“Prijzenbladen leiden tot strategische of onvergelijkbare inschrijvingen”

"In de mobiliteitsbranche zien we binnen deelbranches dat prijzenbladen niet altijd recht doen aan de realiteit."

Bijvoorbeeld binnen de deelbranches incidentmanagement, schadeherstel en voertuigenlease. Inschrijvers kunnen niet altijd alle kosten in de prijzenbladen opnemen. En inkopers stellen geregeld aanvullend de eis: “Alle overige kosten dienen te zijn verdisconteerd in de gevraagde tarieven”. Of: “Inschrijver kan geen aanvullende kosten in rekening brengen.” Dan moet je als inschrijver dus alle mogelijke bijkomende kosten in beeld zien te krijgen. En dat voor vele jaren vooruit. Dat is meestal een onmogelijke opgave. Bovendien schat niet iedere partij de kosten hetzelfde in. Zo weet de zittende leverancier vaak beter welke risico’s er zijn en welke bijkomende kosten er te verwachten zijn.

"Het gevolg: veel vragen tijdens de Nota’s van Inlichtingen."

Iedere geïnteresseerde partij wil precies weten hoe en waar ze welke kosten moeten verdisconteren. Tijdens Nota’s van Inlichtingen krijgen inschrijvers echter vaak als antwoord dat zij dit zelf moeten inschatten vanuit hun expertise. Maar ja, hoe doe je dat als bijvoorbeeld de omvang van een incident niet te voorspellen is? Of als er geen historische gegevens beschikbaar zijn? Dan kan in feite alleen de zittende leverancier een gefundeerde en verantwoorde kostenopgave doen. En dat is weer een risico voor de zittende partij, want als de andere partijen de bijkomende kosten niet kennen, verdisconteren zij deze niet. Met een lagere inschrijving en hogere winkansen als gevolg. Dat lijkt misschien gunstig voor de aanbestedende dienst, maar die krijgt vervolgens ergens in het contract te maken met een opdrachtnemer die om meer geld gaat vragen. Of die in de krochten van de contractsbepalingen zoekt naar wat extra marge. Of mindere kwaliteit levert. De vraag is dan: heb je als inkoper echt de beste prijs-kwaliteitverhouding ingekocht?

"En dan zijn er nog de wereldwijde externe factoren die spelen…"

Geen enkele partij kan tot in detail inschatten hoe die externe factoren uitpakken. Denk aan COVID-19, chip-/grondstoftekorten en de hoge energietarieven. Je kunt als inkoper proberen om al die risico’s bij de inschrijvers te leggen. En zelfs boetes te koppelen aan bijvoorbeeld een levertijdvertraging. Maar daar betaal je ergens de prijs voor. Zo zijn er bij meerdere aanbestedingen het afgelopen jaar geen inschrijvers geweest omdat de risico’s te groot waren. Ook komt het voor dat inschrijvers alle mogelijke risico’s en boetes verdisconteren in de tarieven, die dan voor inkopers onverwacht hoog uitvallen. En misschien nog wel het meest vervelende: het kan leiden tot het aantrekken van opdrachtnemers die de opdracht niet kunnen nakomen. Met vervelende gevolgen voor de continuïteit van de dienstverlening van de aanbestedende dienst.

"Hoe doorbreken we deze trend?"

• Voor inkopers: ga met de markt in gesprek en kijk samen naar een andere manier van vormgeven van het prijzenblad. Uit ervaring weten we dat inschrijvers hier vaak goede en duidelijke ideeën over hebben. En probeer niet alle risico’s bij de opdrachtnemer te leggen; daar betaal je uiteindelijk zelf de prijs voor.
• Voor inschrijvers: deel kennis, ideeën/voorstellen en wensen met inkopers. Door het delen hiervan weten inkopers wat er echt speelt in de branche. Vervolgens kunnen zij ideeën breed in de markt toetsen en meenemen in het uiteindelijke bestek.

Wil je ook graag aan de slag met het verbeteren van je bestekken als inkoper? Of wil je meer investeren in het voortraject bij een aanbesteding en in gesprek komen met inkopers? Of hulp bij het inschrijven op aanbestedingen? De consultants van Roger staan voor je klaar. Neem via onderstaand formulier contact met ons op!