Tip! Influence je meervoudig onderhandse aanbesteding

Wat is een meervoudig onderhandse procedure?

Meervoudig onderhands aanbesteden is een manier waarop een aanbestedende dienst (bijvoorbeeld een overheidsinstelling) een aantal bedrijven uitnodigt om een offerte in te dienen voor een bepaald project of product. De aanbestedende dienst maakt gebruik van objectieve criteria om de bedrijven te selecteren die een offerte mogen indienen. Er geldt geen verplichting om deze procedure openbaar bekend te maken of termijnen in acht te nemen. De aanbestedende dienst kiest de winnende offerte op basis van de beste prijs-kwaliteitverhouding, of – indien gemotiveerd – op basis van laagste prijs.

Meervoudig onderhands aanbesteden is een interessante en efficiënte manier om een project of product aan te besteden. Bij deze methode wordt een select aantal bedrijven uitgenodigd (3 tot 5) om een offerte in te dienen. De aanbestedende dienst, zoals een overheidsinstelling, maakt gebruik van objectieve criteria om deze selectie te maken. Hierdoor is het proces transparant en eerlijk voor alle betrokken partijen. Er is geen verplichting om de procedure openbaar bekend te maken en de termijnen die in acht worden genomen zijn minimaal.
Uiteindelijk wordt de winnende offerte gekozen op basis van de beste prijs-kwaliteitverhouding.

Indien nodig, kan de aanbestedende dienst ook kiezen voor laagste prijs, mits er een gemotiveerde reden voor is. Meervoudig onderhands aanbesteden is dus een praktische en efficiënte manier om een project of product aan te besteden, met transparante en eerlijke criteria en geen verplichte openbare bekendmaking of termijnen.

Wanneer een meervoudig onderhands procedure?

Elke twee jaar stelt de Europese commissie de Europese drempelbedragen vast, de nu geldende drempelbedragen liggen tot 31 december 2023 vast. Onderstaand heb ik voor het gemak de drempelbedragen voor de klassieke overheidsopdrachten toegevoegd:

Type overheidsopdracht in Euro’s excl. btw

Werken: 5.382.000, –
Leveringen en diensten voor centrale overheid: 140.000, –
Leveringen en diensten voor decentrale overheid: 215.000, –
Overheidsopdrachten voor sociale en andere specifieke diensten: 750.000, –
Prijsvragen voor centrale overheid: 140.000, –
Prijsvragen voor decentrale overheid: 215.000, –

Voor meer dan 50% door aanbestedende diensten gesubsidieerde werken: 5.382.000, –
Voor meer dan 50% door aanbestedende diensten gesubsidieerde diensten die verband houden met werken: 215.000, –

Benieuwd naar alle drempelbedragen? Check deze link.

Hoe worden partijen geselecteerd?

Bovenstaand is beschreven dat partijen op objectieve wijze geselecteerd worden door de Aanbestedende dienst. Dit zou betekenen dat er gedegen marktonderzoek gedaan wordt. Mijn eigen ervaringen als inkoopadviseur zijn dat dit niet altijd het geval is. Wanneer ik aan tafel zit en de vraag stel welke partijen interessant zijn voor een specifieke opdracht dan krijg ik geregeld de volgende opties:

– Een aantal jaar geleden heeft partij A dit ook gedaan, dit is goed gegaan en willen deze partij graag opnieuw uitnodigen;

– Voor een andere opdracht in deze gemeente maken we gebruik van partij B, deze zou ik graag opnieuw willen uitnodigen want deze organisatie doet dit ‘volgens mij’ naar wens;

– Partij C schrijft altijd scherp in, die wil ik er ook graag bij hebben;

– Partij D willen we niet uitnodigen, die is veel te duur (geen motivatie waarom dit zo is).

Bovenstaande argumenten zijn voor mij niet direct de argumenten die ik graag terugkrijg van het team. Ik vind het van belang dat de markt eerlijk benaderd wordt en dat er gekeken wordt naar welke partij de opdracht het beste kan uitvoeren, de overkoepelende doelstellingen van de Aanbestedende dienst begrijpt en indien gewenst ook nog toegevoegde waarde kan leveren.

Gedegen marktonderzoek is in mijn optiek van belang en bij het uitgeven van overheidsgeld kan je in de meeste gevallen geen opdracht aanbesteden zonder goed marktonderzoek te doen. Aan alle inkopers en inkoopadviseurs: doe zelf gedegen marktonderzoek en/of daag je team uit om dit serieus op te pakken. Het uiteindelijke resultaat wat je hiermee bereikt zal ervoor zorgen dat de kans op een succesvolle aanbesteding een stuk hoger ligt.

Tips voor inkopers:

1. Doe voordat je met een Meervoudig onderhandse procedure start gedegen marktonderzoek, dit kan op de volgende manieren:
– Desk Research;
– Survey;
– Interviews;
– Benchmarking;
– Ga naar Events! (bijvoorbeeld de jaarlijkse events van Roger 😊)

2. Daag je team uit om verder te kijken dan wat je voorheen hebt gedaan, altijd hetzelfde blijven doen draagt niet bij aan het uitdagen van de markt en hierdoor zal je niet snel meerwaarde krijgen;

3. Zorg ervoor dat je goed inzichtelijk hebt wat je eigen doel en scope is, na het doen van marktonderzoek kan je dit wellicht wel bijstellen;

4. Zoek gericht naar relevante partijen, werk vanuit een longlist naar een shortlist;

5. Blijf in contact met je interne stakeholders, je koopt het product of de dienst niet alleen voor jezelf in;

6. Blijft up to date: volg de markt op LinkedIn, neem deel aan kennissessies, bezoek events en maak gebruik van de kennis van bijvoorbeeld een materiedeskundige;

7. Ken de markt en weet waar je aan toe bent als je partijen hebt uitgenodigd.

Hoe verhoog je als inschrijvende partij je kansen om uitgenodigd te worden door een Aanbestedende dienst?

Voor een inschrijvende partij is het van belang om business te blijven genereren en op het ‘lijstje’ te komen van partijen die in aanmerking komen voor een onderhandse procedure. Maar hoe krijg je dit nou eigenlijk voor elkaar? De tips die ik geef zijn geen garantie voor een uitnodiging maar dragen wel bij aan je kansen.
Tips aan inschrijvende partijen:

1. Social media
We leven in een tijd waar social media een sterk instrument is om te gebruiken en waardoor je in een korte tijd snel zichtbaar kan worden. Als een Aanbestedende dienst je niet kan vinden en niet weet waar jij goed en/of onderscheidend in bent, waarom zou dan juist uw organisatie op een shortlist komen om uitgenodigd te worden? Wanneer bijvoorbeeld een inkoper alleen deskresearch doet, dat wil je juist gevonden worden via bijvoorbeeld LinkedIn. Deel via uw bedrijfsprofiel en uw medewerkers relevante informatie over de markt, uw opdrachten en andere leuke en interessante updates en doe dit ook actief. Het niet correct gebruiken van social media zorgt ervoor dat uw bijdrage beperkt gezien wordt en de effort die u hieraan besteed krijgt dan helaas niet het gewenste resultaat. Vanuit uw organisatie is het van belang dat er onderzoek gedaan wordt hoe u uw social media het beste kan inzetten, dit is een kunst op zich en wenst de nodige aandacht.

2. Whitepapers
Om beter zichtbaar te worden bij een Aanbestedende dienst kan het bijvoorbeeld helpen om een whitepaper te maken en deze actief te delen. Whitepapers zijn een waardevol instrument om beter zichtbaar te worden, wel moet hier relevante informatie in staan voor de Aanbestedende dienst. Wanneer je kiest voor gemak en het niet specifiek maken van uw document verklein je uw kansen. Het document zal juist voor meerwaarde zorgen wanneer deze passend en specifiek is voor een bepaalde Aanbestedende dienst en aansluit op hun uitdagingen en behoeften.

Tip: maak een Whitepaper visueel, het oog wilt ook wat en dit blijft naar mijn mening wat langer hangen.

3. Ken de Aanbestedende dienst
Het is van belang om de doelstellingen van een Aanbestedende dienst te kennen zodat je inzichtelijk krijgt of dit de juiste toekomstige partner voor je zal zijn. Je ‘campagne’ om beter zichtbaar te worden bij een Aanbestedende dienst zal vaak specifiek moeten zijn want zoals we bij beoordelingen vaak zeggen ‘dit plan kan je één op één bij een andere gemeente neerleggen’ is iets wat je niet graag terugkrijgt in je motivatie. Onderscheidend en persoonlijk zijn wat mij betreft twee kernwoorden voor uw toekomstige campagne.

4. Doe research naar de markt
Waarom wint partij X al die aanbestedingen en worden ze uitgenodigd voor onderhandse procedures? In je eigen kracht geloven is iets wat ik altijd zal adviseren aan mijn opdrachtgevers maar ontwikkelen mag je nooit vergeten. Het heeft voordelen om de markt te kennen zodat je inzichtelijk krijgt waar andere partijen bijvoorbeeld beter in zijn. Zijn dit punten waarop uw organisatie eigenlijk onderscheidend zou moeten zijn? Neem dit mee en werk hieraan, als dit ook onderdelen zijn waarop partijen worden uitgenodigd, dan kan dit weleens magische woord zijn voor een uitnodiging.

5. Events
Inhoud, materiedeskundigen en inkopers zijn vaak te vinden op specifieke evenementen voor de producten, diensten en leveringen waar zij zich mee bezig houden. Dit is eigenlijk het moment waarbij vraag en aanbod elkaar in levende lijven tegenkomen. Wanneer je graag voor een specifieke aanbestedende dienst opdrachten wilt uitvoeren dan is het ook van belang om gezien te worden en hopelijk een praatje te kunnen maken. Als inkoper ben ik geïnteresseerd in wat de markt kan bieden en in combinatie met de doelstellen vanuit mijn opdrachtgever kan nieuwe informatie ervoor zorgen dat een opdracht wellicht wat bijgesteld wordt.

6. Focus op wat bij je past
Kies een Aanbestedende dienst uit die bij je past. Wanneer er een grote kloof zit tussen de vraag van de aanbestedende dienst en het aanbod dat u heeft, dan schiet u echt met hagel terwijl u gericht een keuze zou moeten maken. Een Aanbestedende dienst is vaak op zoek naar specifieke partijen en als je hier niet naar toe kan groeien dan zal dit niet snel gepaard gaan met een uitnodiging.

Wij helpen je graag!

Heb jij als Aanbestedende dienst behoefte aan gedegen marktonderzoek of heb je hulp nodig bij het maken van een objectieve selectie voor onderhandse procedures? Heb jij als inschrijvende partij niet goed voor ogen hoe je zichtbaarder kan worden en meer uitnodigingen kan ontvangen? Of wil je gewoon even doorpraten over de tips? De consultants van Roger gaan graag met je in gesprek om met de bovenstaande vraagstukken aan de slag te gaan.

Ps. ‘Influence je aanbesteding’ is een training vanuit Roger die wij specifiek aan commerciële partijen geven. Heb je hier interesse in of ben je op zoek naar een ander programma? Neem contact op met Roger en dan gaan wij met je in gesprek.