De AI Act en aanbestedingen in de flexbranche
Blog
Risicomanagement als succesfactor in aanbestedingen
Door Yoeri Pfaff
Consultant
Elk project brengt risico's met zich mee, of het nu gaat om een bouwproject, evenement of aanbesteding. Deze risico’s, oftewel ongewenste gebeurtenissen, kunnen het behalen van projectdoelen belemmeren. Goed risicomanagement maakt daarbij vaak het verschil tussen succes en mislukking. Toch wordt het belang hiervan vaak onderschat. Komt dit door een gebrek aan inzicht in de waarde van risicomanagement? Of misschien door een angst voor complexiteit? In deze blog leggen we een effectieve manier van risicomanagement in aanbestedingen uit, zonder te vervallen in een berg administratieve lasten.
Eerst staan we stil bij het principe van risicomanagement, omdat deze voor alle projecten gelijk is. Daarna zoomen we dieper in op het perspectief van de inkoopadviseur, tendermanager en EMVI-coördinator. Hoe kan risicomanagement je in die rollen helpen succesvol te zijn in aanbestedingen?
Principe van risicomanagement
Bij Roger maken we gebruik van de RISMAN-methodiek en de PDCA-cyclus voor een gestructureerde aanpak van risicobeheersing. In plaats van een uitgebreide uitleg van deze methoden – daar is op internet genoeg over te vinden – richten we ons hier op de relevante hoofdlijnen van risicomanagement.
1. Risicoanalyse uitvoeren
Begin met het identificeren van risico’s en stel met je team enkele kernvragen:
- Wat is ons doel van het project?
- Hoe meten we de impact van risico’s (bijv. tijd, geld, kwaliteit)?
- Betrekken we de juiste stakeholders?
Dit proces kan klein of groot worden opgezet, afhankelijk van de complexiteit. Bij een eenvoudige tender kan een kort overleg voldoende zijn, terwijl bij complexe aanbestedingen meerdere risicosessies raadzaam zijn.
2. Beheersmaatregelen kiezen
Zodra de risico’s in kaart zijn gebracht, bepaalt het team welke beheersmaatregelen nodig zijn en welke verantwoordelijkheden daarbij horen.
3. Beheersmaatregelen uitvoeren
Zorg dat de verantwoordelijke personen hun maatregelen tijdig uitvoeren en stel evaluatiemomenten vast om de effectiviteit van deze maatregelen te bewaken.
4. Beheersmaatregelen evalueren
Het is natuurlijk belangrijk dat de beheersmaatregelen doen wat verwacht werd om het risico te beheersen. Evalueer daarom frequent of het verwachte effect behaald is en stuur zo nodig bij.
5. Risicoanalyse actualiseren
Naarmate een project vordert, veranderen ook de risico’s. Regelmatige updates zijn essentieel om de top-risico’s in beeld te houden.
Perspectief van de inkoopadviseur
Voor inkoopadviseurs draait risicomanagement om een succesvolle aanbesteding. Het helpt hen ervoor te zorgen dat de planning wordt gehaald en dat de opdracht uitvoerbaar blijft. Afhankelijk van de complexiteit en duur van de aanbesteding adviseren wij inkoopadviseurs het risicodossier te updaten bij belangrijke mijlpalen, zoals:
- Bij de start van het project
- Bij het opzetten van de inkoopstrategie
- Bij het opzetten van de aanbestedingsdocumenten
- Voor publicatie van de aanbesteding
- Na sluiting van de nota van inlichtingen
De risico’s en bijbehorende beheersmaatregelen zijn op verschillende manieren mee te nemen in het project. Je kunt de beheersmaatregelen omzetten in acties en bijhouden in een actielijst voor het aanbestedingsteam óf je kunt ze opnemen als onderdeel van je uitvraag aan de markt.
Perspectief van de tendermanager
De tendermanager wil binnen het tenderbudget, op tijd en met een optimale prijs-kwaliteitverhouding inschrijven. Hier staan de risico’s in het teken van het winnen van de aanbesteding. Wij raden tendermanagers aan om bij langlopende tenders risicomanagement structureel op de agenda te zetten, bijvoorbeeld bij de kick-off, strategiefase en na de publicatie van de nota van inlichtingen.
Perspectief van de EMVI-coördinator
Als EMVI-coördinator ligt de focus op risico’s en beheersmaatregelen voor de uitvoering van het project zelf. Het doel is om de top-risico’s te identificeren en sterke beheersmaatregelen te kiezen. Het uitwerken van risico’s en maatregelen voor een aanbesteding vraagt meer scherpte en diepgang. De aanbestedende dienst beoordeeld op de mate waarin het plan SMART is uitgewerkt en onderbouwd. Daarom hebben we voor EMVI-coördinatoren de volgende tips:
- Benoem het risico, de oorzaak én het gevolg. Zo maak je duidelijk hoe het risico de projectdoelen bedreigd.
- Zorg dat beheersmaatregelen aansluiten bij alle oorzaken en houd rekening met eventuele nieuwe risico’s of neveneffecten die ze kunnen introduceren.
Risicomanagement is geen eenmalige oefening
Het organiseren van risicosessies en het definiëren van de juiste risico’s met bijbehorende maatregelen is een kunst; en oefening baart kunst! Gelukkig hebben onze Rogers veel geoefend. Deze expertise en ervaring zetten wij graag in bij het schrijven van een winnend EVMI-plan, het managen van een tenderproces of het bieden van inkoopadvies. Zo maken we risicomanagement samen tot een succes!
Contact
Benieuwd naar wat we voor elkaar kunnen betekenen? Vul onderstaand contactformulier in!
