Maatschappelijk Verantwoord Inkopen: Van Strategie Tot Impact

Echte impact begint bij de hele organisatie

Hoewel de afdeling inkoop vaak verantwoordelijk is voor het opstellen van aanbestedingen, wordt de echte impact van MVI pas gerealiseerd wanneer de gehele organisatie betrokken is. MVI moet niet worden gezien als een verantwoordelijkheid van slechts één afdeling, maar als een integraal onderdeel van strategie/beleid van de gehele organisatie. Dit houdt in dat er een organisatie breed maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO) beleid met een overkoepelende duurzaamheidsvisie en -doelstellingen dienen te zijn. Dit beleid vormt de basis voor alle activiteiten, inclusief inkoop, en vertaalt de overkoepelende duurzaamheidsdoelstellingen naar concrete uitgangspunten die het fundament vormen voor het MVI-beleid, dat door de inkoopafdeling dient te worden ontwikkeld. Bij het opstellen van dit beleid is het belangrijk om risico’s te identificeren, prioriteiten te stellen, verantwoordelijkheden te verdelen, en belanghebbenden te betrekken. Dit overkoepelende MVI-beleid geeft vervolgens richting de juiste inrichting van het daadwerkelijke MVI-inkoopproces, om zo duurzaamheidsresultaten te realiseren die passen bij de strategie van de organisatie.

Kortom, MVI vraagt om een organisatie brede aanpak, met een duidelijke visie op duurzaamheid waarbij alle lagen en afdelingen samen werken aan het behalen van duurzame resultaten.

Deze structuur die het MVO-beleid, MVI-beleid en het MVI-inkoopproces logisch met elkaar verbindt, wordt samengevat in de ‘Dutch Wheels’, weergegeven in de afbeelding hieronder.

Praktijk en tools

Het opstellen van een heldere MVI-strategie en deze strategie daarna te vertalen in een aanbestedingsopdracht kan uitdagend zijn. Gelukkig zijn er diverse hulpmiddelen, overzichten, tools en samenwerkingsverbanden beschikbaar die het proces ondersteunen. Hieronder volgen enkele nuttige hulpmiddelen en tips voor hoe je ze effectief kunt inzetten tijdens het inkoopproces:

• Buyer Groups duurzaamheid: dit zijn samenwerkingsverbanden tussen overheden en organisaties, gericht op het gezamenlijk ontwikkelen van duurzame inkoopoplossingen binnen specifieke sectoren. Onder begeleiding van een projectleider gaan deelnemers gezamenlijk aan de slag met het opstellen van een marktvisie. Vervolgens wordt er gekeken hoe de gezamenlijke marktvisie concreet ingevuld kan worden door een inkoopstrategie. Op dit moment bestaan er Buyer Groups voor bedrijfsvoering, gebouwen, energie en grond weg en waterbouw. Wanneer te gebruiken? Buyer Groups zijn vooral nuttig wanneer je specifieke inkoopbehoeften hebt waarvoor je geen duurzame oplossing kunt vinden. Door samen te werken met andere partijen kun je de markt stimuleren om duurzame alternatieven te ontwikkelen.
• MVI-zelfevaluatie tool: dit hulpmiddel biedt organisaties de mogelijkheid om hun huidige MVI-praktijken te beoordelen en verbeterpunten te identificeren. De tool maakt inzichtelijk hoe aanbestedingen scoren op het gebied van MVI en geeft hiermee belangrijke informatie voor het verbeteren van het MVI-beleid. Wanneer te gebruiken? De zelfevaluatie tool is handig om te gebruiken voor de daadwerkelijke start van een aanbesteding. Op deze manier kan inzicht worden verkregen in waar de organisatie staat op het gebied van duurzaam inkopen en welke stappen je kunt zetten om verder te ontwikkelen. Deze kennis kan vervolgens toegepast worden in toekomstige aanbestedingen.
• Webtool ISO 20400: deze tool helpt organisaties bij het integreren van duurzaam inkopen volgens de internationale norm ISO 20400. De webtool bestaat uit verschillende onderdelen, waaronder een ISO 20400 scan. Na het afronden van de scan krijg je concrete aanbevelingen met op maat gemaakte acties om het MVI succesvol te implementeren en/of het MVI-beleid, -strategie en -processen te optimaliseren. Hoe in te zetten? Gebruik deze tool vroeg in het proces, bijvoorbeeld tijdens de strategische planning van je aanbesteding. Dit zorgt ervoor dat duurzaamheid een integraal onderdeel wordt van je inkoopstrategie.
• Quickscan markttransformaties: deze tool biedt inzicht in de laatste marktontwikkelingen en de barrières die duurzame inkoop in de weg staan. De Quickscan biedt doormiddel van een matrix inzicht in diverse inkoopinstrumenten, die op verschillende momenten in de transitie naar een duurzame oplossing en in verschillende fases van het inkoopproces kunnen worden ingezet. Hoe in te zetten? Gebruik de Quickscan om voorafgaand aan een aanbesteding inzicht te krijgen in de markt. Dit helpt je om gunningscriteria en specificaties op te stellen die niet alleen aansluiten bij de huidige markt, maar ook bijdragen aan de transitie naar duurzaamheid.
• MVI-criteriatool: deze online tool ondersteunt aanbestedende diensten bij het selecteren van relevante duurzaamheidscriteria voor hun aanbestedingen. De tool geeft mogelijkheden voor zowel selectiecriteria, eisen, gunningscriteria als contractbepalingen op het gebied van relevante duurzaamheidsthema’s. Hierbij zijn er opties op drie verschillende ambitieniveaus van duurzaamheid. Hoe in te zetten? Gebruik deze tool bij het opstellen van je aanbestedingsdocumenten om ervoor te zorgen dat de criteria die je stelt realistisch en passend zijn bij de markt, zonder onnodig hoge eisen te stellen.

Na het zorgvuldig plannen en opstellen van aanbestedingsdocumenten en het selecteren van de juiste leverancier, stopt het MVI-proces niet. Om maatschappelijk verantwoord inkopen (MVI) succesvol te implementeren en blijvende impact te maken, zijn contractmanagement en evaluatie cruciale vervolgstappen. Hier gaat het nog te vaak mis. Goed contractmanagement is van belang om te waarborgen dat afspraken over duurzaamheid en sociale criteria gedurende de gehele contractperiode worden nageleefd en dat doelstellingen worden behaald. Hiervoor is het van belang om regelmatig de voortgang te monitoren, gesprekken te voeren met je contractpartner en bij te sturen waar nodig. Daarnaast is het belangrijk om een gestructureerd evaluatie- en leerproces in te richten. Door te reflecteren op de resultaten van je MVI-inspanningen en verbeterpunten te identificeren kunnen deze meegenomen worden in toekomstige inkooptrajecten.

Conclusie

Maatschappelijk verantwoord inkopen biedt aanbestedende diensten een krachtig instrument om duurzaamheid en sociale impact te bevorderen. Hoewel het opstellen van een effectieve MVI-strategie en de vertaling daarvan naar concrete aanbestedingen uitdagend kan zijn, zijn er verschillende tools en samenwerkingsverbanden beschikbaar die hierbij ondersteunen. Door gebruik te maken van hulpmiddelen zoals de MVI-criteriatool, de ISO 20400 webtool en Buyer Groups, kunnen organisaties hun inkoopproces optimaliseren en markttransformaties stimuleren.

Het is belangrijk om deze hulpmiddelen op het juiste moment in te zetten. Daarnaast is het essentieel om ook na afronding van een aanbesteding gemaakte afspraken over duurzaamheid actief te beheren en de resultaten van het inkoopproces te evalueren. Op deze manier blijven aanbestedende diensten continu leren en hun MVI-strategie verder verbeteren. Zo wordt duurzaamheid van begin tot eind een integraal onderdeel van elke aanbesteding en realiseren overheden en bedrijven niet alleen kostenbesparingen, maar ook een positieve en blijvende impact op mens, milieu en maatschappij.

Meer weten?

Wil je meer weten over duurzaam inkopen, kunnen we je ondersteunen of heb je een andere vraag? Neem contact met ons op via onderstaand contactformulier.