Paniek! Vlak voor de deadline moet alles opnieuw.

Paniek en code rood!

Ik heb het de afgelopen maanden opvallend vaak meegemaakt: een rigoureuze aanpassing in het beantwoordingsformat, in de vraagstelling of in de opmaakvereisten. Het is al vervelend als dit soort wijzigingen in de eerste Nota van Inlichtingen naar voren komen, zo’n 2 tot 3 weken na publicatie. Maar daar ontkom je als inkoper niet altijd aan en is deels ook goed. Bijvoorbeeld als het prijzenblad niet klopt. Maar is het echt nodig om het aantal A4 voor de beantwoording aan te passen? Of ineens toch opmaakeisen te stellen?

In de afgelopen maand heb ik alleen al binnen mobiliteitsaanbestedingen tweemaal meegemaakt dat tien kalenderdagen voor de deadline de opmaakeisen en/of de tekstomvang nog wijzigde. En ook zodanig dat we met het hele tenderteam terug naar de tekentafel konden. In beide gevallen was bovendien al een vraag over de opmaakeisen en/of tekstomvang beantwoord in de eerste Nota van Inlichtingen. Daarna werd in de tweede Nota van Inlichtingen een ander antwoord gegeven. In het eerste geval was het antwoord in de eerste Nota van Inlichtingen dat de uitvraag qua inhoud, omvang en opmaak ongewijzigd bleef. In het tweede geval was het maximaal aantal woorden in de eerste Nota van Inlichtingen aangepast. Het laatste wat je dan verwacht is een ‘last minute’ wijziging in de tweede Nota van Inlichtingen, waarin de aanbestedende dienst het eerder gegeven antwoord weer aanpast.

Hoe landt dit bij een inschrijver?

In beide bovengenoemde voorbeelden ging het om belangrijke aanbestedingen voor de inschrijvers in kwestie. En in beide gevallen ook om organisaties met een omvangrijke groep stakeholders die bij de aanbesteding betrokken waren. Om voldoende aandacht en afstemming te borgen wordt de productie van de inschrijving in deze organisaties direct helemaal doorgepland, zodat iedere functionaris op het juiste moment zijn input levert en op het juiste detailniveau meedenkt. Deze beide aanbestedingen liepen ook vrij lang: twee maanden en bijna drie maanden. Met tien kalenderdagen voor de boeg ben je in zo’n organisatie echt niet meer met de grote lijnen bezig. In het ene geval was het aantal A4 vrij en tien kalenderdagen voor de deadline ineens niet meer. Het gevolg: de tekst moest met meer dan 50% worden ingekort. In het andere geval gingen we van een maximaal aantal woorden naar een maximaal aantal A4. Het gevolg: we hadden 30% te veel tekst en de opmaak moest drastisch op z’n kop. Bij de inschrijvende organisaties in kwestie was het praktisch onmogelijk om met alle betrokkenen, binnen de resterende dagen, opnieuw allerlei sessies in te plannen om te bepalen wat er wel en niet in het aanbod moest komen. We werden dus echt klemgezet door deze antwoorden.

Niet alle partijen hebben hier veel last van

Over het algemeen zijn de ‘last minute werkers’ hier in het voordeel. Vaak de wat kleinere partijen, waarbij de procuratiehouder direct betrokken is bij de inschrijving. Zij doen niet heel vaak mee met aanbestedingen en/of zijn er niet zo afhankelijk van. Ze kunnen zich veroorloven om laat te beginnen met schrijven. En als het ineens anders moet, dan kunnen ze snel schakelen. Dat er partijen zijn die tijdens de tweede Nota van Inlichtingen nog vragen om minder A4 voor de beantwoording is dan ook best te begrijpen; deze partijen moeten immers het meeste nog doen in de laatste week. Maar voor de partijen in deze case is dat een heel ander verhaal. Bij hen kent het bidproces een complexe planning en een grote groep betrokken stakeholders. Die moeten allemaal iets van het aanbod vinden, anders zet de algemeen directeur haar/zijn handtekening niet.

Wat kun je als inkoper doen?

Ik heb het idee dat inkopers soms onderschatten wat de impact van een dergelijke wijziging is voor de inschrijver. Mijn advies aan de inkoper is: blijf zoveel mogelijk bij de originele vraagstelling. Zowel qua inhoud van de vraag als qua omvang- en opmaakeisen. Enige verduidelijking geven in de eerste Nota van Inlichtingen is prima, maar gooi de uitvraag niet helemaal op z’n kop. In de eerste Nota van Inlichtingen een extra A4 voor de beantwoording geven, met nog vier weken te gaan, is ook echt geen probleem. Maar gooi niet op het allerlaatst ineens het roer om. Want dan is voor een grote groep inschrijvers heel veel werk voor niks geweest en is het aanpassen van de beantwoording bijna niet meer te realiseren.

Bespreek intern vooraf duidelijk hoeveel A4 nodig zijn voor het beste antwoord. Of nog beter: leg het voor aan de markt in een marktconsultatie. Waarom is dat zo belangrijk? Te weinig A4 levert vaak een te hoog over, abstract verhaal op. Of inschrijvers besteden, gedwongen door ruimtegebrek, meer aandacht aan één subonderwerp dan aan een ander subonderwerp. Je krijgt dan mogelijk maar beperkt aanbod op een onderwerp dat voor de aanbestedende dienst wel degelijk belangrijk is. En het kan zijn dat je appels met peren moet vergelijken als partijen daarin verschillende keuzes maken. Wordt er geen maximum gesteld of teveel A4 gegeven? Dan schrijft iedereen alles op wat ze weten en wordt het een veel te gedetailleerd verhaal. Organisaties worden dan ook niet gedwongen om op te schrijven wat ze het meest belangrijk vinden.

Kun je echt niet anders dan die rigoureuze aanpassing doorvoeren? Geef inschrijvers dan voldoende extra tijd. Dan is het nog steeds zonde van de reeds geïnvesteerde tijd, maar is het geen schier onmogelijke opgave om het tijdig aan te passen.

Wat kun je als inschrijver doen en hoe kan Roger helpen?

Het beste wat je kunt doen is, naast direct aan de slag met de nieuwe uitvraag, gelijk een vraag stellen. Zo snel mogelijk na publicatie van de Nota van Inlichtingen. En vraag dan om uitstel, niet om terugdraaien. Want het antwoord kan wel even duren en de kans is aanwezig dat je een ‘nee’ krijgt. Anticiperend op die ‘nee’ en rekening houdend met de beperkt resterende tijd, ga je dus hoe dan ook direct aan de slag om het naar de nieuwe uitvraag aan te passen. Als je vraagt om het terug te draaien, kun je het straks wéér gaan aanpassen. Roger heeft inmiddels een paar goede voorbeeldvragen klaarliggen. In beide gevallen met een bevredigend antwoord voor de partij die we ondersteunde.

Reflectie door Joey Meulenbroek

“Veel betrokkenen bij een aanbesteding vinden het al vervelend om het inschrijven op een aanbesteding naast hun reguliere takenpakket te doen. Ze klagen over de bureaucratie, het vele werk en dat het aanbesteden zijn doel voorbij schiet. Dit soort antwoorden in een Nota van Inlichtingen helpt niet om dat beeld te veranderen. Het is dus goed om dat waar mogelijk te voorkomen.”