Reguliere schoonmaakdienstverlening innovatief inkopen

Innovatief inkopen

Door Anouk Haver

Consultant

Het aanbesteden van schoonmaakdienstverlening verloopt vaak via een (niet-)openbare procedure. Maar wat als de huidige inrichting van de opdracht niet naar volle tevredenheid verloopt? Zo zijn de kosten voor schoonmaak in de afgelopen jaren exponentieel gestegen, wordt het lastiger om schoonmaakpersoneel te vinden en te behouden en blijft het een uitdaging om een continue schoonmaakbeleving te realiseren. Recent hebben we daarom reguliere schoonmaakdienstverlening aanbesteed via de concurrentiegerichte dialoog. Dit bleek een gouden zet! In deze blog ga ik in waarom we voor de concurrentiegerichte dialoog hebben gekozen, hoe het proces verliep en welke resultaten dit opleverde.

Behoefte aan strategische samenwerking

Onze opdrachtgever is een maatschappelijk vastgoedbeheerder met een grote verscheidenheid aan locaties, zoals scholen, gymzalen, kinderboerderijen, zwembaden en wijkcentra. Schone panden zijn het visitekaartje voor de gebruikers. Maar hoe ga je dan om met bovengenoemde problematiek? Onze opdrachtgever heeft ervoor gekozen om een concurrentiegerichte dialoog aan te gaan met het oog op het aangaan van een strategische samenwerking. Het doel daarvan is om gezamenlijk invulling te geven aan een continue schoonbeleving, innovatie en kostenbeheersing.

De dialoog aangaan

In drie aparte gespreksrondes zijn alle doelstellingen van de opdrachtgever besproken. Voorafgaand aan de gesprekken werden het onderwerp, de gewenste doelstellingen en de vragen met de marktpartijen gedeeld. Dit gaf marktpartijen inzicht in de huidige gedachtegang van de opdrachtgever.

De eerste ronde bestond uit een groepsgesprek met alle aanbieders tegelijkertijd. Hierin stond het gezamenlijke creëren van een visie over ‘wat is een continue schoonbeleving’, maar ook welke mate van vervuiling is acceptabel. Daarnaast is de ideale perceelindeling volgens de aanbieders besproken om de opdracht definitief in te richten.

In de tweede ronde stonden strategisch partnerschap en innovatie centraal. Welke verwachtingen hebben beide partijen van elkaar om goed uitvoering te kunnen geven aan de opdracht? Waaruit bestaat een transparante samenwerking en hoe worden innovaties tijdens het contract waargemaakt? Borgen van wederzijdse belangen en vertrouwen waren daarbij een belangrijk uitgangspunt.

De laatste ronde ging in op kostenbeheersing tijdens het contract en een eerlijke opzet van het prijzenblad.

De gesprekken leidden tot wederzijds begrip en een gedeelde visie op de uitdagingen en mogelijkheden van de opdracht. Dit heeft ertoe geleid dat de opdrachtgever een offerteaanvraag in de markt heeft kunnen zetten, die volledig aansluit op de toekomstige opdrachtnemers.

Eerste behaalde resultaten

In de eerste periode na contractering zien we positieve resultaten van de dialoog. De implementatieperiode is succesvol verkort, en vanaf de start van het contract heerst er een sfeer van open en transparante communicatie, gekenmerkt door wederzijds begrip tussen opdrachtgever en opdrachtnemers. Daarnaast wordt er actief samengewerkt om efficiënter te werken en personeel langduriger te binden. Denk bijvoorbeeld aan welkomstpakketten vanuit de opdrachtgever, gratis toegang tot locaties en het mogelijk maken van een bonusstructuur voor schoonmaakmedewerkers.

Dankzij de langere contractduur is er ruimte voor marktpartijen om te investeren in innovaties. Dit blijkt uit investeringen in schoonmaakrobots en het verbeteren van efficiëntie. Maar ook het werken met jaarlijkse innovatievoorstellen voor bijvoorbeeld de beste duurzame oplossingen, het beste netwerk voor snelle oproepkrachten bij ziekteverzuim of het gebruik van nieuwste technologieën zijn belangrijke onderdelen die ruimte krijgen om te ontwikkelen gedurende de looptijd van het contract.

Kostenbeheersing door efficiëntie

Ten slotte is uiteraard ook de kostenbeheersing een belangrijk onderdeel van de concurrentiegerichte dialoog. De kosten van schoonmaak zijn de laatste jaren flink toegenomen. Dat geldt niet alleen voor de personeelskosten maar ook voor de kosten van middelen, materialen en overheadkosten. Door de dialoog aan te gaan tussen opdrachtgever en opdrachtnemers, is bijvoorbeeld een efficiëntere manier van de inzet van schoonmaakpersoneel gerealiseerd door gebruik te maken van de verhuursystemen van de opdrachtnemer. Tijden en dagen kunnen zo functioneler gebruikt worden.

Een concurrentiegerichte dialoog is een uitstekende manier van aanbesteden indien u op zoek bent naar het aangaan van een strategisch partnerschap en meer innovatie in de opdracht. Indien u interesse heeft in meer informatie over de concurrentiegerichte dialoog lees ook concurrentie gerichte dialoog slimmer en beter aanbesteden.