij blijven dragen aan het belang van het project. In een van de casussen is daarom gebruik gemaakt van een Bedoelingenmanager. Deze aparte rol in het team heeft als opdracht om het projectteam scherp te houden, zodat zij niet terugvallen in oud gedrag of regels. Deze bedoelingenmanager vraagt het team continu: ‘wat is de bedoeling? Waarom doen we dit?’  
• Continu reflecteren en leren: Gebruik teamcoaches en regelmatige reflectiemomenten om de samenwerking en projectvoortgang te evalueren. Dit helpt om snel bij te sturen en verbeteringen door te voeren​​. 

Reflectie door Yoeri Pfaff - Consultant en Tribe leader Bouw, Infra en Techniek

“In veel aanbestedingen vraagt de aanbestedende dienst aan de inschrijvende partijen om een voorstel te doen voor het projectteam. Marktpartijen hebben vaak de neiging om het team van opdrachtgever te spiegelen, zodat er op ieder niveau een gelijkwaardig gesprekspartner is. De casussen in het webinar van CROW bewijzen dat het anders kan, al is nog onzeker of enkelvoudige IPM-teams in alle projecten uitvoerbaar zijn. Tot nu toe is deze werkwijze alleen nog toegepast binnen onderhoudsprojecten.

Mijn advies: zorg voor een helder beeld van de uitdagingen binnen het project en de behoeften van opdrachtgever. Bepaal op basis van die analyse de inrichting van de projectorganisatie. Naast spiegelen en een enkelvoudig team zie ik ook ruimte voor een hybride-variant. In deze variant is de ene rol enkelvoudig belegd en de andere rol gespiegeld. Als een project bijvoorbeeld te maken heeft met complex omgevingsmanagement, kan het waardevol zijn als je kan leunen op zowel een gezicht vanuit de overheid als vanuit de markt.”