“Bouwbedrijven mijden grote infraprojecten”
Blog
6 redenen en 8 praktische tips voor een dedicated tenderruimte!
Aanbesteding winnen? Met een brainstorm beginnen!
Door Yoeri Pfaff
Consultant
Roger-consultants krijgen dagelijks een kijkje in de keuken van de Nederlandse aanbestedingswereld. De diversiteit aan opdrachtgevers maakt ons werk zo leuk, want iedere branche, organisatie en tender is uniek. Eén aspect is altijd hetzelfde: we werken samen in vergaderruimtes. Door de jaren heen hebben we ruimtes in alle soorten en maten meegemaakt. Een tijdlang kon samenwerken alleen virtueel, maar gelukkig mogen en kunnen we elkaar weer fysiek ontmoeten. Laten we daar dan ook het maximale uithalen!
Wij zijn ervan overtuigd dat een goede ruimte bijdraagt aan succesvol tenderen: komen tot de beste inkoopstrategie voor aanbestedende diensten of tot een winnende inschrijving voor marktpartijen. In deze blog ontdek je het belang van een goede tenderruimte én ontvang je praktische tips om jouw tenderruimte te transformeren tot een broedplaats voor creativiteit en succes!
Waarom een tenderruimte?
1. Ruimte voor creativiteit
In een tenderruimte krijgt creativiteit de ruimte om te floreren. Staand vergaderen, ideeën visueel maken en zelfs rondjes lopen terwijl je nadenkt – het zijn allemaal bewezen elementen die de creativiteit laten stromen.
2. Visueel storyboard
Gebruik de ruimte om het storyboard van je inkoopstrategie of inschrijfplan visueel te maken. Hang ideeën op, vul ze aan en creëer een overzicht dat je team inspireert en overzicht geeft.
3. Efficiëntie
Je kent het wel.. vergaderzalen zijn nooit beschikbaar als je ze nodig hebt. Een eigen ruimte staat altijd voor je klaar en met een goed ingerichte tenderruimte ben je altijd verzekerd van de juiste vergaderfaciliteiten.
4. Focus
Een afgezonderde tenderruimte biedt de perfecte omgeving voor gefocust teamwork. Minimaliseer afleidingen en maximaliseer de productiviteit terwijl je met je team aan het werk bent.
5. Samenwerken
Samenwerken in één ruimte stimuleert teamleden om met elkaar te sparren over ideeën en uitdagingen. Dan hoeft dit niet te wachten tot een officiële vergadering of via een mail.
6. Maak tenderen zichtbaar in je organisatie
Een dedicated tenderruimte maakt het tenderproces zichtbaar voor je organisatie. Dit draagt bij aan interne commitment. Let wel op: een inkoopstrategie of inschrijvingsplan kan gevoelige informatie bevatten. Denk dus goed na over de (fysieke) informatiebeveiliging in en rondom je tenderruimte. Dit kan bijvoorbeeld opgelost worden met een slot op de deur en niet-doorlaatbare folie op de ramen.
Tips en ideeën voor een effectieve tenderruimte
1. Claim een ruimte voor je team
Bij langlopende of complexe trajecten is het écht de moeite waard om de ruimte helemaal vrij te houden voor je tenderteam. Maak het een plek waar je team (samen)werkt, brainstormt en discussies voert. Breng de tender tot leven door zaken als de planning, kansen en risico’s en concept-stukken zichtbaar te maken in de ruimte.
2. Grote Vergadertafel met goede faciliteiten
Een ruime vergadertafel vormt het centrale punt van je tenderruimte. Zorg ervoor dat er genoeg stopcontacten aanwezig zijn, Deze zijn bij voorkeur verwerkt in het tafelblad, zodat er geen snoeren dwars door de ruimte lopen (veiligheid voor alles 😊).
3. Aparte werkplekken
Het liefste biedt de tenderruimte ook plek om te werken. Richt hiervoor aparte werkplekken in met een groot scherm. Is de ruimte beperkt? Gebruik de vergadertafel dan ook als werkplek.
4. Digitale vergaderfaciliteiten
Investeer in hoogwaardige audiovisuele apparatuur om (virtuele) vergaderingen soepel te laten verlopen. Zorg in ieder geval voor een groot scherm met een hoge kwaliteit webcam en speakers. En vergeet de stabiele internetverbinding niet! Bij voorkeur kan iedereen met zijn of haar eigen laptop gebruik maken van de vergaderfaciliteiten. Hiervoor zijn diverse systemen in de markt die goed werken. Mijn persoonlijke favorieten zijn de Clickshare van Barco en de zakelijke producten van Logitech.
Pro-tip: Microsoft Teams bidet de mogelijkheid een fysiek whiteboard zichtbaar te maken in een digitale meeting. Je hebt hier wel een 2e camera voor nodig, gericht op het whiteboard.
5. Creatieve ruimte
Creëer fysieke ruimte voor creativiteit. Denk aan ruimte om te tekenen, post-its te plakken en andere creatieve processen te faciliteren. Zorg ervoor dat deze middelen ook klaarliggen.
Gebruik de wanden ook om een Silent Wall discussie te voeren. Iedereen mag zijn of haar ideeën achterlaten en anderen zijn uitgenodigd om hierop te reageren.
6. Werken op hoogte
Overweeg hoge tafels en stoelen of krukken die stimuleren om te gaan staan. Staand vergaderen geeft een boost voor je creativiteit en energie!
7. (Verplaatsbare) whiteboards
Mijn persoonlijke favoriet in een tenderruimte zijn whiteboard wanden. Ik vind het heerlijk om tijdens een brainstorm ideeën en processen visueel te maken met het team. Wat mij betreft zijn alle muren van een tenderruimte voorzien van een beschrijfbare afwerking!
Heb je meerdere vergaderzalen, maar mogen deze niet volledig overgenomen worden door een tenderteam? Zorg dan voor verplaatsbare whiteboards die eenvoudig meegenomen kunnen worden.
Geen ruimte of budget voor een groot whiteboard? Er zijn betaalbare oprolbare folies beschikbaar waarop je kunt schrijven. Deze folies zijn elektrostatisch en dus eenvoudig op te hangen zonder sporen achter te laten.
8. Brandstof voor de mens
Waar zijn wij werkende mensen zonder een fijn bakje koffie of thee..! Zorg ervoor dat er altijd goede koffie en thee in de buurt is.
Tot slot..
Een goed ingerichte tenderruimte is meer dan alleen een vergaderruimte; het is de sleutel tot het succesvol tenderen. Door ruimte te geven aan creativiteit, efficiëntie te maximaliseren en flexibiliteit te omarmen, geef je jouw team de tools die nodig zijn om elke aanbesteding met vertrouwen aan te gaan. Dus, richt die tenderruimte in en laat je succes niet aan het toeval over!
Deze blog is geschreven met hulp van AI.
