Ondersteuning bij een BVP-procedure

Overtuigen

De BVP-procedure vergt een andere manier van schrijven door aanbieders. In de inschrijffase ligt de focus niet op het ‘hoe’ maar op de ‘waarom’. Aanbieders worden gevraagd om in maximaal 2 a4 aan te tonen waarom zij de juiste partij zijn. Onze Opdrachtgever had nog geen ervaring met de BVP-procedure, vandaar dat Roger is gevraagd voor ondersteuning en begeleiding.

Bij de BVP-procedure is het verplicht om alle beweringen, risico’s en kansen te onderbouwen met verifieerbare dominante prestatie-informatie. Denk hierbij aan aantal jaren ervaring, aantal vergelijkbare projecten, aantal vergelijkbare opdrachtgevers en samenstelling aangewezen team voor Opdrachtgever met aantal jaren ervaring etc. Maar ook resultaten op het gebied van klanttevredenheid, werkprocessen, compliancy en verdere interne bedrijfsvoering. Zo laat je als expert zien dat je niet alleen de juiste kennis en capaciteit in huis hebt maar ook aantoonbaar ervaring hebt met vergelijkbare opdrachten. In de inschrijving kwam deze informatie terug in de Prestatieonderbouwing, het risicodossier en het kansendossier.

Samen met onze Opdrachtgever hebben we de prestatieonderbouwing uitgewerkt door middel van korte stellingen, onderbouwd met dominante prestatie-informatie. Dit hebben we gedaan door het analyseren van de behaalde resultaten van vergelijkbare opdrachten en het onderzoeken van tevredenheidsmetingen. Daarnaast hebben we input opgehaald bij medewerkers die in de afgelopen 2 jaar betrokken waren bij vergelijkbare opdrachten. In het risicodossier stond beschreven welke opdrachtgeversrisico’s onze Opdrachtgever zag en hoe hij daarmee omgaat. Het kansendossier bood onze Opdrachtgever de mogelijkheid om extra dienstverlening aan te bieden, die de realisatie van de opdrachtdoelstellingen extra bevorderen. Hiermee liet onze Opdrachtgever zijn expertise en onderscheidend vermogen zien.

Roger heeft voor ieder kwaliteitsdocument een brainstormsessie ingepland met de strategische contactpersonen van Opdrachtgever en twee vakexperts die de werkzaamheden gaan uitvoeren. Bij iedere brainstormsessie is volledig ingezoomd op één onderdeel, waarbij we de visie van onze Opdrachtgever in kaart hebben gebracht en deze hebben gekoppeld aan concrete ervaringen en prestatiemetingen.

Garanties

Naast de schriftelijke uitwerking, bevat de BVP-procedure ook een interview met sleutelfunctionarissen. Een plan kan nog zo goed uitgewerkt zijn, uiteindelijk maken of breken de betrokken sleutelfunctionarissen het project. Zij zijn de belangrijkste graadmeter of een project kan slagen. Bedenk goed wie vanuit de organisatie aansluit bij het interview en over de samenstelling in functies. Door naast een vakexpert ook een strategisch contactpersoon/accountmanager mee te nemen is de expertise zowel op inhoudelijk vlak als op relatiemanagement goed vertegenwoordigd.

Roger heeft de vakexperts getraind op het juist beantwoorden van de interviewvragen. Het is namelijk belangrijk dat het antwoord gelinkt is aan de doelstellingen, met bijbehorende scope en randvoorwaarden en onderbouwd is met dominante informatie. Daarbij mag niet afgeweken worden van de aanbieding en moet het antwoord kort en bondig (SMART) blijven.

Tip van Roger

“Best Value vergt een andere manier van denken die continu aandacht nodig heeft. Vanuit de aanbestedende dienst wordt geen uitgebreid Programma van Eisen opgelegd. De aanbieder moet kunnen laten zien waarom zij de expert zijn en welke oplossingen zij kunnen aanbieden om aan te sluiten bij de opdrachtdoelstellingen. Start daarom tijdig met het inventariseren van behaalde prestaties, risico’s en kansen. Bijvoorbeeld door standaard na afronding van elke opdracht een korte beschrijving van het behaalde resultaat vast te leggen en prestaties en tevredenheid te meten. Zo zorg je dat je altijd beschikt over de juiste informatie om de inschrijving tijdig af te ronden.”