Ondersteuning bij een BVP-procedure
Tendermanagement
Hoe zorg je dat voorbereiding daadwerkelijk winst oplevert?
Een goede voorbereiding is het halve werk
Door Joey Meulenbroek
Consultant
Zeker als je maar vijf weken de tijd krijgt om die ‘prio-1-must-win-need-to-have’-tender te pakken. Dat laatste was onlangs het geval bij een opdrachtgever in de mobiliteitsbranche. Roger heeft de klant geholpen bij zowel de voorbereiding als de aanbesteding zelf. Inmiddels is de tender definitief gegund aan onze klant en kunnen we terugblikken op wat die voorbereiding heeft opgeleverd.
Voor we naar de voordelen van een goede voorbereiding gaan, nemen we je graag mee in onze aanpak. Dat doen we in de vorm van een instructie, aan de hand van de stappen die we hebben genomen:
1. Maak een inschatting van de onderwerpen die gevraagd gaan worden en prioriteer ze.
Welke vragen zijn er bij de vorige aanbesteding gesteld? Welke vragen stelt de aanbestedende dienst het laatste jaar vaak? Welke vragen stelt het inkoopadviesbureau dat betrokken is? Welke thema’s leven er in de markt? Bepaal vervolgens welke thema’s waarschijnlijk worden uitgevraagd als (sub)gunningscriterium. Schiet niet met hagel; focus op een paar onderwerpen waar je vrij zeker van bent dat ze gaan terugkomen.
2. Doe voor de gekozen onderwerpen onderzoek naar eerdere tenders.
Wat deden we (minder) goed bij dat onderwerp de vorige keer. En bij de laatste aanbestedingen? En wat deed/doet mijn concurrent (minder) goed? Dat wordt je basis bij de in te plannen brainstorm. Vergeet ook ‘prijs’ niet als onderwerp. Ook daar valt (tijds)winst te halen met een goede voorbereiding.
3. Nodig de juiste mensen uit en cluster (sub)onderwerpen.
Je hebt in ieder geval iemand met kennis van de klant nodig, iemand met kennis van het onderwerp (zowel op strategisch als uitvoeringsniveau) en iemand die weet wat er al eerder is geschreven. Betrek ook mensen die niet bij elke tender betrokken zijn, want dat levert andere invalshoeken op. Ideeën van uitvoerend medewerkers zijn vaak erg waardevol. Of van een IT-er of business process manager. Tot slot is het goed om subonderwerpen te clusteren. Zo voorkom je dat je (met dezelfde mensen) dezelfde dingen gaat bespreken.
4. Organiseer een brainstorm met een strakke agenda. En bewaak die.
Je brengt mensen bij elkaar die elkaar niet dagelijks spreken in de organisatie, maar wel een gedeeld belang en hart voor de zaak hebben. Die hebben vaak veel om over te praten. Dus zorg dat iemand met overwicht de agenda strak bewaakt. Want het was al lastig genoeg om al die mensen bij elkaar te krijgen, dus nu wil je ook concrete resultaten en vervolgacties! Het helpt dan om vooraf te bepalen wat je wilt ophalen. Roger weet vanuit ervaring wat punten scoort in (mobiliteit)aanbestedingen en kon de klant dus goed helpen om die focus aan te brengen. Vergeet niet om af te stemmen welke specialisten tijd voor je vrij maken als de aanbesteding eenmaal gepubliceerd is. En wat je dan van ze verwacht.
5. Zorg dat er concrete acties uitkomen en borg de opvolging.
Het lijkt vanzelfsprekend, maar daar gaat het vaak mis. Dus bepaal actiehouders, notuleer specifieke actiepunten, hanteer strakke deadlines en borg de opvolging!
6. Sla alles op een herkenbare plek op.
Zo kan iedereen alle informatie die is opgehaald doornemen vooraf aan de kick-off voor dat onderwerp tijdens de aanbestedingsfase. Dan kun je aan de hand van de concrete vraag in de aanbesteding direct bepalen wat bruikbaar is en wat er nog meer nodig is.
Wat bleken de grootste voordelen van deze aanpak?
- In een ‘ontspannen periode’ ontstaan vaak meer en creatievere ideeën.
- Je hebt langer de tijd om zaken intern uit te zoeken. Bijvoorbeeld cijfermatige onderbouwing of mooie praktijkvoorbeelden.
- Je weet direct wie je moet hebben, er is meteen betrokkenheid en iedereen staat op scherp als aanbesteding gepubliceerd is.
- De kick-off(s) gedurende de aanbesteding zelf kosten minder tijd, net als het opstellen van teksten. Er is immers al een basis. Daardoor hou je meer tijd over voor het fijnslijpen en op maat maken van jouw beantwoording. En dat is het nodig om die 10 te scoren!
Wat vond de klant van de voorbereiding op de aanbesteding?
Accountverantwoordelijke van opdrachtgever: “De ‘vreemde ogen’ van Roger dwongen ons om tot de kern te komen. Vervolgens hielpen ze op kundige wijze om onze meerwaarde helder te verwoorden. Heel professioneel!”
Bidmanager van opdrachtgever: “ Met het stellen van kritische vragen, de juiste personen intern aan te haken en continue focus op de relevante onderwerpen heeft Roger ons ondersteund en geadviseerd in de voorbereiding (en uitvoering) voor deze aanbesteding. Zo wist iedereen intern wat er van hem/haar verwacht werd en hebben we de, vaak toch al beperkt beschikbare, tijd na publicatie veel efficiënter kunnen gebruiken.”
Ook eens brainstormen samen met Roger? Gericht op een specifieke aanbesteding of om simpelweg meer punten te scoren bij aanbestedingen? Neem via onderstaand formulier contact met ons op om te horen hoe we dat aanpakken!
