Werken ‘tussen de tenders door’
Procuremanagement
Inkoopstrategie bepalen, wat gaat daar aan vooraf?
Hoe bepaal je een inkoopstrategie?
Door Arja Schep
Consultant
In deze case is Roger in de voorfase betrokken; er is een behoefte maar hoe deze er precies uitziet is nog niet helemaal duidelijk. We zijn door een gemeente gevraagd om inzicht te krijgen in de verdere behoefte aan een Leer- en Ontwikkelprogramma en dit te vertalen in een mogelijke inkoopstrategie.
Vanuit actuele ontwikkelingen, is de behoefte ontstaan aan een eigentijds en op maat leer- en ontwikkelprogramma. Voor Roger de opdracht om eerst de behoeften van de medewerkers, leidinggevenden en het MT in kaart te brengen. Zo weet de gemeente zeker dat als zij wat gaan inkopen dit ook aansluit bij wat de medewerkers willen. Daar worden we erg blij van, want hoe vaak komt het niet voor dat een inkoopopdracht toch niet helemaal aansluit bij hetgeen er vanuit medewerkers gevraagd is. Na deze inventarisatie bekijken we of de behoeften vertaald kan worden naar een inkoopvraagstuk.
Hoe pak je dit nu aan?
Het brede vraagstuk leidt ertoe dat het lastig is om de behoefte te inventariseren. Veel verschillende afdelingen zijn betrokken en iedereen wil graag zijn/haar mening geven. Bij de start was het even zoeken wat het beste zou werken binnen deze organisatie. Samen met een vast kernteam stelden we een plan op waarbij we met verschillende methodieken zoveel mogelijk medewerkers proberen te betrekken in het proces. Graag nemen we jullie mee in de methodieken die we hebben gebruikt om de behoeften in kaart te brengen. Let op, dit is niet alleen interessant voor aanbestedende diensten, maar ook voor opdrachtnemers om te weten hoe een aanbestedende dienst in de voorbereidingsfase te werk gaat. Zo kan je ook tijdens deze fase kennis delen, hoe dat moet lees je uitgebreid in deze blog: reactief vs. proactief
Methode 1 - Deskresearch
Inventarisatie van het al bestaande. We verdiepten ons in de achtergronden en ontwikkelingen die de behoefte aan een Leer- en Ontwikkelprogramma hebben doen ontstaan om daarmee uiteindelijk te komen tot een uitvraag die recht doet aan deze ontwikkelingen, inclusief inventarisatie opleidings- en trainingsaanbod dat al bestaat binnen en buiten de gemeente.
Methode 2 - Interviews
We hebben interviews georganiseerd op basis van de uitkomsten van de deskresearch. Met de mensen die op dat moment binnen de gemeente al bezig waren met het leren en ontwikkelen en overlap biedt. En met mensen die eerder onderzoeken hebben uitgevoerd binnen de gemeente, zodat deze resultaten worden meegenomen in de inkoopstrategie.
Methode 3- Inloopspreekuren
Het is van belang om ook de medewerkers actief te ondervragen naar hun behoeften. Zo hebben wij inloopspreekuren georganiseerd, om op een laagdrempelige wijze achter de behoeften van medewerkers te komen. Tijdens deze spreekuren vroegen wij medewerkers “Als jij het MT mag adviseren over leren en ontwikkelen, wat wil je dan meegeven?” Naar aanleiding van hun antwoorden hebben we aanvullende informatie verzameld over hoe zij hun opleiding en training inrichten en welke behoeften ze daarbij hebben, zowel inhoudelijk als logistiek.
Methode 4 - Focusgroepen
Een gemeente heeft een complexe structuur met verschillende afdelingen en disciplines. Iedere afdeling heeft zijn eigen leer- en ontwikkelprogramma, om van elkaar te leren hebben wij focusgroepen georganiseerd. Iedere relevante afdeling was vertegenwoordigd en hebben wij hun werkwijze besproken, zo kunnen we interne best practices ophalen en van elkaar leren. Wat uiteindelijk als resultaat had, dat het vraagstuk breed wordt gedragen binnen de gemeente.
Methode 5 - Enquête
Om te borgen dat iedereen zijn of haar behoefte heeft kunnen uitspreken, is er ook een enquête uitgestuurd. Met deze resultaten worden de behoeften concreet gemaakt en geprioriteerd. Deze methode adviseren we pas aan het einde zodat je goed de vraagstelling kunt afstemmen op de eerdere input.
Filteren en bijsturen
Het is van belang om de opgehaalde informatie zorgvuldig te filteren, aangezien de behoeften niet altijd alleen met de inkoopstrategie kunnen worden vervuld. Vaak is te zien dat de cultuur ook een rol speelt in de vervulling van de behoeften en daarbij kan een inkoopvraagstuk helpen een oplossing te bieden.
Tip van Roger: kijk niet alleen naar wat van toegevoegde waarde is voor je inkoopstrategie, maar ook naar de emotionele elementen die bijdragen aan het vervullen van de behoeften van medewerkers.
Laat ons je helpen!
Heb jij nu ook een inkoopbehoefte gesignaleerd binnen jouw organisatie maar nog geen idee hebben of dit moet leiden tot een inkoopopdracht, Roger helpt je graag! Neem via onderstaand formulier contact met ons op!
