Sociaal inkoopadvies in Haarlem
Tendermanagement
Raamovereenkomsten, een vak apart
De raamovereenkomst is binnen. Wat nu?
Door Lenneke de Ruiter
Tribeleader Facilitair & IT
Samen met één van onze opdrachtgevers binnen Tribe Facilitair en IT schreven we in op een van de grootste aanbestedingen binnen hun branche. De opdracht; een Raamovereenkomst waarin vijf partijen gecontracteerd werden. Na een intensief bidproces waarin we focuste op de juiste strategie, meerwaarde en lange termijnvisie dienden we de inschrijving op tijd en compleet in. Na een paar weken komt het verlossende woord: ‘U bent als nummer 1 geselecteerd’. De euforie is groot en het winnen van deze must have wordt uitgebreid gevierd. Vervolgens gaat iedereen weer aan de gang met de dagelijkse operationele gang van zaken.
‘Nu hebben we de Raamovereenkomst gewonnen en moeten we wachten.’
Na een tijdje realiseerde de organisatie zich dat, na de euforie, er nog geen opvolging is geweest binnen de raamovereenkomst. Je hebt namelijk pas een opdracht wanneer je de minicompetitie gegund krijgt. De raamovereenkomst zelf is geen opdracht, maar slechts een voorbereidende stap voor het plaatsen van opdrachten via minicompetities. Gecontracteerde partijen dienen een mini-competitie in waarna over wordt gegaan tot het gunnen van een nadere opdracht. Deze nadere offerte wordt beoordeeld volgens de in de raamovereenkomst en/of aanbestedingsstukken vastgestelde gunningscriteria. De contractant met het beste aanbod krijgt de nadere opdracht vervolgens gegund.
Weken, maanden gaan voorbij en dan… de uitnodiging voor de mini competities. In dit specifieke geval niet één, maar drie tegelijk! Allemaal dezelfde deadline en relatief korte doorlooptijd. De inschrijvingen op de minicompetities zijn, net als de inschrijving op de Raamovereenkomst, uitgebreid. Er worden nieuwe gunningscriteria uitgevraagd én eerder beschreven gunningscriteria moeten in deze fase specifieker uitgewerkt worden. Op het moment dat je start aan de minicompetities is het speelveld (vaak) gelijk met de andere geselecteerde partijen en maakt elke contractant net zoveel kans op een gunning.
Bidteam weer opladen en motiveren
Bij het publiceren van de minicompetitie ontstaat er vaak frustratie en irritatie. ‘We hebben al zoveel beschreven’, ‘moeten we nog een keer door die hoepel springen’, ‘hoe kunnen we de aanbestedende dienst nogmaals verrassen’ ‘gebruik maar de eerdere gunningscriteria’. Allemaal emoties en uitspraken die heel begrijpelijk zijn.
Maar als je hier scoort, scoor je pas echt. Én een winnaarsmentaliteit hebben we. Onze Roger consultants namen het voortouw om de organisatie opnieuw te enthousiasmeren en vol nieuwe energie te starten aan de minicompetities. Door nieuwe brainstormsessies in te plannen, met nieuwe gezichten én inzichten, heldere rollen en een goede taakverdeling krijgen we samen weer de energie om ook hier een succes van te maken. Deze nieuwe inzichten hebben geleid tot het opnieuw verrassen van de opdrachtgever. Met het benoemen van de juiste details, het verplaatsen van focuspunten, het verder onderbouwen van bewering en uiteraard een mooie opmaak, dienen we een aanbieding waar we met zijn alle trots op zijn.
Eind goed, al goed.
Het lukt ons uiteindelijk, om samen met de opdrachtgever weer een winnende inschrijving te doen op de gekozen percelen. Nu is er echt reden voor een echt feestje!
Laat je niet verrassen!
Je kan mini competities veelal voorbereiden in de fase tussen gunning Raamovereenkomst en start minicompetities. In het bestek van de raamovereenkomst staat namelijk beschreven welke onderwerpen er uitgevraagd worden in de minicompetitie. Als dat niet het geval is, stel daar dan in de Nota van Inlichtingen een vraag over. Zo kan je je maximaal voorbereiden op het doen van de winnende inschrijving op de minicompetities.
