Arbeidsvoorwaardenonderzoek 2023
Blog
Aanbestedingen dicht timmeren?
Hulp bij aanbesteding
Door Arja Schep
Consultant
In deze blog nemen we het inkopen van een e-HRM systeem als voorbeeld, maar dit voorbeeld kan ook voor andere branches gebruikt worden. Hoe vaak kom je niet tegen dat een aanbestedende dienst zegt: "Wij zijn op zoek naar een geïntegreerd e-HRM-systeem dat past bij onze organisatie. We hechten daarbij veel waarde aan een hoge mate van standaardisering die voldoet aan de minimale eisen zoals uiteengezet in het programma van eisen. Het basissysteem moet voldoende flexibel zijn om mee te kunnen groeien met toekomstige ontwikkelingen."
Organisaties die gaan aanbesteden kunnen het gevoel hebben dat ze alle eisen en wensen uitvoerig moeten vastleggen in een document, omdat er na publicatie en gunning geen ruimte is voor onderhandelingen of aanpassingen. Het lijkt het veiligst om alles in detail te specificeren, zodat het contract in ieder geval kan worden ondertekend na afloop van de aanbesteding. Deze poging om volledigheid te bereiken resulteert vaak in schijnveiligheid. De aanbesteding leidt dan niet altijd tot de beste oplossing tegen de beste prijs, wat eigenlijk het doel is van de uitvraag.
Hoe zorg je nu dat je het juiste systeem inkoopt, zonder alles af te kaderen in een PVE? Wij geven 3 tips!
1. Functionele eisen en wensen
Een aanbestedende dienst staat aan de lat om een aanbesteding in te richten. Als eerste worden de wensen en behoeften in kaart gebracht. Vaak zie je dat de aanbestedende dienst wilt voldoen aan hun huidige processen en regels bij de selectie van een nieuw HR-systeem. Ze hebben de behoefte om te standaardiseren, maar willen ook dat het nieuwe systeem precies dezelfde functionaliteit biedt als het oude systeem. Met als gevolg dat er lange lijsten van huidige processen en regelingen worden opgenomen in het programma van eisen.
Tip: Maak geen uitputtende lijst van functionele eisen en wensen, maar beschrijf wat je wil, welk probleem moet worden opgelost. Zo voorkom je dat je al precies uitschrijft hoe het systeem ingericht moet zijn. Het is raadzaam om vooraf een marktconsultatie te doen om de mogelijkheden van het systeem te begrijpen en om tijdens de aanbesteding de leveranciers de kans te geven om de mogelijkheden van hun systeem te verduidelijken, bijvoorbeeld in een assessment.
2. Maak gebruik van assessments
Het gebruik van assessments stelt leveranciers in staat om hun product op een interactieve en klantgerichte manier te demonstreren. Het is niet noodzakelijk om alle processen middels een assessment te toetsen, omdat veel leveranciers vergelijkbare scores behalen op veel HR-processen, doordat met name de basiszaken meestal vergelijkbaar zijn ingericht. Vraag als aanbestedende dienst de functie uit, waar de meeste behoefte naar is (in de toekomst). Dit zorgt er ook voor dat je minder eisen in het PVE hoeft op te stellen.
Zorg ervoor dat bij het beoordelen van de assessments een toegewijd beoordelingsteam, die op de hoogte is van de huidige situatie en de behoefte die er is voor in de toekomst. Gebruik daarnaast duidelijke beoordelingscriteria en scoringsmethoden, en bespreek deze van tevoren met het beoordelingsteam. Voor meer tips, verwijzen we je graag naar deze blog: “Assessments in aanbestedingen”
3. Focus op de toekomst.
Bij het aanbesteden van een nieuw HR-systeem is het belangrijk om de focus te leggen op de toekomstige behoeften en doelstellingen van de organisatie. Hoewel het begrijpen van de huidige situatie essentieel is, moet de nadruk liggen op hoe het nieuwe HR-systeem de organisatie in staat zal stellen om haar doelen te bereiken en zich aan te passen aan veranderende omstandigheden. Vermijd daarom een langdradige beschrijving van de huidige situatie en beperk deze tot een beknopte beschrijving, over de belangrijkste uitdagingen, knelpunten en gebieden waar verbetering nodig is. En gebruik eventueel één of twee duidelijke afbeeldingen om de huidige situatie te illustreren. Daarnaast kan je ook de inschrijver vragen om invulling te geven aan de toekomst, middels het opstellen van een gunningscriterium; waarin je vraagt hoe de inschrijver invulling geeft aan de doelstellingen van de aanbestedende dienst voor de komende 5 jaar, bijvoorbeeld.
Hulp nodig?
Een aanbesteding goed in de markt zetten en er een optimaal resultaat uit halen is niet gemakkelijk; zelfs met de genoemde adviezen kan het een moeilijk spel zijn. Roger adviseert u graag over vorm en inhoud; de investering in de aanbesteding verdient zich meerdere malen terug als de aanbesteding het optimale resultaat oplevert. Door vooraf goed de impact te analyseren voorkomt u een onduidelijk en lang aanbestedingsproces, maar wellicht het belangrijkste u krijgt de beste leverancier voor uw organisatie.
Sparren? Roger staat voor u klaar. Neem via onderstaand formulier contact met ons op!
