Delen op

Blog

“De algemene inkoopvoorwaarden, die komen later wel”


Door Latriche de Beer

Consultant

Eindelijk dé aanbesteding van het jaar is binnen. Vol enthousiasme ga je aan de slag met het lezen van de stukken en de voorbereidingen op de inschrijving. En daar staat het; “Onze Algemene Inkoopvoorwaarden zijn van toepassing op deze overeenkomst. Uw verkoopvoorwaarden worden nadrukkelijk van de hand gewezen.” Dit betekent dat de Algemene Inkoopvoorwaarden (AIV) van de aanbestedende dienst van toepassing zijn.

Bij de meeste organisaties zien we dat de acceptatie van de AIV even tussendoor gedaan wordt. Sales vindt het vaak te juridisch en wil gewoon de deal maken. De operatie vindt het vooral belangrijk dat de opdracht goed uitvoerbaar is. Bidmanagement weet dat het van belang is, maar heeft te weinig tijd om hier kritisch naar te kijken. Er wordt misschien even vluchtig gekeken naar de grote risico’s zoals verzekeringsbedragen en aansprakelijkheid. Maar daar houdt het wel vaak op.

Doel van de AIV

De inkoopvoorwaarden hebben als doel om samenwerking, uniformiteit en professionalisering te bevorderen, maar ook om te zorgen dat de basis van de inkoopbehoefte geborgd is. In de basis geven de AIV dus houvast binnen het contract. Ondanks dat de AIV kansen biedt zijn we er toch vaak huiverig voor.

Kansen bij het beter analyseren van de AIV

Naast dat het van belang is om de risico’s in kaart te brengen, biedt het goed analyseren van de AIV ook kansen. Door dit vroegtijdig op te pakken, kun je hierover nog vragen stellen in de nota van inlichtingen en mogelijk een passage laten toevoegen, laten vervallen of laten vervangen. Zo sluit de dienstverlening, de levering of het werk nog beter aan bij de inkoopbehoefte. En als bijkomend voordeel hoef je hier achteraf niet nog een keer met de opdrachtgever om de tafel.

Het analyseren van de AIV biedt ook de kans om de prijsstelling beter af te stemmen op het risicoprofiel van de opdrachtgever. Zo voorkom je dat je een te lage prijs aanbiedt waardoor je gedurende het contract in de problemen kunt komen. Maar ook als opdrachtgever, als we kijken naar het doel van de AIV, is het fijn te weten dat de opdrachtnemer goed nagedacht heeft over de continuïteit van de opdracht.

Ook geeft het duidelijkheid. Natuurlijk gaan we er vanuit dat de samenwerking vlotjes verloopt, maar er kunnen helaas altijd donkere wolken aan een heldere lucht komen. Door overeenstemming over de AIV, is voor beide partijen duidelijk wat de basis is wanneer er wrijving ontstaat in de samenwerking Daardoor kunnen bepaalde zaken, die helder zijn verwoord in de AIV, relatief eenvoudig worden opgelost.

Samen met Roger een analyse op de AIV

De AIV kunnen door de juridisch taal wellicht onbegonnen werk lijken. Ik hoor je denken: ‘Hoezo zijn AIV duidelijk? Ik kom er nauwelijks doorheen.’ Niet getreurd, Roger kan je verder helpen. Door samen de AIV te analyseren en bijpassende vragen te stellen, hebben we binnen no time een duidelijk overzicht gecreëerd. Met deze handvaten kun je weer gauw verder met het uitvoeren van de dienstverlening.

Wil je hier eens over sparren met ons? Neem via onderstaand formulier contact met ons op!