Delen op

Tendermanagement

Inhuur van personeel

Het verschil tussen een 8 en een 10? Een strakke planning en de energie er in houden.


Overtuigen

Bij een Rijksbrede aanbesteding voor de inhuur van personeel heeft Roger haar opdrachtgever geholpen om op 4 van de 6 kwalitatieve gunningscriteria de maximale score te halen en mede daardoor het contract gegund te krijgen. Om kwaliteitsteksten dusdanig te perfectioneren dat ze maximaal scoren is een strakke planning en intensieve wisselwerking nodig tussen consultant en opdrachtgever. Tegelijkertijd had onze opdrachtgever in dit traject het gevoel volledig ontzorgd te worden. Hoe bereik je dat?

“In volwassen aanbestedingsmarkten gaat het om de details”

In een branche als de detacheringsbranche, die zich kenmerkt door veel concurrentie en ruime ervaring met Europees aanbesteden, zijn het vaak de details die het verschil maken in de kwaliteitsteksten. Een kleine innovatie in een deelproces, net even iets concreter zijn over hoe je iets aanpakt, een extra borgingsmaatregel of bewijs toevoegen.

“De energie er in houden door alle inspanningen van mensen in het tenderteam te waarderen”

Het is belangrijk om de waarde van alle inspanningen hardop te onderkennen, als onderdeel van het ‘polijstproces’. Of je de input nu wel of niet één-op-één gebruikt, al dat denkwerk levert weer nieuwe ideeën en denkrichtingen op. En dat leidt bijvoorbeeld weer tot het betrekken van nieuwe mensen uit de organisatie. Of het gebruiken van informatie uit reeds bestaande documenten met waardevolle informatie (verslaglegging, evaluaties, procesbeschrijvingen).

“Een strakke planning is ‘key’: begin meteen met de kwaliteitswensen!”

Duik zo snel mogelijk de inhoud in. Niet eerst richten op de eisen en de vragen, maar meteen beginnen en concreet worden over de uitwerkrichting. Het verhaal uittekenen, brainstormen per onderdeel, onderzoeken wat er al is. In week 4 van de 6 waren de teksten daardoor al op 90%. Toen hadden we nog 2 volle weken om met alle betrokkenen die eerder genoemde pareltjes te vinden en op te graven. En zo die 10-en te scoren!

Klantquote

“Roger heeft ons geholpen om van week 1 t/m week 6 scherp te blijven en voortdurend na te denken over hoe we onze claims nog steviger konden onderbouwen. Zo kwamen er dingen naar boven waar we in eerste instantie niet aan hadden gedacht, maar die uiteindelijk wel van meerwaarde waren in onze beantwoording. Ik had steeds het gevoel dat we volledig op schema lagen en ‘in control’ waren bij deze aanbesteding.“

Garanties

• Uitgebreide analyse en voorbereiding om tot de juiste strategie en inhoud te komen.
• Een strakke planning om voldoende tijd voor het fijn slijpen over te houden.
• Een SMART-verhaal dat naadloos aansluit op de klantbehoefte.

Extra's

• Het vervlechten van de USP’s van onze opdrachtgever en de voordelen daarvan voor de aanbestedende partij in de aanpak en geboden oplossing bij diverse casussen.

Reflectie door Joey Meulenbroek

“In een traject waarin de planning goed staat en iedereen zijn afspraken nakomt, ben je de laatste weken op microniveau met de teksten bezig. Je weegt elke zin af op meerwaarde en zet je betoog nog steviger neer. Je belt elkaar vaker op een dag kort om zaken te toetsen, samen na te denken over een specifieke passage of het beste bewijs te zoeken voor wat je in je aanbieding stelt. Kortom, je bent bezig om van de 8 een 10 te maken. Om daar te komen heb je een strakke planning, positieve energie en korte, informele lijnen nodig. Als consultant zie ik het als een belangrijke taak om daar vanaf dag één aan te bouwen.”