Dit gaat AI veranderen in aanbesteden
Blog
Digitale innovatie in de flexbranche een succes?
Aanbestedingen in de flexbranche
Door Laura van Oorschot
Consultant
De flexbranche heeft te maken met verschillende uitdagingen die zich tegelijkertijd afspelen. Nieuwe wet- en regelgeving en een structureel krappe arbeidsmarkt zetten het verdienmodel van veel flexbedrijven onder druk. Er komt meer concurrentie van online platformen en de behoeften en voorkeuren van flexwerkers verschuiven. Deze uitdagingen bieden ook kansen om het anders te doen en aan de slag te gaan met digitale innovaties.
We zien flexbedrijven meer en meer digitaliseren, automatiseren en gebruik maken van nieuwe mogelijkheden die bijvoorbeeld Artifical Intelligence (AI) biedt. Zo heeft AI de afgelopen jaren al een positieve impact gehad op het werving- en selectieproces. Het matchingsproces tussen werkgevers en sollicitanten is kwalitatief verbeterd en efficiënter geworden. Daarnaast zijn tijd en kosten van werving afgenomen, terwijl het bereik van flexbedrijven enorm is toegenomen. Flexbedrijven zijn daardoor beter in staat geworden om de juiste kandidaat te vinden voor openstaande functies. Een innovatieve ontwikkeling waar ook opdrachtgevers en flexwerkers bij gebaat zijn!
Ik heb de indruk dat opdrachtgevers in de publieke sector er ook wel warm voor lopen om te innoveren. Om processen te vernieuwen en nieuwe tools te omarmen. Dat zien we ook terug in Europese aanbestedingen in de HR-sector, soms alleen als topic in de leidraad maar steeds vaker ook in de gunningscriteria of het beoordelingskader. Ik heb de meest recente aanbestedingen van de G4 bekeken: Den Haag, Utrecht, Rotterdam en Amsterdam. Voor gemeente Rotterdam leverde deze search geen resultaat op, omdat zij externe inhuur regelen middels een DAS. Bij de drie andere toonaangevende gemeenten trof ik het volgende aan:
Gemeente Den Haag
Gemeente Den Haag heeft in de Europese aanbesteding “Raamovereenkomst Uitzendkrachten” (2020) innovatie opgenomen als onderdeel van beoordelingsaspecten voor de sub-gunningscriteria:
“de mate waarin Inschrijver een innovatieve werkwijze toepast ter vergroting van effectiviteit van de inspanningen naar oordeel van de gemeente.”
Gemeente Utrecht
Gemeente Utrecht heeft in de Europese aanbesteding “Uitzenden” (2021) innovatie ook opgenomen als onderdeel van de beoordelingsaspecten. Om een ‘uitstekend’ te scoren wordt o.a. het volgende gevraagd:
“Naar het oordeel van het beoordelingsteam getuigt uw beschrijving/aanpak van een hoge mate creativiteit, diversiteit en/of innovatie.”
Gemeente Amsterdam
Gemeente Amsterdam heeft in de Europese aanbesteding “Inzet Uitzendkrachten” (2023) innovatie niet opgenomen als beoordelingsaspect, maar heeft in de leidraad wel haar gemeentelijke beleidsuitgangspunten gedeeld, waaronder punt 1.2.6:
“1.2.6: Innovatie – Amsterdam wil de stad klaarmaken voor de toekomst. De Gemeente wil de dienstverlening versnellen en verbeteren en een gemeente zijn die toonaangevend en toekomstbestendig is. Daarom werken we aan vernieuwende oplossingen, technologische mogelijkheden en nieuwe methodes. Door het slim inzetten van technologie ontstaan innovatieve ideeën die helpen om de uitdagingen van Amsterdam op te lossen. Amsterdam wil via de inkoop opdrachtgevers en ondernemers stimuleren om bij te dragen aan vernieuwende oplossingen. We werken graag met innovatieve samenwerkingspartners.”
Kijkend naar bovenstaande zou je als flexbedrijf denken dat het toepassen van innovatie, op technologisch gebied bijvoorbeeld met AI, gezien wordt als een positieve ontwikkeling. Het zou de aanbestedende dienst het signaal kunnen geven dat de dienstverlening zich ontwikkelt, dat inschrijver toekomstbestendig is, digitalisering voor zich laat werken en… Innoveert. Maar in de praktijk blijkt het niet zo eenvoudig.
Want hoewel innovatie duidelijk op de agenda staat, lijkt de publieke sector er toch nog wel heel voorzichtig mee om te springen. Er is een wens om innovatief, creatief en toekomstbestendig te zijn, maar tegelijkertijd is er (denk ik) ook angst voor risico’s en “gevaren”. Ik zeg niet dat dit onterecht is, maar het gegeven dat het elkaar snijdt maakt het voor inschrijvers wel lastig om tot een optimaal voorstel te komen.
Voorbeeld: Wanneer een flexbedrijf AI inzet in het werving- en selectieproces, wordt dit niet altijd positief beoordeeld. Een kanttekening die we wel eens terugzien in de beoordeling, is dat AI etnische discriminatie produceert. Het zou negatieve profilering in de hand werken. En dat klopt ook, dat kàn gebeuren. Maar bij goed gebruik kan AI ook júist het werving- en selectieproces eerlijker maken. De formulering van de gunningscriteria en een beperkt aantal A4 bieden helaas te weinig ruimte om de risico’s en maatregelen te beschrijven. Terwijl inschrijvers op die manier wel de zorgen van een beoordelingscommissie weg kan nemen om een optimale score te behalen én optimale dienstverlening aan te bieden.
Ik ben ervan overtuigd dat we (de inkopers, de beoordelingscommissie en de inschrijvers) hier beter mee om kunnen gaan. Ervan uit gaande dat we innovatie en technologische ontwikkelingen écht belangrijk vinden, geloof ik dat we in Europese aanbestedingen concreter moeten worden over dit onderwerp. Waarom als aanbestedende dienst niet gewoon specifiek aangeven wat wel bij de organisatie past, en wat niet? Benoemen welke innovaties en tools aansluiten bij de organisatie en welke zij liever overslaan? Bijvoorbeeld als volgt:
“We willen dienstverlening versnellen en verbeteren en een organisatie zijn die toonaangevend en toekomstbestendig is. We zijn daarom zeer geïnteresseerd in solliciteren via WhatsApp en chatbots, game based assessments en automatisering van het administratieproces via Robotic Process Automation. In AI in het werving- en selectieproces hebben wij minder vertrouwen, gezien risico’s op discriminatie en profilering.”
Of nog beter: Als innovatie inderdaad een belangrijk onderwerp op de agenda is, wissel dan één van de conventionele onderwerpen die we standaard als gunningscriterium terug zien (werving en selectie, borging van documenten, partnerschap)! Grote kans dat er dan voorstellen ingediend worden die veel meer onderscheidend zijn.
Door de gunningscriteria te vernieuwen en voorkeuren concreet te maken, hoeven inschrijvers niet te gissen naar de voorkeuren van de aanbestedende dienst. Tegelijkertijd is de kans dat de aanbestedende dienst een aanbod krijgt dat goed aansluit op de wensen en behoeften groter. Een win-win situatie, die de winnende inschrijver en de aanbestedende dienst een stap dichter bij vernieuwende én passende oplossingen brengt.
Bronnen:
Inhuur flexkrachten valt stil in 2023 – ING
AI inzetten tegen discriminatie – Ivy works
Kansen voor de flexbranche: ‘Zet in op detacheren, opleiden en digitalisering’ – Flexmarkt
