Risicomanagement als succesfactor in aanbestedingen
Blog
Simpele aanpak voor een effectief consensusoverleg
Consensusoverleg in aanbestedingen
Door Anouk Haver
Consultant
Achtergrondinformatie: wat is een consensusoverleg? Zodra de deadline voor het indienen van inschrijvingen is gesloten, zijn de inschrijvers ‘klaar’. En voor de aanbestedende dienst start juist een intensieve periode. De inkoopadviseur doet eerst een technische controle. Daarna start het beoordelingsteam met het beoordelen van de gevraagde kwaliteitsstukken (kwalitatieve gunningscriteria). Ieder lid beoordeelt eerst individueel, daarna komt het beoordelingsteam onder begeleiding van een inkoopadviseur samen. De leden motiveren hun individueel toegekende scores en gaan met elkaar het gesprek aan. Het doel van het overleg is dat het beoordelingsteam tot een gezamenlijk eindoordeel komt.
Als inkoopadviseur heb ik in de afgelopen vier jaar heel wat consensusoverleggen begeleid. En vaak heb je de uitdaging van een krappe tijdsplanning in combinatie met een groot beoordelingsteam en een flink aantal inschrijvingen. Deze cocktail van elementen dwingt tot een zeer gestructureerd consensusoverleg. In deze blog leg ik uit hoe ik de voorbereidingen van een consensusoverleg tref, waarom ik deze aanpak nog steeds hanteer en geef ik praktische handvatten.
De kern van de aanpak: initiatiefnemers aanstellen
De verandering ten opzichte van de ‘gewoonlijke’ voorbereidingen, is het aanwijzen van initiatiefnemers die tijdens het consensusoverleg als eerste aan het woord zijn. Hij of zij onderbouwt de individuele beoordeling volgens de beoordelingsaspecten. Daarna mogen de andere beoordelaars pas reageren: ze kunnen aanvullende argumenten geven, afwijkende meningen toelichten of instemmen met het voorgestelde oordeel.
Toen ik dit de eerste keer toepaste, was ik bezorgd dat de individuele beoordelingen te veel gericht zouden zijn op de bijdragen van de initiatiefnemer en dat er te weinig discussie zou ontstaan. Dat gebeurde niet. Het consensusoverleg verliep gestroomlijnd met direct een discussie. Sindsdien pas ik deze aanpak vaker toe en inmiddels zie ik de verschillende voordelen terugkeren:
- Aanzienlijk sneller – van tevoren is duidelijk wie wanneer mag spreken. Hierdoor is er geen aarzeling (wie trapt af?) en hebben de beoordelaars minder de neiging om elkaar te onderbreken.
- Evenwichtiger overleg – In een beoordelingsteam kunnen dominante persoonlijkheden of hiërarchische verschillen de discussie beïnvloeden. Door wisselende initiatiefnemers aan te wijzen, krijgt iedereen gelijke kansen om input te geven.
- Meer beoordelingen volgens beoordelingsaspecten – Het valt op dat wanneer een initiatiefnemer de volledige ‘verantwoordelijkheid’ krijgt in de beoordeling, er beter wordt gehouden aan de beoordeling van de beoordelingsaspecten.
Tref de volgende stappen
Tijdsplanning – Maak een inschatting van de totaal benodigde tijd voor het consensusoverleg. Dit hangt af van diverse factoren, waaronder het aantal gunningscriteria, de belangen van de aanbesteding, het aantal beoordelaars en de onderlinge verschillen. Stel vervolgens een gedetailleerde tijdsplanning op waarin staat aangegeven op welke moment een aanbieder en gunningscriterium wordt besproken.
Tijdsplanning
08.15 – 08.30 uur – Startbespreking
08.30 – 09.30 uur – Bespreken aanbieder A
09.30 – 10.30 uur – Bespreken aanbieder B
10.30 – 10.40 uur – Pauze
10.40 – 11.40 uur – Bespreken aanbieder C
11.40 – 11.50 uur – Afronding
Initiatiefnemers aanstellen – Verdeel de leden van het beoordelingsteam over de verschillende inschrijvers (optie A) of over de verschillende gunningscriteria (optie B). Kies de verdeling die het beste bij de aanbesteding past. Een reden voor een verdeling per gunningscriterium is bijvoorbeeld wanneer beoordelaars specifieke expertise hebben, dat terugkomt bij bepaalde gunningscriteria.
Initiatiefnemer optie A Initiatiefnemer optie B
Bespreken aanbieder A Bespreken GC1
Initiatiefnemer: <naam> Initiatiefnemer: <naam>
Bespreken aanbieder B Bespreken GC2
Initiatiefnemer: <naam> Initiatiefnemer: <naam>
Bespreken aanbieder C Bespreken GC3
Initiatiefnemer: <naam> Initiatiefnemer: <naam>
Organiseer een beoordeelingsinstructie – Organiseer een beoordelingsinstructie – Een beoordelingsinstructie helpt het doen van een zorgvuldige en zo objectief mogelijke beoordeling. Tijdens een beoordelingsinstructie stem je verwachtingen af rondom de individuele beoordelingen en het consensusoverleg. Hierin bespreek je de beoordelingscriteria (en dat daar niet van mag worden afgeweken) en bespreek je de planning inclusief toewijzing van initiatiefnemers.
Praktische tips
Wil je deze aanpak ook toepassen? Hier zijn enkele praktische tips:
- Wijs initiatiefnemers bewust toe – je wilt een zo eerlijk mogelijke beoordeling. Als een beoordelaar bepaalde ervaringen (goed of slecht) met een inschrijver heeft, overweeg dan om die beoordelaar voor die inschrijver niet als initiatiefnemer aan te merken. Hiermee borg je objectiviteit zo veel mogelijk.
- Overweeg een tweede initiatiefnemer – Een groot beoordelingsteam (5-6 personen) kan lonen om een tweede initiatiefnemer toe te wijzen om als eerste te mogen aanvullen. Hiermee behoud je de voordelen voor inzet van deze aanpak.
Deze manier van consensusoverleg werkt simpel en doeltreffend. In mijn ervaring zorgt deze aanpak voor focus, minder ruis en een aanzienlijk sneller proces, zonder in te leveren op de kwaliteit van de beoordeling. Wat is jouw ervaring? Ik kom graag in contact over aanpakken in consensusoverleggen en ben nieuwsgierig naar dergelijke aanpak.
