Delen op

Tendermanagement

Werken ‘tussen de tenders door’

Het constant ontwikkelen van een opdrachtgever


Bij een opdrachtgever in de Tribe Development ontstond de gezamenlijke wens om méér te doen op het gebied van tenders. Voor die tijd werkten we van tender naar tender; per aanbesteding startten we een nieuwe traject op. In relatief korte tijd was tussen deze opdrachtgever en Roger al een sterk partnership gevormd. Hierdoor herkenden we samen terugkerende verbeterpunten. We besloten de volgende stap te zetten door ook ‘tussen de tenders door’ te werken om deze verbeterpunten te tackelen. In deze case gaan we in op deze wijze van samenwerking en de voordelen die hierin worden behaald.

Waarom werken ‘tussen de tenders door’?

Het van tender naar tender werken met Roger kan heel fijn zijn voor een klant. Je schakelt ons in wanneer een tender uit wordt gebracht, Roger verzorgt de benodigde dienstverlening, en na gunning verdwijnt Roger weer uit beeld. De investering die je doet en de inzet die je krijgt is erg overzichtelijk op deze manier. Tegelijkertijd beperkt deze werkwijze de impact die Roger kan maken. Aanbestedingstrajecten hebben doorgaans een korte doorlooptijd waarin veel werk moet worden verricht. Bij het werken van tender naar tender moeten onze Rogers daarom al vrij snel het operationele werk in duiken. Terwijl het langer stil blijven staan bij essentiële strategische vraagstukken vaak de sleutel is tot het winnen van een tender.

Voor het doorgronden van deze strategische vragen wil je daarom ook ‘tussen de tenders’ door blijven samenwerken. In plaats van te wachten tot publicatie en/of na gunning weinig aanbestedingswerkzaamheden meer te doen, blijf je tussendoor ook progressie boeken.

Waarin kunnen we verbeteren?

Bij Roger merken we dat het per opdrachtgever verschilt op welk gebied de meeste stappen gemaakt kunnen worden. Partijen actief in de aanbestedingsmarkt kijken al snel naar de kwalitatieve teksten als eerste verbeteringsmogelijkheid. Dit is enigszins logisch, omdat dit het eindproduct is waar je door de Aanbestedende Dienst op afgerekend wordt. Ze gaan daarom aan de slag met het nóg beter omschrijven van bijvoorbeeld duurzaamheidsmaatregelen en innovaties. Hoewel dit tot op bepaalde hoogte effectief is, merken wij dat de grootste te boeken winst vaak in het proces zit. Naast het beter omschrijven van de dienstverlening helpen we onze klanten daarom ook met het optimaliseren van de interne processen omtrent aanbesteden.

Zo helpen we de klant in deze case om hun bidproces en rolverdeling scherp te krijgen. Deze klant schrijft in op tenders in verschillende vakgebieden. Per vakgebied bestaat een ander optimaal bidproces en een andere rolverdeling. Door dit inzichtelijk te maken kunnen we efficiënter te werk gaan tijdens aanbestedingstrajecten. Ook helpen we deze klant met een proces om (ruim) voor publicatie van een tender aan het werk te gaan. Per vakgebied helpen we ze cruciale strategische overwegingen en vraagstukken van een potentiële nieuwe klant of reeds bestaande klant te doorgronden. Afsluitend nemen we ook het contractmanagement onder de loep om de meeste waarde uit een gewonnen aanbesteding te halen en een tijdige voorbereiding op een herpublicatie te waarborgen.

Op deze manier stroomlijnen we de processen vóór, tijdens, en na een aanbesteding om tot een maximaal resultaat te komen.

Wat is de toegevoegde waarde?

Een ‘maximaal resultaat’ uit zich grof gezegd op twee manieren: een hogere winstkans en een hogere omzet per gewonnen aanbesteding. Er zijn echter ook nog andere gebieden waarop toegevoegde waarde wordt behaald door het werken ‘tussen de tenders’ door. Denk hierbij aan het volgende:

  • Aanbestedingstrajecten kunnen efficiënter worden uitgevoerd;
  • Roger leert de organisatie nóg beter kennen;
  • De prioriteit en het belang van een aanbesteding kan beter worden bepaald;
  • Lessen uit evaluaties van afgeronde tenders kunnen direct tekstueel en procesmatig worden verwerkt.
  • Nu we begonnen zijn met het stroomlijnen van de processen vóór, tijdens en na een aanbesteding, uiten bovenstaande neveneffecten zich al bij de klant. De eerste evaluaties van het werken tussen de tenders door zijn daarom zeer positief.

‘Keep developing’

In algemene zin kun je zeggen dat het werken ‘tussen de tenders door’ zorgt voor een hoop ontwikkeling. Ontwikkeling van de kwaliteit van teksten, ontwikkeling van processen, ontwikkeling van het volwassenheidsniveau van organisaties op het gebied van aanbesteden en ontwikkeling van Roger en haar Rogers. En ontwikkeling naar volgende ontwikkelingen.

Laat dit nu precies zijn wat we met Tribe Development doen. Onze opdrachtgevers, hoe groot of klein en ervaren of onervaren ze ook zijn, helpen ontwikkelen naar een volgend niveau. En de persoonlijke ontwikkeling van onze Rogers hier parallel aan mee laten groeien. Benieuwd wat wij voor jullie organisatie kunnen doen? Laten we samen sparren! Neem via onderstaand formulier contact met ons op!